Hướng dẫn sử dụng chức năng quản lý Công cụ dụng cụ

 

1. Giới thiệu chung

1.1      Đối tượng sử dụng tài liệu

Tài liệu này được xây dựng để hỗ trợ người dùng nắm được cách thức sử dụng chương trình, qua đó có thể thực hiện tốt các công việc được giao liên quan đến Kế toán Công cụ dụng cụ.

1.2      Những tính năng cơ bản

  • Theo dõi các thông tin của Công cụ dụng cụ như: nguyên giá, giá trị đã phân bổ, giá trị còn lại, số kỳ phân bổ, bộ phận sử dụng…
  • Theo dõi các thay đổi của công cụ như: điều chỉnh giá trị, điều chuyển bộ phận sử dụng…
  • Cho phép tính phân bổ theo ngày hoặc theo tháng, có thể điều chỉnh giá trị phân bổ trong tháng sau khi tính phân bổ;
  • Tạo bút toán hạch toán phân bổ phân bổ CCDC, cho phép tạo bút toán phân bổ chi tiết theo từng công cụ.
2. Khai báo các danh mục

2.1      Danh mục loại CCDC

Đường dẫn: Danh mục/Tài sản & công cụ/Danh mục loại CCDC

Dùng để khai báo các loại công cụ dụng cụ, ví dụ như: công cụ ngắn hạn, công cụ dài hạn…

Giải thích các trường thông tin

  • Mã loại công cụ
    Do người dung tự đặt.
  • Tên loại công cụ
    Là tên các loại công cụ
  • Tên khác
    Là tên tiếng Anh, dùng cho giao diện tiếng Anh.

2.2  Danh mục phân nhóm CCDC

Đường dẫn: Danh mục/Tài sản & công cụ/Danh mục phân nhóm CCDC

Dùng để phân chia CCDC theo từng nhóm trong trường hợp muốn quản lý công cụ theo nhóm. Chương trình cho phép quản lý theo 3 cấp nhóm: 1, 2, 3.Giải thích các trường thông tin
• Mã loại công cụ
Do người dung tự đặt.
• Tên loại công cụ
Là tên các loại công cụ
• Tên khác
Là tên tiếng Anh, dùng cho giao diện tiếng Anh.

2.2 Danh mục phân nhóm CCDC

Đường dẫn: Danh mục/Tài sản & công cụ/Danh mục phân nhóm CCDC
Dùng để phân chia CCDC theo từng nhóm trong trường hợp muốn quản lý công cụ theo nhóm. Chương trình cho phép quản lý theo 3 cấp nhóm: 1, 2, 3.

Giải thích các trường thông tin

  • Mã nhóm
    Do người dung tự đặt.
  • Tên phân nhóm
    Là tên của nhóm công cụ.
  • Tên khác
    Tên tiếng Anh của phân nhóm.

2.3    Danh mục lý do tăng giảm CCDC

Đường dẫn: Danh mục/Tài sản & công cụ/Danh mục lý do tăng giảm CCDC

Dùng để khai báo các lý do tăng hoặc giảm của công cụ.

Giải thích các trường thông tin
• Loại tăng giảm
Gồm có 2 loại: 1- Tăng công cụ, 2- Giảm công cụ.
• Mã tăng giảm
Do người dùng tự đặt.
• Tên tăng giảm
Là lý do tăng, giảm. Ví dụ: mua mới, thanh lý, biếu tặng…
• Tên khác
Là lý do tiếng Anh.

2.4 Danh mục bộ phận sử dụng CCDC

Đường dẫn: Danh mục/Tài sản & công cụ/Danh mục bộ phận sử dụng CCDC
Dùng để khai báo các bộ phận sử dụng CCDC.

Giải thích các trường thông tin

  • Mã bộ phận
    Do người dùng tự đặt
  • Tên bộ phận
    Là tên bộ phận sử dụng CCDC
  • Tên khác
    Là tên tiếng Anh.
  • Mã bộ phận phí
    Là bộ phận hạch toán chi phí, được lookup (chọn) từ Danh mục bộ phận.
  • Trạng thái
    Có 2 trạng thái: 1 – Còn sử dụng, 0 – Không còn sử dụng.

2.5 Các tham số hệ thống

Ngoài các danh mục trên, còn có các tham số hệ thống liên quan đến Công cụ dụng cụ ở dường dẫn: Hệ thốngKhai báo các tham số tùy chọnKế toán.

