Hướng dẫn sử dụng chức năng quản lý Kho

1. Giới thiệu chung

1.1 Đối tượng sử dụng tài liệu

Phân hệ quản lý hàng tồn kho của AriSmart không chỉ là một công cụ quản lý dành cho các nhân viên kho hàng- những người phải quản lý các dòng lưu chuyển hàng hóa và kiểm soát mức tồn kho- mà còn hỗ trợ công việc của rất nhiều phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp như:
Phòng kế toán: theo dõi tình hình tồn kho của doanh nghiệp.
Phòng Mua hàng: theo dõi tồn kho, lên kế hoạch mua hàng.
Bộ phận kho: cân đối nhập xuất, theo dõi lượng nhập xuất tồn.
Ngoài ra, phân hệ này còn cung cấp các báo cáo quản trị phục vụ cho mục đích quản lý chặt chẽ và chính xác các thông tin về hàng hóa.

1.2 Những tính năng cơ bản

1.2.1 Danh mục hàng hóa, vật tư

Cho phép khai báo độ rộng của mã vật tư đến 32 ký tự
Cho phép phân loại vật tư theo các loại sau: Vật tư, CCLĐ, Hàng hoá, Bán thành phẩm, Thành phẩm
Cho phép người dùng phân nhóm vật tư theo các nhu cầu cầu quản lý khác (tối đa 3 tiêu chí phân nhóm quản lý khác nhau)
Cho phép quản lý vật tư với nhiều đơn vị tính khác nhau
Cho phép quản lý vật tư theo lô và thời hạn sử dụng (shelf-life)

1.2.2 Khai báo kho hàng

Cho phép khai báo không giới hạn số lượng kho hàng và vị trí trong kho hàng
Cho phép khai báo và theo dõi kho hàng đại lý, ký gởi.

1.2.3 Báo cáo

Hệ thống sổ sách báo cáo tồn kho hoàn chỉnh, được thiết kế theo hướng quản lý hàng tồn kho thực tế và tồn kho theo sổ sách
Mẫu báo cáo linh hoạt, tùy chọn kết xuất đa dạng (số lượng, số lượng và giá trị, theo tiền hạch toán và theo ngoại tệ)
Các báo cáo quản trị về tồn kho: Nhóm báo động tồn kho (Báo cáo tồn kho theo định mức, Báo động tồn kho vật tư); Nhóm báo cáo hàng chậm luân chuyển (Báo cáo tồn kho vật tư chậm luân chuyển); Nhóm báo cáo hàng liên quan đến hạn sử dụng (Báo cáo tuổi tồn kho theo thời gian – Nhập trước xuất trước, Báo cáo tồn kho theo tuổi – Nhập trước xuất trước, Báo cáo tồn kho theo thời gian – trường hợp theo dõi lô, Báo cáo vật tư – hàng hóa cận ngày, Báo cáo vật tư – hàng hoá quá hạn)

1.2.4 Tồn kho khả dụng

Ngoài việc theo dõi tồn kho tức thời, chương trình còn cho phép theo dõi được tồn kho khả dụng.
Tồn kho khả dụng là tồn kho tính toán dựa trên tồn kho tức thời và số lượng trên các đơn hàng bán, đơn hàng mua đang thực hiện:
Tồn kho khả dụng = tồn kho tức thời – số lượng còn lại trên các đơn hàng bán ở trạng thái Duyệt hoặc Đang thực hiện + số lượng còn lại trên các đơn hàng mua ở trạng thái Duyệt hoặc Đang thực hiện.

1.2.5 Sơ đồ quy trình

 

Stt

Tên qui trình

Diễn giải qui trình

1.

Lập phiếu nhập kho

Bộ phận nhập hàng nhập vật tư hàng hóa vào kho theo đơn hàng mua hoặc từ đơn hàng sản xuất. Trạng thái chứng từ cao nhất là “Nhập kho”.

2.

Lập phiếu yêu cầu xuất kho

Các bộ phận có nhu cầu dùng vật tư yêu cầu xuất và in phiếu nhu cầu vật tư.

3.

Xuất kho

Bộ phận kho hàng xuất vật tư hàng hóa theo yêu cầu sử dụng hoặc cho đơn hàng sản xuất. Trạng thái chứng từ cao nhất là “Xuất kho”.

4.

Xuất điều chuyển kho 1 bước

Bộ phận kho hàng xuất điều chuyển vật tư hàng hóa sang kho khác trong những trường hợp giữa các kho không có khoảng cách địa lý, số lượng kho xuất và nhập như nhau.

5.

Xuất điều chuyển kho 2 bước

Bộ phận kho hàng xuất điều chuyển vật tư hàng hóa sang kho khác trong những trường hợp giữa các kho có khoảng cách địa lý, số lượng kho xuất và nhập có thể khác nhau.

6.

Nhập điều chuyển kho

Bộ phận kho hàng nhập điều chuyển vật tư hàng hóa từ kho khác trong những trường hợp giữa các kho có khoảng cách địa lý, số lượng kho xuất và nhập có thể khác nhau

8.

Tính giá trung bình

Bộ phận kế toán hàng tồn kho tính giá xuất kho cho những vật tư theo phương pháp trung bình tháng.
2. Danh mục

2.1 Danh mục vật tư, sản phẩm

Đường dẫn: Danh mục / Danh mục vật tư, sản phẩm
Giải thích các trường thông tin chính
• Mã sản phẩm
Khai báo mã của đối tượng vật tư, thành phẩm, hàng hóa, tối đa 32 ký tự.
• Tên sản phẩm và tên khác
Khai báo tên tiếng Việt và tên tiếng Anh của sản phẩm.
• Đvt
Đơn vị tính – là đơn vị tính sẽ được thể hiện trong các báo cáo tồn kho , mặc dù khi nhập liệu có thể là một đơn vị tính khác.
• Theo dõi tồn kho
Khai báo cho biết có theo dõi tồn kho hay không. Một vật tư “Không theo dõi tồn kho” sẽ không được thể hiện trong các báo cáo tồn kho vật tư cho dù có nhập chứng từ. Đánh dấu check nghĩa là có theo dõi tồn kho cho vật tư này. Thông thường các vật tư phải theo dõi tồn kho, chỉ trừ một số vật tư- có thể do không còn theo dõi hoặc là mã dịch vụ được ghi chung trong hóa đơn xuất bán hàng hóa nhưng phải nhập để in chứng từ- sẽ được khai báo “Không theo dõi tồn kho”.
• Có theo dõi Lô
Khai báo cho biết có theo dõi theo lô hay không. Một vật tư “Theo dõi lô” sẽ buộc phải nhập thông tin chi tiết về Lô nhập của hàng hóa vật tư trong các chứng từ nhập xuất.
• Loại vật tư
Loại của vật tư hàng hóa. Trường này cho phép nhập 1 trong 5 tùy chọn sau:
– 21- Vật tư;
– 31- CCLĐ;
– 41- Bán thành phẩm;
– 51- Thành phẩm;
– 61- Hàng hóa.
Loại vật tư còn được dùng để nhóm hàng hóa vật tư hàng hóa khi lên các báo cáo tồn kho.
• Nhóm vật tư
Nhóm vật tư dùng để phân loại thống kê trong các báo cáo. Thông tin nhập vào trường này được lấy từ danh mục phân nhóm trong Hệ thống.
• Mã kho ngầm định
Mã kho ngầm định khi nhập liệu các màn hình liên quan đến vật tư chương trình sẽ hiện lên mã kho để nhập hoặc xuất vật tư. Thông tin nhập vào trường này được lấy từ danh mục kho.
• Mã vị trí ngầm định
Mã vị trí ngầm định tương ứng với mã kho ngầm định, khi nhập liệu liên quan đến nhập xuất vật tư chương trình sẽ ngầm định sẵn mã vị trí của kho. Thông tin nhập vào trường này được lấy từ danh mục vị trí.

