Tài liệu hướng dẫn

Hướng dẫn sử dụng chức năng Mua hàng và công nợ phải trả

1.1 Đối tượng sử dụng tài liệu

Tài liệu này được xây dựng để hỗ trợ người dùng nắm được cách thức sử dụng chương trình, qua đó có thể thực hiện tốt các công việc được giao liên quan đến kế toán công nợ phải trả..

1.2 Những tính năng cơ bản

1.2.1 Danh mục nhà cung cấp
Không giới hạn số lượng nhà cung cấp được quản lý.
Lưu trữ các thông tin của nhà cung cấp như: địa chỉ, mã số thuê, số điện thoại, số fax, hạn thanh toán…
Cho phép phân nhóm nhà cung cấp theo những tiêu chí khác nhau: theo vùng địa lý, theo loại hình doanh nghiệp, theo quy mô doanh nghiệp.
1.2.2 Danh mục hợp đồng
Cho phép khai báo hợp đồng để theo dõi công nợ phải trả theo từng hợp đồng.
Không giới hạn số lượng hợp đồng cần quản lý.
Cho phép khai báo chi tiết những thông tin có liên quan đến hợp đồng như: thời gian bắt đầu, kết thúc hợp đồng, giá trị hợp đồng, nhà cung cấp có liên quan đến hợp đồng…
Cho phép phân nhóm hợp đồng theo những tiêu chí khác nhau: theo thời hạn hợp đồng, theo giá trị hợp đồng…
1.2.3 Theo dõi số dư công nợ đầu kỳ
Chương trình cho phép theo dõi số dư công nợ đầu kỳ của các nhà cung cấp, của từng hóa đơn, hợp đồng.
1.2.4 Theo dõi công nợ phát sinh trong kỳ
Chương trình cho phép theo dõi và quản lý đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp trong kỳ, bao gồm các màn hình nhập liệu chuyên trách sau:
 Hoá đơn mua hàng trong nước;
 Hoá đơn mua hàng nhập khẩu;
 Hóa đơn mua hàng dịch vụ;
 Hóa đơn nhập mua – xuất thẳng
 Phiếu nhập chi phí mua hàng;
 Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp;
 Phiếu nhập điều chỉnh giá hàng mua;
 Phiếu thanh toán tạm ứng;
 Chứng từ bù trừ công nợ;
 Bút toán điều chỉnh giảm công nợ.
1.2.5 Quản lý công nợ
Ngoài việc theo dõi công nợ theo nhà cung cấp, chương trình còn cho phép theo dõi công nợ theo:
 Công nợ theo từng hóa đơn
 Công nợ theo từng hợp đồng
 Công nợ theo từng vụ việc/công trình.
 Công nợ theo tuổi nợ (hạn thanh toán).
Cho phép bù trừ công nợ giữa khách hàng- nhà cung cấp hoặc giữa các nhà cung cấp với nhau.

2. Danh mục

2.1 Danh mục nhà cung cấp

Đường dẫn: Danh mục/Danh mục khách hàng, nhà cung cấp
Dùng để khai báo các nhà cung cấp mới phát sinh hoặc chỉnh sửa lại thông tin của các nhà cung cấp đã có trong phần mềm.

Giải thích các trường thông tin chính
• Mã khách hàng
Khai báo mã của đối tượng nhà cung cấp, tối đa 32 ký tự.
• Tên khách hàng/ Tên khác
Khai báo tên tiếng Việt và tên tiếng Anh của nhà cung cấp.
• Tùy chọn Khách hàng/Nhà cung cấp
Thông tin phụ, xác định đối tượng là khách hàng hay nhà cung cấp, có thể check chọn cả 2.
• Địa chỉ/Người liên hệ
Địa chỉ liên hệ của nhà cung cấp và người liên hệ phía nhà cung cấp. Các trường này được nhập tự do và là thông tin thêm, dùng để in trong các chứng từ có liên quan nếu doanh nghiệp có in chứng từ trên máy.
• Mã số thuế
Mã số thuế của nhà cung cấp
• Mã thanh toán
Mã thanh toán ngầm định khi mua hàng của nhà cung cấp này, lấy từ Danh mục thanh toán, trên chứng từ có thể chọn lại mã thanh toán này.
• Nhóm khách 1/2/3
Nhóm phân loại theo tính chất 1/2/3 dùng để lọc dữ liệu báo cáo hoặc thực hiện các báo cáo phân loại nhà cung cấp. Giá trị các trường này được lấy từ các mã nhóm có loại nhóm là 1/2/3 trong danh mục phân nhóm.
• Điện thoại/Fax/Thư/Trang chủ
Điện thoại/Fax/Thư/Trang chủ là thông tin của nhà cung cấp.
• Trạng thái
Có 2 tùy chọn, nếu chọn Không còn sử dụng thì trên chứng từ sẽ không nhập liệu được mã đối tượng này, dùng không trường hợp không còn giao dịch với nhà cung cấp đó nữa.
2.2 Danh mục chi phí
Đường dẫn: Danh mục/Kế toán/Danh mục chi phí
Dùng để khai báo các đầu mục chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng.