Giải thích các tham số

  • Bút toán phân bổ phân bổ chi tiết theo công cụ
    Nếu chọn Có thì khi tạo bút toán phân bổ công cụ, chương trình sẽ tạo chi tiết theo từng công cụ:
  • Tính hết giá trị còn lại vào kỳ kết thúc phân bổ
    Nếu chọn Có thì ở kỳ kết thúc phân bổ, nếu công cụ vẫn chưa phân bổ hết chương trình sẽ đẩy toàn bộ giá trị còn lại vào kỳ đó.
  • Tính phân bổ theo ngày
    Nếu chọn Có chương trình sẽ tính phân bổ theo số ngày thực tế sử dụng của công cụ trong tháng, nếu chọn Không chương trình sẽ tính phân bổ tròn tháng.
3. Chứng từ

3.1 Khai báo thông tin CCDC

Đường dẫn: Công cụ/Khai báo thông tin Công cụ dụng cụ

Dùng để khai báo các thông tin chính của Công cụ như: nguyên giá, giá trị đã phân bổ, giá trị còn lại, số kỳ phân bổ…để phục vụ cho việc tính phân bổ và lên các báo cáo.

Giải thích các trường ở Thông tin chung

  • Mã công cụ
    Là số thẻ Công cụ dụng cụ, do người dùng tự đặt.
  • Tên công cụ
    Nội dung công cụ
  • Loại công cụ
  • Là loại công cụ, được chọn từ Danh mục loại công cụ.
  • Ngày tăng
    Là ngày ghi nhận tăng CCDC.
  • Mã ngoại tệ, tỷ giá
    Là mã ngoại tệ và tỷ giá quy đổi về VND trong trường hợp công cụ khai báo theo  tiền ngoại tệ, nếu khai báo theo tiền VND thì tỷ giá là 1.
  • Ngày tính phân bổ
    Là ngày bắt đầu phân bổ CCDC.
  • Số kỳ phân bổ
    Là số tháng phân bổ của công cụ
  • Ngày kết thúc phân bổ
    Là ngày kết thúc phân bổ CCDC.
  • Nguyên giá
    Là nguyên giá ban đầu của công cụ.
  • Giá trị đã phân bổ
    Là giá trị đã phân bổ của công cụ tính đến thời điểm bắt đầu sử dụng phần mềm.
  • Giá trị còn lại
    Là giá trị còn lại của công cụ tính đến thời điểm bắt đầu sử dụng phần mềm. Giá trị còn lại = Nguyên giá – Giá trị đã phân bổ.
  • Giá trị phân bổ 1 kỳ
    Là giá trị phân bổ 1 kỳ của công cụ. Khi chạy tính phân bổ hàng kỳ, chương trình sẽ lấy số này để làm giá trị phân bổ.

Giải thích các trường ở tab Tài khoản

  •  Bộ phận
    Là bộ phận sử dụng Công cụ dụng cụ.
  • Tài khoản công cụ
    Là tài khoản 153.
  • Tài khoản phân bổ
    Là tài khoản 242.
  • Tài khoản chi phí
    Là tài khoản hạch toán chi phí phân bổ.
  • Mã phí, Mã vụ việc
    Nếu có khai báo mã phí và mã vụ việc thì khi tạo bút toán phân bổ, chương trình sẽ ghi nhận vào mã phí và mã vụ việc tương ứng.

Giải thích các trường ở tab Chứng từ gốc

Dùng để khai báo số chứng từ và ngày chứng từ gốc hình thành CCDC.

Giải thích các trường ở tab Khác

• Nhóm 1, 2, 3
Trường hợp có theo dõi CCDC theo nhóm thì sẽ khai báo ở các trường nhóm này.
Nước sản xuất, năm sản xuất
• Ghi chú
Dùng để ghi chú liên quan đến CCDC (nếu có).

Giải thích các trường ở tab Phụ tùng kèm theo
Dùng để khai báo các phụ tùng kèm theo công cụ (nếu có).

3.2 Các bước tính phân bổ, điều chỉnh phân bổ và tạo bút toán phân bổ cuối kỳ

– Bước 1: Vào menu Công cụ/Tính phân bổ công cụ để tính phân bổ

  • Chọn kỳ cần tính phân bổ sau đó nhấn Nhận và đợi đến khi chương trình thông báo hoàn thành.
  • Trường hợp muốn xóa phân bổ thì ở trường Tùy chọn sẽ chọn là 0- Xóa phân bổ.
  • Trường hợp muốn tính riêng cho một hoặc một số công cụ, loại công cụ, đơn vị cơ sở thì sẽ lọc ở các trường tương ứng.