Giải thích các trường thông tin trong tab Kích cỡ/màu sắc
Những thông tin tham khảo thêm về thuộc tính của vật tư hàng hóa
Lưu ý có trường Barcode dùng để quét mã vạch trên các chứng từ nhập xuất

Giải thích tab Hình ảnh

Lưu hình ảnh của sản phẩm, có thể lưu nhiều hình ảnh cho 1 sản phẩm

Giải thích tab Khác

  • Số lượng tồn tối thiểu / Số lượng tồn tối đa

Lưu thông tin Số lượng tồn kho tối thiểu và tối đa cho phép..

Số lượng tồn kho tối đa tối thiểu dùng trong báo cáo tồn kho theo định mức.

  • Ghi chú

Ghi chú lại thông tin phụ của Sản phẩm.

  • Trạng thái

Nếu trạng thái không còn sử dụng thì chương trình sẽ không thể hiện vật tư trong các báo cáo tồn kho.

2.2 Danh mục lô

Đường dẫn: Danh mục / Danh mục lô

Danh mục lô được thiết kế phục vụ cho việc quản lý hàng hóa, vật tư theo lô.

Giải thích các trường thông tin

  • Mã vật tư

Thông tin khai báo mã vật tư sẽ được nhập trong lô. Một mã vật tư có thể có nhiều lô nhập khác nhau nếu khai báo “Theo dõi theo lô” trong danh mục vật tư.

  • Ngày nhập

Ngày nhập của lô.

  • Ngày sản xuất

Thông tin diễn giải thêm về ngày sản xuất của hàng hóa vật tư.

  • Hạn sử dụng

Hạn dùng của vật tư hàng hóa.

  • Ngày bảo hành

Ngày bảo hành của vật tư hàng hóa.

2.3 Danh mục loại vật tư

Đường dẫn: Danh mục / Kho / Danh mục loại vật tư

Danh mục này giúp phân loại vật tư ra thành 5 loại: 21- Vật tư, 31- CCLĐ, 41- Bán thành phẩm, 51- Thành phẩm, 61- Hàng hóa. Hỗ trợ cho việc quản lý và lên số liệu các báo cáo hàng tồn kho theo loại vật tư

Đồng thời việc khai báo vật tư thuộc loại nào sẽ giúp chương trình phân biệt trong những chức năng đặc thù sẽ được phát triển thêm trong khi triển khai.

Danh mục mã loại vật tư được xây dựng cố định theo thiết kế của chương trình, người dùng không thể sửa mã, chỉ được phép sửa tên của mã loại.

2.4 Danh mục đơn vị tính

Đường dẫn: Danh mục / Tồn kho / Danh mục đơn vị tính

Thông tin ở danh mục này sẽ dùng khi cập nhật đơn vị tính cho hàng hóa, vật tư và khai báo danh sách quy đổi đơn vị tính.

 

2.5 Danh mục quy đổi đơn vị tính

Đường dẫn: Danh mục / Tồn kho / Danh mục quy đổi đơn vị tính

Khai báo đơn vị tính quy đổi và hệ số quy đổi để nhập xuất trên chứng từ, nhưng khi lên báo cáo tồn kho vẫn thể hiện tồn theo đơn vị tính chuẩn trong Danh mục vật tư.

Giải thích các trường thông tin

  • Mã vật tư

Thông tin khai báo mã vật tư sẽ được quy đổi đơn vị tính. Một mã vật tư có thể có nhiều đơn vị tính quy đổi khác nhau.

  • Đvt

Đơn vị tính quy đổi so với đơn vị tính gốc. Đơn vị tính quy đổi hiện tại không thể hiện trong các báo cáo tồn kho, chỉ phục vụ trong các màn hình đơn hàng hoặc nhập xuất theo đơn vị thực tế.

  • Hệ số

Hệ số quy đổi sang đơn vị tính gốc.

2.6 Danh mục kho hàng

Đường dẫn: Danh mục / Danh mục kho hàng

Giải thích các trường thông tin

  • Mã kho, tên kho

Theo dõi mã và tên kho.

  • Vị trí

Để theo dõi kho này có chi tiết theo Vị trí kho không.

  • Đại lý

Theo dõi kho đại lý.

  • Nhóm kho

Thông tin phụ, chọn nhóm kho từ Danh mục phân loại.

 

2.7 Danh mục vị trí kho hàng

Đường dẫn: Danh mục / Tồn kho / Danh mục vị trí kho hàng

Danh mục vị trí được thiết kế phục vụ cho việc quản lý hàng tồn kho theo vị trí, sử dụng trong cập nhật các chứng từ liên quan đến hàng tồn kho.

Đối với những kho có khai báo vị trí thì khi nhập liệu yêu cầu phải nhập mã vị trí ở các màn hình nhập xuất kho

Lưu ý: Một kho có thể có nhiều vị trí, nên được phép nhập trùng mã kho nhưng không được phép trùng mã vị trí.

 

3. Vào số dư đầu kỳ

3.1 Vào tồn kho đầu kỳ

Đường dẫn: Tồn kho / Tồn kho đầu kỳ / Vào số dư đầu kỳ

Số tồn kho đầu kỳ (số lượng và giá trị) của các mặt hàng ở các kho được cập nhật ở phần vào số tồn kho đầu kỳ. Người sử dụng chỉ phải cập nhật số tồn kho đầu kỳ 1 lần khi bắt đầu sử dụng chương trình. Đối với các kỳ tiếp theo trong năm và của cả các năm sau số tồn kho sẽ do chương trình tự động tính toán và kết chuyển.

Giải thích các trường thông tin

  • Năm

Năm đầu tiên sử dụng chương trình

  • Vật tư

Mã vật tư tồn kho

  • Mã kho

Mã kho còn tồn vật tư hàng hóa. Chỉ hiện những kho thuộc mã đơn vị hiện hành.