Giải thích các trường thông tin
• Mã chi phí
Mã chi phí để quản lý theo mã.
• Tên chi phí
Nội dung chi phí.
• Tên khác
Giải thích nội dung bằng tiếng Anh của mã phí.
• Loại chi phí
Dùng để phân loại chi phí.
• Tiêu thức phân bổ
Chương trình cho phép phân bổ chi phí vào giá mua của các mặt hàng theo 1 trong 4 tiêu thức sau: 1 – Số lượng, 2 – Thể tích, 3 – Khối lượng, 4 – Giá trị.
• Mã chứng từ
Lấy từ Danh mục chứng từ trong phần mềm.
Mã chứng từ chỉ nhằm giới hạn phạm vi sử dụng mã phí trong các chứng từ nên không bắt buộc phải khai báo. Nếu không khai báo, mã phí này có thể được sử dụng trong tất cả chứng từ (khi duyệt tìm trong danh mục mã phí). Nếu khai báo một mã chứng từ trong Danh mục, mã phí này chỉ được sử dụng trong chứng từ đó.
• Trạng thái
Trạng thái sử dụng của mã phí này, chọn 1 trong 2 trạng thái: 1 – Còn sử dụng, 0 – Không còn sử dụng.
2.3 Danh mục thuế suất thuế GTGT
Đường dẫn: Danh mục/Kế toán/Danh mục thuế suất thuế GTGT
Dùng để khai báo các mức thuế suất thuế GTGT.

Giải thích các trường thông tin
• Mã thuế
Mã của loại thuế suất. Mã này là duy nhất trong danh mục, không được để trắng, không được trùng nhau và không được lồng nhau.
• Tên thuế/Tên khác
Tên và tên tiếng Anh của loại thuế suất. Tên thuế không được để trắng.
• Thuế suất %
Thuế suất
• Nhóm thuế
Nhóm thuế tương ứng trên bảng kê thuế.
• Tk thuế GTGT đầu ra
Tài khoản thuế GTGT đầu ra được dùng trong trường hợp xuất các chứng từ bán hàng hóa, dịch vụ. Tài khoản này được chọn từ “Danh mục tài khoản”.
• Tk thuế GTGT đr đ.giảm
Tài khoản thuế GTGT đầu ra được giảm trừ được dùng trong các trường hợp nhập các chứng từ hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán. Tài khoản này được chọn từ “Danh mục tài khoản”.
• Tk thuế GTGT đầu vào
Tài khoản thuế GTGT đầu vào được dùng trong trường hợp nhập các chứng từ mua hàng hoá, dịch vụ. Tài khoản này được chọn từ “Danh mục tài khoản”.
• Tk thuế đầu vào được giảm
Tài khoản thuế GTGT đầu vào được giảm trừ được dùng trong các trường hợp nhập các chứng từ xuất trả nhà cung cấp. Tài khoản này được chọn từ “Danh mục tài khoản”.
• Stt sắp xếp
Số thứ tự sắp xếp của mã thuế khi lên báo cáo thuế.
• Trạng thái
Ngầm định chương trình để ở trạng thái 1. Nếu chọn trạng thái 0 thì thuế suất này chỉ hiện lên khi cập nhật danh mục và khi lên báo cáo, không hiện lên khi nhập số liệu. Trường “Trạng thái” chỉ nhận giá trị “1” hoặc “0”.
2.4 Danh mục thuế suất thuế nhập khẩu
Đường dẫn: Danh mục/Kế toán/Danh mục thuế suất thuế nhập khẩu
Dùng để khai báo các mức thuế suất của thuế nhập khẩu