– Bước 2 (nếu có): nếu muốn điều chỉnh giá trị phân bổ tháng của một công cụ nào đó thì vào menu Công cụ/Điều chỉnh phân bổ tháng để điều chỉnh:

  • Chọn kỳ cần điều chỉnh:

 

  • Chọn công cụ cần điều chỉnh, nhấn Sửa và gõ giá trị cần điều chỉnh vào dòng

 

– Bước 3: vào menu Công cụ/Bút toán phân bổ để tạo bút toán phân bổ:

  • Chọn tháng/ năm cần tạo bút toán và nhấn Nhận. Nếu tạo bút toán theo tháng thì kỳ từ/đến sẽ gõ giống nhau, nếu tạo bút toán theo quý thì sẽ gõ tháng bắt đầu và tháng kết thúc của quý (ví dụ, nếu muốn tạo bút toán phân bổ của quý 1 thì sẽ chọn từ kỳ 1 đến kỳ 3). Khi nhấn tạo bút toán, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu hạch toán Nợ tài khoản chi phí/Có tài khoản phân bổ vào ngày cuối tháng của kỳ đến.
  • Nếu muốn xóa bút toán phân bổ thì ở trường Tùy chọn sẽ chọn là 0-Xóa phân bổ.

3.3  Điều chỉnh giá trị CCDC

Đường dẫn: Công cụ/Điều chỉnh giá trị CCDC

Dùng để điều chỉnh giá trị CCDC (nếu có) trong các trường hợp như: sửa chữa, lắp ráp thêm hoặc tháo dỡ bớt phụ tùng làm thay đổi giá trị CCDC…

Giải thích các trường thông tin

  • Mã công cụ
    Là mã công cụ cần điều chỉnh giá trị
  • Lý do
    Lookup (chọn) từ danh mục lý do tăng giảm CCDC, dùng để khai báo lý do điều chỉnh.
  • Kỳ/năm, ngày thay đổi
    Là ngày, tháng, năm bắt đầu điều chỉnh giá trị CCDC.
  • Số chứng từ
    Là số chứng từ liên quan đến việc thay đổi giá trị CCDC (nếu có).
  • Mã ngoại tệ, tỷ giá
    Là mã ngoại tệ và tỷ giá quy đổi về VND trong trường hợp công cụ khai báo theo  tiền ngoại tệ, nếu khai báo theo tiền VND thì tỷ giá là 1.
  • Nguyên giá, giá trị đã phân bổ, giá trị còn lại
    Là nguyên giá, giá trị đã phân bổ và giá trị còn lại của phần điều chỉnh.
  • Số kỳ phân bổ còn lại
    Là số kỳ phân bổ còn lại sau khi điều chỉnh.
  • Giá trị phân bổ điều chỉnh
    Là phần chênh lệch giá trị phân bổ 1 kỳ so với trước khi điều chỉnh.
  • Giá trị phân bổ sau điều chỉnh
    Là giá trị phân bổ 1 kỳ sau khi điều chỉnh.
  •  Diễn giải
    Là diễn giải nội dung điều chỉnh, dùng để lấy lên Thẻ CCDC.

3.4 Điều chuyển bộ phận sử dụng CCDC

Đường dẫn: Công cụ/Điều chuyển bộ phận sử dụng CCDC

Dùng để điều chuyển CCDC sang bộ phận khác.

Giải thích các trường thông tin

  • Mã công cụ
    Là mã công cụ điều chuyển
  • Kỳ/Năm
    Là tháng/năm điều chuyển
  • Bộ phận, tk công cụ, tk phân bổ, tk chi phí
    Là bộ phận nhận điều chuyển và các tài khoản hạch toán sau khi điều chuyển.

3.5 Khai báo giảm CCDC

Đường dẫn: Công cụ/Khai báo giảm CCDC

Dùng để khai báo giảm khi thanh lý, nhượng bán CCDC.

Chọn CCDC cần khai báo giảm, sau đó khai báo ngày giảm, lý do giảm, số chứng từ và diễn giải:

 

 

3.6  Khai báo thôi phân bổ CCDC

Đường dẫn: Công cụ/Thôi phân bổ CCDC

Trường hợp công cụ vẫn còn giá trị phân bổ và chưa thanh lý, nhưng vì một lý do nào đó muốn dừng hẳn việc phân bổ của công cụ đó thì sẽ khai báo ở menu này. Kể từ ngày khai báo thôi phân bổ, chương trình sẽ không tính phân bổ cho công cụ đó nữa.

3.7  Khai báo hệ số phân bổ phân bổ CCDC

Đường dẫn: Công cụ/Khai báo hệ số phân bổ phân bổ CCDC

Trường hợp muốn phân bổ chi phí phân bổ của công cụ cho nhiều bộ phận hoặc vụ việc khác nhau thì sẽ khai báo hệ số ở menu này. Khi tính phân bổ của công cụ đó, chương trình sẽ dựa vào hệ số khai báo để phân bổ giá trị phân bổ công cụ đó xuống cho từng bộ phận, vụ việc tương ứng với hệ số khai báo.