  • Mã vị trí

Mã vị trí trong kho lưu giữ số lượng tồn kho đầu kỳ. Một vật tư trong một kho có thể tồn ở nhiều vị trí khác nhau.

  • Mã lô

Số lô còn tồn đầu kỳ nếu có khai báo theo dõi tồn kho theo lô cho vật tư này.

  • Tồn đầu

Số lượng tồn kho đầu kỳ.

  • Dư đầu / Dư đầu ngoại tệ

Giá trị tồn kho đầu kỳ tính theo đồng tiền hạch toán và theo ngoại tệ.

 

3.2 Vào tồn kho đầu kỳ thực tế

Đường dẫn: Tồn kho / Tồn kho đầu kỳ / Vào số dư đầu kỳ thực tế

Số tồn kho đầu kỳ thực tế (số lượng và giá trị) của các mặt hàng ở các kho được được dùng để quản lý tồn kho thực tế (phục vụ quản trị, không theo sổ sách kế toán). Người sử dụng chỉ phải cập nhật số tồn kho đầu kỳ 1 lần khi bắt đầu sử dụng. Đối với các kỳ tiếp theo trong năm và của cả các năm sau số tồn kho sẽ do chương trình tự động tính toán và kết chuyển.

Giải thích các trường thông tin

  • Năm

Năm đầu tiên sử dụng chương trình

  • Vật tư

Mã vật tư tồn kho

  • Mã kho

Mã kho còn tồn vật tư hàng hóa. Chỉ hiện những kho thuộc mã đơn vị hiện hành.

  • Mã vị trí

Mã vị trí trong kho lưu giữ số lượng tồn kho đầu kỳ. Một vật tư trong một kho có thể tồn ở nhiều vị trí khác nhau.

  • Mã lô

Số lô còn tồn đầu kỳ nếu có khai báo theo dõi tồn kho theo lô cho vật tư này.

  • Tồn đầu

Số lượng tồn kho đầu kỳ.

  • Dư đầu / Dư đầu ngoại tệ

Giá trị tồn kho đầu kỳ tính theo đồng tiền hạch toán và theo ngoại tệ.

4. Chứng từ

4.1 Phiếu nhập kho

Đường dẫn: Tồn kho / Phiếu nhập kho

Giải thích các trường thông tin chung

  • Loại nhập

Để theo dõi nhập kho vào loại tồn kho nào, có 3 tùy chọn: Cả hai / Nhập sổ sách / Nhập thực tế. Khi Sửa chứng từ phải xóa hết các dòng chi tiết mới sửa được Loại nhập này.

  • Mã giao dịch

Mã giao dịch dùng để phân biệt phạm vi sử dụng của phiếu nhập.
Hiện tại, tồn tại 4 mã gd là “Nhập nội bộ”, “Nhập thành phẩm”, “Nhập điều chỉnh” và ”Nhập khác”. Chọn mã giao dịch chỉ nhằm mục đích phân loại, thống kê sau này. Về xử lý dữ liệu khi lưu, các mã giao dịch có xử lý như nhau.

  • Mã đối tượng

Mã đối tượng nhập vật tư. Thông thường mã khách hàng, nhà cung cấp được dùng để theo dõi công nợ, trong trường hợp phiếu nhập kho có liên quan tới các nghiệp vụ công nợ như mượn vật tư của đơn vị khác. Tuy nhiên, trong một số trường hợp không liên quan công nợ, thông tin này được dùng theo dõi các đối tượng nội bộ như dây chuyền, xưởng…Thông tin được chọn nhập từ danh mục khách hàng, nhà cung cấp.

  • Diễn giải

Diễn giải thêm trong chứng từ.

  • Đơn vị

Là thông tin đơn vị cơ sở của chứng từ, chỉ hiện các đơn vị có quyền của user nhập liệu, chỉ được sửa đơn vị khi thêm Mới, hoặc Sửa khi đã xóa hết các dòng chi tiết. Hiện đang mặc định bằng đơn vị hiện hành.

  • Số phiếu nhập/ Ngày lập / Ngày hạch toán

Thông tin về số chứng từ, ngày lập, ngày hạch toán. Số chứng từ có thể do hệ thống tự tạo (định dạng số) hoặc do người sử dụng chủ động nhập vào. Ngày lập chứng từ và ngày hạch toán có thể khác nhau.

  • Tỷ giá

Sử dụng trong trường hợp theo dõi nhập theo ngoại tệ. Tỷ giá được lấy từ danh mục tỷ giá quy đổi gần nhất trước ngày lập chứng từ.

  • Trạng thái

Trạng thái của chứng từ. Có 2 trạng thái:

  • Lập chứng từ: Chưa chuyển vào bất kỳ sổ sách nào;
  • Nhập kho: ghi vào sổ tăng kho lên.

Giải thích các trường thông tin chi tiết

  • Mã sản phẩm

Chọn mã hàng cần nhập. .

  • Mã kho

Mặc nhiên sẽ được trả về từ danh mục vật tư, nếu kho mặc nhiên không thuộc đơn vị hiện hành, chương trình sẽ để trống. Tìm kiếm danh mục kho chỉ cho phép trong đơn vị hiện hành.

  • Mã vị trí

Nếu doanh nghiệp theo dõi tồn kho theo vị trí kho thì phải nhập thêm thông tin về vị trí kho sẽ nhập vật tư.

  • Mã lô

Số lô của hàng hóa, được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp có theo dõi vật tư theo lô. Khai báo về lô hàng được thực hiện ở phân hệ hàng tồn kho.

  • Số lượng

Số lượng vật tư cần nhập.

  • Giá tb

Giá nhập kho theo giá trung bình trong trường hợp vật tư được tính theo phương pháp trung bình tháng.

Trong một số trường hợp nhập lại kho do sản xuất thừa (hoặc những trường hợp khác) từ phiếu xuất trong tháng và cần phải lấy giá nhập theo đúng giá trung bình tính được thì phải chọn tùy chọn này.

  • Giá

Giá nhập của mặt hàng.

  • Số lượng

Bằng Số lượng*giá nhưng cho phép sửa lại.

  • Mã bộ phận

Chọn mã bộ phận trong Danh mục bộ phận

  • Vụ việc

Nếu phiếu nhập có liên quan tới các sự vụ, vụ việc cần theo dõi thì cần phải chọn nhập từ “Danh mục vụ việc”.

Một số thao tác khi cập nhật chứng từ

Chức năng lấy dữ liệu từ Phiếu nhập kho thực tế, chỉ thực hiện được khi Loại nhập chọn là Nhập sổ sách.

4.2 Phiếu yêu cầu xuất kho

Đường dẫn: Tồn kho / Phiếu yêu cầu xuất kho

Chứng từ này dùng trong các doanh nghiệp có quy trình lập “Phiếu yêu cầu xuất kho”. Quản lý sản xuất sẽ duyệt phiếu trước khi xuất kho.