Giải thích các trường thông tin
• Mã thuế
Mã của loại thuế suất. Mã này là duy nhất trong danh mục, không được để trắng, không được trùng nhau và không được lồng nhau.
• Tên thuế
Nội dung thuế.
• Tên khác
Tên Giải thích bằng tiếng Anh.
• Thuế suất %
Thuế suất thuế nhập khẩu
• Tài khoản thuế (Tk thuế)
Tài khoản hạch toán của mã thuế này, lấy từ Hệ thống tài khoản. Tài khoản thuế được hạch toán trong Hóa đơn mua nhập khẩu.
• Trạng thái
Trạng thái sử dụng của mã thuế này, chọn 01 trong 02 trạng thái: 1 – Còn sử dụng, 0 – Không còn sử dụng.
2.5 Danh mục thuế suất thuế tiêu thụ đặc biệt
Đường dẫn: Danh mục/Kế toán/Danh mục thuế suất thuế tiêu thụ đặc biệt
Dùng để khai báo các mức thuế suất thuế tiêu thụ đặc biệt.

Giải thích các trường thông tin

Mã thuế

Mã của loại thuế suất. Mã này là duy nhất trong danh mục, không được để trắng, không được trùng nhau và không được lồng nhau.

Tên thuế

Nội dung thuế

Tên khác

Tên Giải thích bằng tiếng Anh của mã thuế.

Thuế suất %

Thuế suất thuế tiêu thụ đặc biệt

Tài khoản thuế (Tk thuế)

Tài khoản hạch toán của mã thuế này, lấy từ Hệ thống tài khoản. Tài khoản thuế được hạch toán tự động trong phiếu nhập hàng có thuế tiêu thụ đặc biệt.

Trạng thái

Trạng thái sử dụng của mã thuế này, chọn 1 trong 2 trạng thái: 1 – Còn sử dụng, 0 – Không còn sử dụng.

2.6 Danh mục hợp đồng

Đường dẫn: Danh mục/Kế toán/Danh mục hợp đồng

Dùng để khai báo các thông tin của hợp đồng, để quản lý công nợ theo từng hợp đồng.

Giải thích các trường thông tin

Hợp đồng

Mã hợp đồng để quản lý trong phần mềm. Mã hợp đồng này có thể đặt giống với số hợp đồng.

Tên hợp đồng/ Tên khác

Nội dung hợp đồng bằng tiếng Việt và tiếng Anh.

Số hợp đồng

Số hợp đồng ký kết.

Ngày ký

Ngày ký kết hợp đồng

Ngày bắt đầu/ Ngày kết thúc

Thời gian hiệu lực của hợp đồng.

Tiền ngoại tệ/ tiền hạch toán

Giá trị hợp đồng ngoại tệ và giá trị hợp đồng VND.

Nhóm hợp đồng 1/ 2/ 3

Dùng để quản lý hợp đồng theo nhóm.

Bộ phận

Bộ phận thực hiện và sử dụng hợp đồng này. Trường này được lấy từ danh mục bộ phận.

Khách hàng

Tên nhà cung cấp có liên quan đến hợp đồng.

Trạng thái

Trạng thái sử dụng của hợp đồng này, chọn 1 trong 2 trạng thái: 1 – Còn sử dụng, 0 – Không còn sử dụng.

2.7 Danh mục nhóm hợp đồng

Đường dẫn: Danh mục/Kế toán/Danh mục nhóm hợp đồng

Dùng để khai báo các nhóm hợp đồng, để quản lý hợp đồng theo từng nhóm.

Giải thích các trường thông tin

Loại nhóm

Chương trình cho phép phân loại các mã hợp đồng thành 3 loại nhóm lớn. Một loại nhóm tượng trưng cho một số nhóm có tính chất phân loại giống nhau. Ví dụ, có thể dùng loại nhóm 1 để phân thành loại hàng hóa của hợp đồng: hợp đồng hàng nông sản, hợp đồng hàng thủy sản…

Mã nhóm

Mã nhóm hợp đồng

Tên phân nhóm/ tên 2

Tên phân nhóm tiếng Việt và tiếng Anh.