Như ví dụ ở hình trên thì khi tính phân bổ, chương trình sẽ phân bổ xuống cho bộ phận BGD và KETOAN như sau:

Chi phí phân bổ cho bộ phận BGD = (giá trị phân bổ công cụ/5) * 2

Chi phí phân bổ cho bộ phận KETOAN = (giá trị phân bổ công cụ/5) * 3

Hệ số này có thể sao chép sang kỳ khác bằng cách nhấn vào biểu tượng sao chép trên thanh công cụ, sau đó chọn kỳ muốn sao chép sang:

4. Báo cáo

4.1    Danh mục CCDC

Đường dẫn: Báo cáo/Công cụ/Danh mục CCDC

Báo cáo cho biết danh sách các Công cụ dụng cụ hiện có tính đến ngày xem báo cáo.

Giải thích các trường trên màn hình lọc

  • Đến ngày
    Là ngày xem báo cáo. Chương trình sẽ lấy lên các công cụ có ngày tăng <= ngày xem báo cáo.
  • Loại
    Gồm: Chưa thanh lý, đã thanh lý, tất cả. Nếu chọn chưa thanh lý thì chương trình chỉ lấy lên các công cụ chưa khai báo giảm, nếu chọn đã thanh lý thì chương trình chỉ lấy lên các công cụ đã khai báo giảm, nếu chọn tất cả thì chương trình sẽ lấy lên cả 2 loại.
  • Loại công cụ, bộ phận sử dụng, nhóm công cụ, đơn vị
    Là các điều kiện lọc khác.
  • Mẫu báo cáo
    Gồm mẫu tiền chuẩn và mẫu ngoại tệ. Mẫu tiền chuẩn sẽ lấy theo tiền hạch toán (VND), mẫu ngoại tệ sẽ bao gồm tiền ngoại tệ và tiền hạch toán.

4.2   Thẻ CCDC

Đường dẫn: Báo cáo/Công cụ/Thẻ CCDC

Chọn kỳ cần xem báo cáo, sau đó check chọn vào công cụ muốn in thẻ:

Mẫu báo cáo thẻ CCDC:

4.3 Sổ CCDC

Đường dẫn: Báo cáo/Công cụ/Sổ CCDC

4.4 Báo cáo chi tiết tăng/giảm CCDC

Đường dẫn: Báo cáo/Công cụ/Báo cáo chi tiết tăng, giảm CCDC
Báo cáo lấy lên các công cụ tăng thêm hoặc giảm đi trong khoảng thời gian xem báo cáo.

Giải thích các trường trên màn hình lọc
• Từ kỳ/năm, Đến kỳ/năm
Khoảng thời gian cần xem báo cáo
• Loại
1- Tăng: lấy lên các công cụ ở menu “Khai báo thông tin CCDC” có trường ngày tăng nằm trong khoảng thời gian lọc và các công cụ ở menu “Điều chỉnh giá trị CCDC” (loại điều chỉnh tăng) có kỳ điều chỉnh nằm trong khoảng thời gian xem báo cáo.
2- Giảm: lấy lên các công cụ ở menu “Điều chỉnh giá trị CCDC” (loại điều chỉnh giảm) có kỳ điều chỉnh nằm trong khoảng thời gian xem báo cáo và các công cụ khai ở menu “Khai báo giảm CCDC” có trường ngày giảm nằm trong khoảng thời gian xem báo cáo.
0- Tất cả: lấy cả 2 trường hợp trên.
• Loại công cụ, bộ phận sử dụng, đơn vị, nhóm công cụ 1, 2, 3
Là các điều kiện lọc khác của báo cáo.

4.5 Bảng tính phân bổ CCDC

Đường dẫn: Báo cáo/Công cụ/Bảng tính phân bổ CCDC
Báo cáo thể hiện giá trị phân bổ của từng công cụ trong khoảng thời gian xem báo cáo

Giải thích các trường trên màn hình lọc
• Từ kỳ/năm, Đến kỳ/năm
Khoảng thời gian cần xem báo cáo.
• Mã công cụ
Trường hợp muốn xem riêng cho một công cụ nào đó thì lọc trắng ở trường này, nếu để thì sẽ lấy lên tất cả các công cụ.
• Loại công cụ, bộ phận sử dụng, đơn vị, nhóm công cụ 1, 2, 3
Là các điều kiện lọc khác của báo cáo.

4.6  Bảng tính phân bổ CCDC theo tháng

Đường dẫn: Báo cáo/Công cụ/Bảng tính phân bổ CCDC

Báo cáo tương tự như Bảng tính phân bổ CCDC, nhưng mỗi tháng sẽ nằm ở 1 cột riêng để biết được giá trị phân bổ của từng tháng.

Đội ngũ tư vấn viên luôn sẵn sàng nhận yêu cầu hỗ trợ từ bạn.

Đăng ký nhận tư vấn trải nghiệm CyberBook ngay hôm nay!