Thông tin trên phiếu yêu cầu xuất kho tương như trên Phiếu nhập kho

4.3 Phiếu xuất kho

Đường dẫn: Tồn kho / Phiếu xuất kho

Giải thích các trường thông tin chung

  • Loại xuất

Để theo dõi xuất kho vào loại tồn kho nào, có 3 tùy chọn: Cả hai / Nhập sổ sách / Nhập thực tế. Khi Sửa chứng từ phải xóa hết các dòng chi tiết mới sửa được Loại nhập này.

  • Mã giao dịch

Mã giao dịch dùng để phân biệt phạm vi sử dụng của phiếu nhập.
Hiện tại, tồn tại 4 mã gd là “Xuất nội bộ”, “Xuất nguyên liệu”, “Xuất điều chỉnh” và ”Xuất khác”. Chọn mã giao dịch chỉ nhằm mục đích phân loại, thống kê sau này. Về xử lý dữ liệu khi lưu, các mã giao dịch có xử lý như nhau.

 

  • Mã đối tượng

Mã đối tượng xuất vật tư. Thông thường mã khách hàng, nhà cung cấp được dùng để theo dõi công nợ, trong trường hợp phiếu nhập kho có liên quan tới các nghiệp vụ công nợ như mượn vật tư của đơn vị khác. Tuy nhiên, trong một số trường hợp không liên quan công nợ, thông tin này được dùng theo dõi các đối tượng nội bộ như dây chuyền, xưởng…Thông tin được chọn nhập từ danh mục khách hàng, nhà cung cấp.

  • Diễn giải

Diễn giải thêm trên chứng từ.

  • Số phiếu xuất/ Ngày chứng từ

Thông tin về số chứng từ, ngày chứng từ. Số chứng từ có thể do hệ thống tự tạo (định dạng số) hoặc do người sử dụng chủ động nhập vào.

  • Tỷ giá

Sử dụng trong trường hợp theo dõi xuất theo ngoại tệ. Tỷ giá được lấy từ danh mục tỷ giá quy đổi gần nhất trước ngày lập chứng từ.

  • Trạng thái

Trạng thái của chứng từ. Có 2 trạng thái:

  • Lập chứng từ: Chưa chuyển vào bất kỳ sổ sách nào;
  • Xuất kho: ghi vào sổ giảm kho xuống.

Giải thích các trường thông tin chi tiết

  • Mã hàng / Mã kho / Mã vị trí / Mã lô

Nếu doanh nghiệp theo dõi tồn kho theo vị trí kho hoặc lô nhập thì phải nhập thêm thông tin về lô cần xuất và vị trí kho đã nhập vật tư trước đây.

  • Vụ việc

Nếu phiếu xuất có liên quan tới các sự vụ, vụ việc cần theo dõi thì cần phải chọn nhập từ “Danh mục vụ việc”.

  • Số lượng

Số lượng vật tư cần xuất. Nếu vật tư tính theo giá NTXT, thì chương trình không cho phép nhập số lượng 0.

  • Tồn

Thể hiện số tồn tức thời.

  • Giá đích danh

Trong trường hợp cần phải áp dụng một giá xuất kho cụ thể cho vật tư thì phải chọn tùy chọn này. Khi chương trình tính giá, giá đích danh này sẽ không bị thay đổi.

  • Vụ việc

Mã vụ việc trong trường hợp xuất chi tiết theo vụ việc, công trình.

Một số thao tác cơ bản

  • Lấy số liệu từ Phiếu xuất kho thực tế

Chức năng lấy dữ liệu từ Phiếu xuất kho thực tế, chỉ thực hiện được khi Loại xuất chọn là Xuất sổ sách.

  • Lấy số liệu từ Phiếu yêu cầu xuất kho

Cho phép chức năng lấy dữ liệu từ phiếu yêu cầu xuất kho.

4.4 Phiếu xuất điều chuyển

Đường dẫn: Tồn kho / Phiếu xuất điều chuyển

Giải thích các trường thông tin chung

  • Loại xuất

Để theo dõi xuất kho vào loại tồn kho nào, có 3 tùy chọn: Cả hai / Nhập sổ sách / Nhập thực tế. Khi Sửa chứng từ phải xóa hết các dòng chi tiết mới sửa được Loại nhập này.

 

 

  • Loại điều chuyển

Điều chuyển gồm có 2 loại 1 bước hay 2 bước. Nếu điều chuyển tự động 1 bước, chương trình sẽ tự động tạo ra phiếu nhập tại kho đích và người sử dụng sẽ không thể hiệu chỉnh phiếu nhập trong danh sách phiếu nhập điều chuyển. Ngược lại, nếu điều chuyển 2 bước, chương trình sẽ tạo sẵn phiếu nhập điều chuyển có số và ngày chứng từ tương tự như phiếu xuất điều chuyển để người sử dụng có thể hiệu chỉnh phiếu nhập theo thực tế nhập kho.

Điều chuyển gồm 1 bước được sử dụng trong trường hợp chắc chắn số liệu xuất và nhập như nhau. Điều chuyển 2 bước thường được sử dụng trong trường hợp thủ kho tại kho nhập xác nhận lại số lượng nhập thực tế (do mất mát hư hỏng trong quá trình vận chuyển).

Lưu ý: Trong trường hợp điều chuyển 2 bước, nếu có điều chỉnh lại phiếu nhập thì số xuất trên thẻ kho của kho xuất và số nhập trên thẻ kho của kho nhập sẽ khác nhau.

 

  • Mã giao dịch

Mã giao dịch dùng để phân biệt phạm vi sử dụng của phiếu xuất.
Hiện tại, tồn tại 3 mã gd là “Điều chuyển nội bộ”, “Điều chỉnh” và ”Khác”. Chọn mã giao dịch chỉ nhằm mục đích phân loại, thống kê sau này. Về xử lý dữ liệu khi lưu, các mã giao dịch có xử lý như nhau.

  • Mã kho xuất

Mã kho xuất vật tư (nguồn) chỉ hiện lên các mã kho thuộc đơn vị cơ sở hiện hành của chứng từ

  • Diễn giải

Thông tin phụ

  • Số phiếu xuất

Số phiếu xuất có thể do hệ thống tự tạo (định dạng số) hoặc do người dùng khai báo trong “danh mục quyển chứng từ”, nhưng cũng có thể chủ động nhập bằng tay.

  • Ngày lập/ Số chứng từ

Thông tin về số chứng từ, ngày lập. Số chứng từ có thể do hệ thống tự tạo (định dạng số) hoặc do người sử dụng chủ động nhập vào.

  • Tỷ giá

Sử dụng trong trường hợp theo dõi xuất theo ngoại tệ. Tỷ giá được lấy từ danh mục tỷ giá quy đổi gần nhất trước ngày lập chứng từ.

  • Trạng thái

Trạng thái của chứng từ. Có 2 trạng thái:

  • Lập chứng từ: Chưa chuyển vào bất kỳ sổ sách nào;
  • Xuất kho: ghi vào sổ giảm kho xuống.