Trạng thái

Có 2 trạng thái: 1- Còn sử dụng, 0- Không còn sử dụng.

3. Vào số dư đầu kỳ

Dùng để khai báo các số dư đầu kỳ liên quan đến Công nợ phải trả lúc bắt đầu sử dụng phần mềm.

3.1 Vào đầu kỳ công nợ hóa đơn

Đường dẫn: CN Phải trả/Đầu kỳ/Vào đầu kỳ công nợ hóa đơn

Vào đầu kỳ công nợ hóa đơn được cập nhật khi có theo dõi công nợ theo từng hóa đơn. Người sử dụng chỉ phải cập nhật số đầu kỳ hóa đơn 1 lần khi bắt đầu sử dụng chương trình. Đối với các kỳ tiếp theo trong năm và của cả các năm sau số dư công nợ theo hóa đơn sẽ tự động chuyển sang.

Giải thích các trường thông tin

Mã khách

Mã của nhà cung cấp.

Tài khoản công nợ

Tài khoản dùng để theo dõi công nợ của nhà cung cấp.

Mã thanh toán

Hạn thanh toán của hóa đơn.

Diễn giải

Nội dung của hóa đơn.

Mã nhân viên

Mã nhân viên phụ trách.

Ph/th thanh toán

Phương thức thanh toán.

Quyển/ số

Số hóa đơn.

Ngày chứng từ

Ngày của hóa đơn.

Mã ngoại tệ

Mã của loại tiền tệ trên hóa đơn công nợ đầu kỳ.

Tổng tiền ngoại tệ

Số tiền nợ theo đồng tiền ngoại tệ.

Tỷ giá

Tỷ giá ghi sổ của ngoại tệ tại thời điểm doanh nghiệp nợ nhà cung cấp.

Tiền hóa đơn

Tổng tiền trên hóa đơn.

Đã thanh toán

Số tiền đã thanh toán cho hóa đơn.

Tổng thanh toán

Số tiền còn phải thanh toán.

3.2 Vào số dư đầu kỳ hợp đồng

Đường dẫn: CN Phải trả/Đầu kỳ/Vào đầu kỳ công nợ hóa đơn

Vào số dư đầu kỳ hợp đồng được cập nhật khi có theo dõi công nợ theo hợp đồng. Người sử dụng chỉ phải cập nhật số đầu kỳ hợp đồng 1 lần khi bắt đầu sử dụng chương trình. Đối với các kỳ tiếp theo trong năm và của cả các năm sau số dư công nợ theo hợp đồng sẽ tự động chuyển sang.

Giải thích các trường thông tin

Tài khoản

Tài khoản hạch toán.

Hợp đồng

Mã hợp đồng vào số dư

Dư nợ

Số tiền dư nợ đầu kỳ.

Dư có

Số tiền dư có đầu kỳ.

Dư nợ ngoại tệ

Số tiền ngoại tệ dư nợ đầu kỳ.

Dư có ngoại tệ

Số tiền ngoại tệ dư có đầu kỳ.

3.3 Vào đầu kỳ công nợ nhà cung cấp

Đường dẫn: CN Phải trả/Đầu kỳ/Vào đầu kỳ công nợ đầu kỳ

Dùng để vào số dư công nợ đầu kỳ theo tài khoản – nhà cung cấp. Người sử dụng chỉ phải cập nhật số đầu kỳ nhà cung cấp 1 lần khi bắt đầu sử dụng chương trình. Đối với các kỳ tiếp theo trong năm và của cả các năm sau số dư công nợ theo khách hàng sẽ tự động chuyển sang.

Giải thích các trường thông tin

Tài khoản

Tài khoản hạch toán.

Mã khách

Mã nhà cung cấp

Đầu kỳ/ Đầu năm

Số dư đầu kỳ là số dư của kỳ lúc bắt đầu sử dụng phần mềm, số dư đầu năm là số dư đầu năm tài chính của năm bắt đầu sử dụng phần mềm. Ví dụ nếu ngày bắt đầu năm tài chính là 01/01, ngày bắt đầu sử dụng phần mềm là 01/04/2017 thì số dư đầu kỳ là số dư tại ngày 01/04/2017, số dư đầu năm là số dư tại ngày 01/01/2017.