Giải thích các trường thông tin chi tiết

  • Mã hàng / Mã kho / Mã vị trí / Mã lô

Nếu doanh nghiệp theo dõi tồn kho theo vị trí kho hoặc lô nhập thì phải nhập thêm thông tin về lô cần xuất và vị trí kho xuất (nhập vào trường “Từ vị trí”). Trong trường hợp kho nhận cũng theo dõi tồn kho theo vị trí kho thì phải nhập vào vị trí kho nhận (nhập vào trường “Đến vị trí”).

  • Mã kho nhập

Mã kho nhập vật tư (đích) chỉ hiện lên các mã kho thuộc đơn vị cơ sở hiện hành của chứng từ, có thể điều chuyển đến nhiều mã kho nhập trên 1 chứng từ.

  • Số lượng

Số lượng vật tư cần điều chuyển.

  • Giá đích danh

Trong trường hợp cần phải áp dụng một giá xuất kho cụ thể cho vật tư thì phải chọn tùy chọn này. Khi chương trình tính giá, giá đích danh này sẽ không bị thay đổi.

  • Vụ việc

Nếu phiếu xuất có liên quan tới các sự vụ, vụ việc cần theo dõi thì cần phải chọn nhập từ “Danh mục vụ việc”.

4.5 Phiếu nhập điều chuyển

Đường dẫn: Tồn kho / Phiếu xuất nhập chuyển

Phiếu nhập điều chuyển tự động sinh ra khi Phiếu xuất điều chuyển chọn Loại điều chuyển là 2 bước.

Giải thích các trường thông tin chung

 

  • Loại xuất

Mặc định tương tự như Phiếu xuất điều chuyển.

  • Mã giao dịch

Mặc định tương tự như Phiếu xuất điều chuyển, có thể sửa lại.

  • Mã kho xuất

 Mặc định tương tự như Phiếu xuất điều chuyển

  • Diễn giải

Mặc định tương tự như Phiếu xuất điều chuyển.

  • Số phiếu nhập / Ngày lập

Mặc định tương tự như Phiếu xuất điều chuyển, có thể sửa lại.

  • Tỷ giá

Sử dụng trong trường hợp theo dõi xuất theo ngoại tệ. Tỷ giá được lấy từ danh mục tỷ giá quy đổi gần nhất trước ngày lập chứng từ.

  • Trạng thái

Trạng thái của chứng từ. Có 2 trạng thái:

  • Lập chứng từ: Chưa chuyển vào bất kỳ sổ sách nào;
  • Nhập kho: ghi vào sổ tăng kho lên.

Lưu ý: khi PNDC tự động sinh ra sẽ mặc định trạng thái Lập chứng từ, người dùng phải sửa lại trạng thái Nhập kho thì mới tăng tồn kho

 

Giải thích các trường thông tin chi tiết

  • Mã hàng / Mã kho / Mã vị trí / Mã lô

Nếu doanh nghiệp theo dõi tồn kho theo lô thì mã lô tự động chuyển từ phiếu xuất điều chuyển qua và không được sửa lại. Trong trường hợp kho nhận cũng theo dõi tồn kho theo vị trí kho thì vị trí kho nhận cũng được chuyển từ phiếu xuất điều chuyển qua nhưng trên phiếu nhập có thể xác định lại mã vị trí.

  • Vụ việc

Nếu phiếu xuất có liên quan tới các sự vụ, vụ việc cần theo dõi thì cần phải chọn nhập từ “Danh mục vụ việc”.

  • Giá tb

Giá nhập kho theo giá trung bình trong trường hợp vật tư được tính theo phương pháp trung bình. Là dấu hiệu để chương trình áp lại giá cho phiếu nhập điều chuyển khi giá trên phiếu xuất điều chuyển thay đổi do chạy chức năng tính giá cuối tháng.

  • Số lượng

Mặc định bằng số lượng của Phiếu xuất điều chuyển, được phép sửa lại theo số thực tế nhập kho.

Lưu ý: Sau khi PNDC sửa thành trạng thái Nhập kho, thì chương trình sẽ không cho phép sửa PXDC

 

5. Xử lý khác

5.1 Tạo mã lô trên phiếu nhập

Trên Phiếu nhập kho có chức năng cho phép tạo ngay Mã lô khi lập Phiếu nhập kho đối với các Mã hàng có theo dõi theo lô.

Người dùng sau khi nhập các thông tin cơ bản xong, sẽ nhập luôn Mã lô mong muốn vào cột Mã lô, khi nhấn Lưu chứng từ chương trình sẽ hiện lên bảng Cảnh báo thông tin của lô mới được tạo, nhấn Nhận để xác nhận rồi sau đó nhấn Lưu chứng từ, sẽ xong quá trình nhập kho, đồng thời Mã lô sẽ được tạo luôn trong Danh mục lô.

Trường hợp Mã hàng có theo dõi theo lô mà khi lập Phiếu nhập kho quên gõ mã lô, thì chương trình sẽ Cảnh báo và tự hiện ra mã lô đề nghị theo quy tắc năm tháng ngày, ví dụ ngày nhập kho là ngày 15/04/2017, thì mã lô sẽ là 20170415. 

 

5.2  Quét barcode

Trên các chứng từ liên quan đến kho: Phiếu nhập kho,Phiếu xuất kho, Hóa đơn bán hàng có chức năng quét barcode.

Trên các chứng từ có chức năng Quét barcode, bên dưới gốc trái có hiện dòng chữ “[F9] – Quét barcode để nhập liệu”, khi muốn thực hiện thao tác quét thì người dùng nhấn phím F9, chương trình sẽ hiện ra thêm 1 trường trên phần Thông tin chung cho phép quét mã vạch vào đó, sau khi quét xong chương trình sẽ tự động dò vào Danh mục vật tư sản phẩm để đổi qua mã hàng rồi gán dữ liệu mã sản phẩm vào chi tiết.

 

5.3 Tính lại tồn kho tức thời

Đường dẫn: Tồn kho / Tính lại tồn kho tức thời

Được sử dụng trong trường hợp tồn kho tức thời trên các chứng từ xuất không chính xác (do chuyển năm sử dụng hoặc một số những lý do về hệ thống khác).

Việc cho phép chỉnh sửa chứng từ trong quá khứ cũng làm cho tồn kho hiện tại trên phiếu bị sai, vì vậy cần có chức năng tính lại để phù hợp với các thay đổi.

5.4 Tính giá trung bình

Đường dẫn: Tồn kho / Tính giá trung bình

Giá trung bình tháng trong hệ thống được tính theo công thức:

Giá trung bình được tính vào cuối tháng hoặc cuối kỳ (quý, 6 tháng, 1 năm) sau khi ta đã cập nhật xong tất cả các chứng từ nhập xuất trong kỳ. Giá này được cập nhật trở lại cho các chứng từ xuất. Các chứng từ này bao gồm:

  • Phiếu xuất kho
  • Phiếu xuất điều chuyển
  • Hoá đơn bán hàng
  • Phiếu nhập theo giá trung bình

 

Giải thích các trường thông tin chi tiết

  • Kỳ / Năm

Tháng/ năm cần tính giá trung bình.

  • Mã kho / Mã vật tư

Chọn đối tượng cần tình, nếu để trắng sẽ tính tất cả.

  • Tạo chênh lệch

Chọn loại muốn tạo chênh lệch.

  • Cập nhật giá

Chọn loại cập nhật giá.                    

6. Báo cáo

6.1 Tổng hợp nhập xuất tồn theo đối tượng

Đường dẫn: Báo cáo / Tổng hợp nhập xuất tồn theo đối tượng

Báo cáo này cho biết thông tin cân đối về tồn kho: Tồn đầu, Nhập kho, Xuất kho, Tồn cuối.

Giải thích các trường trên màn hình lọc

  • Từ ngày đến ngày

Lọc từ ngày đến ngày cần xem.

  • Đối tượng tồn kho

Chọn đối tượng cần xem, đối tượng bao gồm: Mã kho, Mã vật tư, Mã lô, Mã vị trí. Nếu có chọn Mã lô, Mã vị trí thì báo cáo hiện lên 2 cột này, trong các đối tượng chọn bắt buộc phải có Mã vật tư.

  • Các tùy chọn Mã vật tư, Mã kho…

Chọn đối tượng nào thì báo cáo lên đối tượng đó thôi, nếu để trắng thì lên hết các đối tượng.

  • Vật tư theo dõi tồn

Có 2 tùy chọn:

  • Tất cả: lên tất cả mã hàng có phát sinh trong thời gian lọc
  • Chỉ xem vật tư có theo dõi tồn kho: chỉ lên các mã hàng có check chọn Theo dõi tồn trong Danh mục vật tư, sản phẩm.
  • Loại dữ liệu

Tùy chọn Loại kho thực tế hoặc sổ sách.

  • Mẫu báo cáo

Chọn các loại mẫu: Số lượng, Số lượng và Giá trị, Số lượng và Giá trị ngoại tệ.

  • Nhóm theo

Có thể tùy chọn nhóm theo các điều kiện sau, hoặc là không cần nhóm.

  • Loại vật tư
  • Nhóm vật tư 1
  • Nhóm vật tư 2
  • Nhóm vật tư 3
  • Tính phát sinh điều chuyển

Tùy chọn

  • Tính phát sinh điều chuyển: sẽ tính số nhập xuất của các Phiếu xuất điều chuyển và Phiếu nhập điều chuyển vào, trường hợp xem chi tiết cho từng kho thì bắt buộc phải chọn là Có tính thì số liệu mới đúng.
  • Không tính phát sinh điều chuyển: không tính số nhập xuất của các Phiếu xuất điều chuyển và Phiếu nhập điều chuyển vào, dùng trong trường hợp xem tổng kho loại bớt các giao dịch nội bộ ra.

6.3 Báo cáo tồn kho

6.4 Bảng kê nhập / xuất kho

Đường dẫn: Báo cáo / Tồn kho / Bảng kê nhập, xuất kho

Báo cáo thể hiện chi tiết số liệu nhập, xuất của các mã hàng, báo cáo thể hiện theo từng chứng từ,mỗi chứng từ có bao nhiêu dòng phát sinh sẽ thể hiện bấy nhiêu dòng.

Giải thích các trường trên màn hình lọc

  • Nhập/ xuất:

Có 3 tùy chọn:

  • Tất cả: lên cho cả Nhập và xuất.
  • Nhập: chỉ lên các phiếu nhập
  • Xuất: chỉ lên các phiếu xuất
  • Các tùy chọn khác: tương tự các báo cáo khác

6.5 Tổng hợp hàng nhập / xuất kho

Đường dẫn: Báo cáo / Tồn kho / Tổng hợp hàng nhập/ xuất kho

Báo cáo thể hiện chi tiết số liệu nhập, xuất của các mã hàng, báo cáo thể hiện theo mã hàng, mỗi mã hàng thể hiện 1 dòng, thể hiện số tổng của các chứng từ phát sinh.

Các tùy chọn trên điều kiện lọc tương tự các báo cáo Tồn kho khác.

6.6 Thẻ kho

Đường dẫn: Báo cáo / Tồn kho / Thẻ kho

Báo cáo thể hiện chi tiết số tồn đầu, phát sinh và tồn cuối theo từng Mã hàng – Mã kho tại thời điểm xem báo cáo, có thể hiện chi tiết nhập xuất theo từng chứng từ.

Báo cáo có 2 tùy chọn Xem Thẻ kho hoặc xem Sổ chi tiết vật tư.

Các tùy chọn trên điều kiện lọc tương tự các báo cáo Tồn kho khác.

 

6.7 Báo động tồn kho vật tư

Đường dẫn: Báo cáo / Tồn kho / Báo động tồn kho vật tư

Báo cáo thể hiện chi tiết số tồn kho theo từng Mã hàng – Mã kho tại thời điểm xem báo cáo, nếu có mã hàng nào tồn kho lớn hơn mức tối đa hoặc nhỏ hơn mức tối thiểu thì sẽ lên báo cáo. Số tồn tối đa và tối thiểu được khai báo trong Danh mục vật tư, sản phẩm, trường hợp không khai báo tồn tối đa tối thiểu thì báo cáo sẽ không lên.

Các tùy chọn trên điều kiện lọc tương tự các báo cáo Tồn kho khác.

 

6.8 Báo cáo tồn kho theo tuổi

Đường dẫn: Báo cáo / Tồn kho / Báo cáo tồn kho theo tuổi

Báo cáo này cho biết thông tin về số lượng, giá trị các vật tư có thời gian lưu kho lớn hơn hoặc bằng số ngày hoặc số tháng quy định trước. Điều kiện giả định: vật tư sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước và không tính các phát sinh điều chuyển kho.

Giải thích các trường trên màn hình lọc

  • Đến ngày

Ngày báo cáo, ngày xét tồn kho vật tư

  • Kỳ phân tích

Kỳ chọn để phân tích. Kỳ phân tích nhận 2 giá trị: 1- Theo Ngày; 2- Theo Tháng

  • Thời gian phân tích

Chọn thời gian muốn phân tích

  • Ví dụ:

Vật tư A có số liệu nhập xuất tồn như sau:

Ngày

Nhập

Xuất

Tồn (cuối ngày) theo phiếu nhập

01/01/2016

10

 

10(PN1)

01/02/2016

20

5

5(PN1) + 20(PN2)

01/03/2016

5

10

15(PN2) + 5(PN3)

01/04/2016

 

10

5(PN2) + 5(PN3)

Báo cáo theo các điều kiện lọc cụ thể

Ngày báo cáo

Kỳ

Số kỳ

Kết quả

Ghi chú

01/03/2016

Tháng

1

15

15(PN2)

15/04/2016

Tháng

2

5

5(PN1)

01/05/2016

Tháng

2

10

5(PN2)  + 5(PN3) 

6.9 Báo cáo tồn kho theo thời gian

Đường dẫn: Báo cáo / Tồn kho / Báo cáo tồn kho theo tuổi

Báo cáo này cho biết thông tin về số lượng lưu kho, thời gian lưu kho (tuổi tồn kho) của những vật tư trong từng khoảng thời gian quy định trước. Báo cáo này tính số lượng tồn kho tại thời điểm báo cáo và xác định số lượng lưu kho tại những độ tuổi tồn kho nhất định. Điều kiện giả định: vật tư sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước và không tính các phát sinh điều chuyển kho.

 

Giải thích các trường trên màn hình lọc

  • Đến ngày

Ngày báo cáo, ngày xét tồn kho vật tư

  • Kỳ tính tuổi

Kỳ chọn để phân tích. Kỳ tính tuổi nhận 2 giá trị: 1- Theo Ngày; 2- Theo Tháng

  • Chu kỳ tính tuổi

Nếu kỳ tính tuổi là 1: số ngày của 1 kỳ

Nếu kỳ tính tuổi là 2: số tháng của 1 kỳ

  • Số kỳ

Số kỳ xét tuổi, số cột mốc thời gian xét tuổi.

 

  • Ví dụ

Vật tư A có số liệu nhập xuất tồn như sau:

Ngày

Nhập

Xuất

Tồn (cuối ngày) theo phiếu nhập

01/01/2016

10

 

10(PN1)

01/02/2016

20

5

5(PN1) + 20(PN2)

01/03/2016

5

10

15(PN2) + 5(PN3)

01/04/2016

 

10

5(PN2) + 5(PN3)

Điều kiện lọc báo cáo: Đến ngày: 01/05/2016; kỳ: tháng; số kỳ: 3. Báo cáo thể hiện

 

Mã vật tư

< 1 tháng

Từ 1 đến 2 tháng

>= 2 tháng

VT1

 

 5

5

 6.10  Báo cáo tồn kho chậm luân chuyển

Đường dẫn: Báo cáo / Tồn kho / Báo cáo tồn kho chậm luân chuyển

Báo cáo này cho biết thông tin về số lượng, giá trị của những vật tư chậm luân chuyển theo số ngày quy định trước (số ngày vật tư không được xuất kho). Các vật tư chậm luân chuyển phải thỏa mãn các điều kiện là những vật tư còn tồn kho, ngày xuất kho lần cuối nhỏ hơn ngày báo cáo và khoảng thời gian giữa ngày báo cáo và ngày xuất kho lần cuối không được lớn hơn số ngày quy định trước. Lưu ý: các vật tư xuất điều chuyển không được xem là chậm luân chuyển.

 

Giải thích thông tin các trường trên màn hình lọc:

  • Đến ngày

Ngày xét báo cáo

  • Số ngày

Số ngày vật tư không được xuất kho trước ngày báo cáo

Ví dụ

Có số liệu nhập xuất tồn như sau:

 

Ngày

Vật tư

Nhập

Xuất

Tồn (cuối ngày)

15/09/2016

CLC1

100

 

100

15/09/2016

CLC2

100

 

100

30/10/2016

CLC1

 

20

80

 

Báo cáo theo điều kiện lọc như sau: Đến ngày: 31/12/2016, số ngày: 30, báo cáo thể hiện:

 

Mã vật tư

Ngày xuất cuối

Số lượng tồn

CLC1

30/10/2016

80

CLC2

 

100

 

Upload Image...
7 .Tồn kho khả dụng

Như đã trình bày ở mục 1.2.4, ngoài việc theo dõi tồn kho tức thời chương trình còn cho phép theo dõi tồn kho khả dụng. Tồn kho khả dụng được tính toán dựa trên số liệu tồn kho tức thời, đơn hàng bán và đơn hàng mua.

Tồn kho khả dụng giúp cho doanh nghiệp biết được số lượng tồn kho có thể bán được sau khi đã trừ đi các đơn hàng mà khách hàng đã đặt hàng nhưng chưa giao hàng xong và đã cộng thêm các đơn hàng mà doanh nghiệp đã đặt mua nhưng nhà cung cấp chưa giao hàng à giúp doanh nghiệp chủ động trong việc kiểm soát hàng tồn kho không chỉ dựa vào số liệu tồn kho hiện tại mà còn tính toán được trên các đơn hàng đang giao dịch à tránh được tình trạng hàng chỉ đủ giao cho khách hàng này nhưng lại nhận thêm đơn hàng của khách hàng khác hoặc hàng đủ giao (do đã đặt mua thêm) nhưng lại không dám nhận thêm đơn hàng do tưởng không đủ hàng.  

Tồn kho khả dụng sẽ được thể hiện trên màn hình nhập liệu Đơn hàng bán và trên Báo cáo tồn kho khả dụng.

Để theo dõi tồn kho khả dụng trên đơn hàng thì vào menu Hệ thống/Khai báo các tham số tùy chọn/Bán hàng để bật tham số theo dõi tồn kho khả dụng:

  • Nếu option chọn là Sử dụng tồn kho khả dụng theo vật tư thì trên đơn hàng sẽ thể hiện tồn kho khả dụng của mặt hàng ở tất cả các kho (sum của tất cả các kho) mà không quan tâm kho đang chọn là kho nào.
  • Nếu option chọn là Sử dụng tồn kho khả dụng theo vật tư, kho thì trên đơn hàng sẽ thể hiện tồn kho khả dụng của mặt hàng tại kho đang chọn. Lưu ý: đối với option này thì đơn hàng mua sẽ không tham gia vào việc tính toán tồn kho khả dụng vì trên đơn hàng mua không theo dõi mã kho.
  • Nếu option chọn là Không sử dụng thì tồn kho trên đơn hàng sẽ thể hiện tồn kho tức thời (không phải là tồn kho khả dụng).

Công thực tính tồn kho khả dụng:

Tồn kho khả dụng = tồn kho tức thời – số lượng còn lại trên các đơn hàng bán ở trạng thái Duyệt hoặc Đang thực hiện + số lượng còn lại trên các đơn hàng mua ở trạng thái Duyệt hoặc Đang thực hiện.

Để xem báo cáo tồn kho khả dụng thì vào menu Báo cáo/Tồn kho/Tồn kho khả dụng để xem:

  1. Cách khai báo các tham số
    • Hiển thị tồn kho tức thời trên màn hình nhập liệu

Trên các chứng từ xuất kho (phiếu xuất kho, hóa đơn bán…), chương trình sẽ thể hiện tồn kho tức thời của vật tư xuất. Để khai báo cách thể hiện tồn kho tức thời thì vào menu  Hệ thống/Khai báo các tham số tùy chọn/Tồn kho:

  • Nếu option Sử dụng kho thực tế chọn là Có thì chương trình sẽ thể hiện tồn kho tức thời theo số liệu tồn kho của kho thực tế, nếu chọn là Không thì sẽ thể hiện tồn kho tức thời theo số liệu tồn kho hóa đơn (sổ sách kế toán):
  • Nếu option Tồn kho theo vị trí chọn là Có thì khi chương trình sẽ thể hiện tồn kho theo vị trí đang chọn trên phiếu nhập liệu, nếu chọn là Không thì sẽ thể hiện tồn kho ở tất cả các vị trí mà không quan tâm vị trí đang chọn là vị trí nào.
  • Nếu option Tồn kho theo lô chọn là Có thì khi chương trình sẽ thể hiện tồn kho theo lô đang chọn trên phiếu nhập liệu, nếu chọn là Không thì sẽ thể hiện tồn kho của tất cả các lô mà không quan tâm lô đang chọn là lô nào:

 

  • Hiển thị mã vị trí trên màn hình nhập liệu

Trường hợp không theo dõi tồn kho theo vị trí thì có thể ẩn cột Vị trí ở trên tất cả các màn hình nhập liệu liên quan đến kho bằng cách vào menu Hệ thống/Khai báo các tham số tùy chọn/Tồn kho, option Hiện cột vị trí khi nhập liệu chọn là Không:

Trường hợp muốn ẩn cột Vị trí trên từng màn hình nhập liệu thì vào menu Hệ thống/Danh mục/Danh mục chứng từ, chọn chứng từ cần ẩn và bỏ check ở trường Hiện vị trí trên màn hình nhập liệu:

  • Hiển thị lô trên màn hình nhập liệu

Trường hợp muốn ẩn/hiện theo dõi tồn kho theo lô thì vào menu Hệ thống/Khai báo các tham số tùy chọn/Tồn kho rồi chọn ở option Theo dõi tồn kho theo lô:

  • Nếu chọn là Chỉ kho sổ sách thì chỉ các chứng từ nhập liệu của kế toán mới nhập mã lô, còn các chứng từ của thủ kho sẽ không thể hiện mã lô.
  • Nếu chọn là Chỉ kho thực tế thì chỉ các chứng từ của thủ kho mới nhập mã lô, còn các chứng từ của kế toán sẽ không thể hiện mã lô.
  • Nếu chọn là Sử dụng cả 2 kho thì trên tất cả các chứng từ nhập liệu của thủ kho và của kế toán đều thể hiện mã lô.
  • Nếu chọn là Không sử dụng thì trên tất cả các chứng từ nhập liệu của thủ kho và của kế toán đều không thể hiện mã lô.

Công thực tính tồn kho khả dụng:

Tồn kho khả dụng = tồn kho tức thời – số lượng còn lại trên các đơn hàng bán ở trạng thái Duyệt hoặc Đang thực hiện + số lượng còn lại trên các đơn hàng mua ở trạng thái Duyệt hoặc Đang thực hiện.

Để xem báo cáo tồn kho khả dụng thì vào menu Báo cáo/Tồn kho/Tồn kho khả dụng để xem:

8. Cách khai báo các tham số

8.1 Hiển thị tồn kho tức thời trên màn hình nhập liệu

Trên các chứng từ xuất kho (phiếu xuất kho, hóa đơn bán…), chương trình sẽ thể hiện tồn kho tức thời của vật tư xuất. Để khai báo cách thể hiện tồn kho tức thời thì vào menu  Hệ thống/Khai báo các tham số tùy chọn/Tồn kho:

  • Nếu option Sử dụng kho thực tế chọn là Có thì chương trình sẽ thể hiện tồn kho tức thời theo số liệu tồn kho của kho thực tế, nếu chọn là Không thì sẽ thể hiện tồn kho tức thời theo số liệu tồn kho hóa đơn (sổ sách kế toán):

  • Nếu option Tồn kho theo vị trí chọn là Có thì khi chương trình sẽ thể hiện tồn kho theo vị trí đang chọn trên phiếu nhập liệu, nếu chọn là Không thì sẽ thể hiện tồn kho ở tất cả các vị trí mà không quan tâm vị trí đang chọn là vị trí nào
  • Nếu option Tồn kho theo lô chọn là Có thì khi chương trình sẽ thể hiện tồn kho theo lô đang chọn trên phiếu nhập liệu, nếu chọn là Không thì sẽ thể hiện tồn kho của tất cả các lô mà không quan tâm lô đang chọn là lô nào:

8.2 Hiển thị mã vị trí trên màn hình nhập liệu

Trường hợp không theo dõi tồn kho theo vị trí thì có thể ẩn cột Vị trí ở trên tất cả các màn hình nhập liệu liên quan đến kho bằng cách vào menu Hệ thống/Khai báo các tham số tùy chọn/Tồn kho, option Hiện cột vị trí khi nhập liệu chọn là Không:

 

Trường hợp muốn ẩn cột Vị trí trên từng màn hình nhập liệu thì vào menu Hệ thống/Danh mục/Danh mục chứng từ, chọn chứng từ cần ẩn và bỏ check ở trường Hiện vị trí trên màn hình nhập liệu:

8.3 Hiển thị lô trên màn hình nhập liệu

Trường hợp muốn ẩn/hiện theo dõi tồn kho theo lô thì vào menu Hệ thống/Khai báo các tham số tùy chọn/Tồn kho rồi chọn ở option Theo dõi tồn kho theo lô:

  • Nếu chọn là Chỉ kho sổ sách thì chỉ các chứng từ nhập liệu của kế toán mới nhập mã lô, còn các chứng từ của thủ kho sẽ không thể hiện mã lô.
  • Nếu chọn là Chỉ kho thực tế thì chỉ các chứng từ của thủ kho mới nhập mã lô, còn các chứng từ của kế toán sẽ không thể hiện mã lô.
  • Nếu chọn là Sử dụng cả 2 kho thì trên tất cả các chứng từ nhập liệu của thủ kho và của kế toán đều thể hiện mã lô.
  • Nếu chọn là Không sử dụng thì trên tất cả các chứng từ nhập liệu của thủ kho và của kế toán đều không thể hiện mã lô.

 

 

Liên hệ gặp tư vấn viên

Đội ngũ tư vấn viên luôn sẵn sàng nhận yêu cầu hỗ trợ từ bạn.

Gửi yêu cầu hỗ trợ

Bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc vướng mắc, xin vui lòng liên hệ để đội ngũ CyberBook hỗ trợ.

1900.2038

Lịch đào tạo

Cập nhật liên tục các chương trình đào tạo và hỗ trợ sử dụng phần mềm CyberBook.

Xem chi tiết

Đăng ký nhận tư vấn trải nghiệm CyberBook ngay hôm nay!