Dư nợ

Số tiền dư nợ đầu kỳ/ đầu năm.

Dư có

Số tiền dư có đầu kỳ/ đầu năm.

Dư nợ ngoại tệ

Số tiền ngoại tệ dư nợ đầu kỳ/ đầu năm.

Dư có ngoại tệ

Số tiền ngoại tệ dư có đầu kỳ/ đầu năm.

4. Chứng từ

4.1 Hóa đơn mua hàng trong nước

Đường dẫn: CN Phải trả/Hóa đơn mua hàng trong nước

Dùng để nhập mua vật tư, hàng hóa trong nước.

Giải thích các trường ở thông tin chung

Loại hóa đơn

Gồm có: 1- Hóa đơn và 3- Hóa đơn kiêm phiếu nhập. Loại 1- Hóa đơn được sử dụng khi hóa đơn mua hàng của kế toán và chứng từ nhập kho của bộ phận kho là khác nhau, nếu chọn loại 1 thì chương trình chỉ nhập kho vào sổ sách kế toán. Loại 3-Hóa đơn kiêm phiếu nhập được sử dụng khi hóa đơn mua hàng của kế toán cũng chính là chứng từ nhập kho của bộ phận kho, nếu chọn loại 3 chương trình sẽ ghi nhận nhập kho cả hệ thống tồn kho theo sổ sách kế toán và tồn kho thực tế của bộ phận kho.

Mã NCC

Là mã nhà cung cấp mà công ty mua hàng. Mã này được chọn từ Danh mục khách hàng, nhà cung cấp.

Người nhận

Là người nhận hàng hoá.

Tài khoản có

Là tài khoản định khoản Có. Thông thường tài khoản này là tài khoản 331 (nếu treo qua công nợ) hoặc là 111, 112 (nếu thanh toán ngay).

Số hoá đơn/Số seri/ Ngày hóa đơn

Là thông tin của hóa đơn GTGT mà nhà cung cấp xuất. Các thông tin này được dùng để kê khai thuế GTGT đầu vào hoặc để theo dõi công nợ theo từng số hóa đơn GTGT.

Diễn giải

Là nội dung nhập mua, dạng text, do người dùng tự gõ.

Số chứng từ

Là số chứng từ nội bộ để in phiếu và ghi nhận vào sổ sách kế toán. Số này có thể tự gõ tay hoặc chương trình tự đánh số theo số tự nhiên hoặc đánh theo nguyên tắc đã khai báo ở Danh mục quyển chứng từ (xem tài liệu hướng dẫn cách khai báo quyển chứng từ ở phân hệ Hệ thống).

Ngày chứng từ

Ngày hạch toán vào sổ sách.

Ngoại tệ

Là mã ngoại tệ phát sinh và tỷ giá quy đổi về đồng tiền hạch toán (VND).

Trạng thái

Là các trạng thái của hóa đơn, bao gồm các trạng thái sau:

Lập chứng từ: trạng thái này chương trình chưa ghi nhận vào sổ sách
Chờ duyệt: dùng trong trường hợp đơn vị có áp dụng chức năng duyệt phiếu. Những phiếu lưu ở trạng thái này sẽ được load lên ở màn hình duyệt của người duyệt (Tổng hợp/Xử lý giao dịch chờ duyệt). Trạng thái này cũng chưa ghi nhận vào sổ sách.
Chuyển vào sổ cái: trạng thái này đã ghi nhận vào sổ sách kế toán.

Giải thích các trường ở tab Chi tiết

Mã sản phẩm/ tên sản phẩm

Là mã hàng và tên hàng hóa được mua. Mã hàng được lấy từ Danh mục vật tư, sản phẩm.

Đvt

Là đơn vị tính của mặt hàng nhập mua, được lấy từ Danh mục đơn vị tính.

Mã kho

Là mã kho nhập, được lấy từ Danh mục kho.

Mã lô

Là mã số lô (Lot) của hàng hóa. Mã lô được sử dụng trong trường hợp vật tư, hàng hóa có theo dõi theo lô. Mã lô được lấy từ Danh mục lô.

Mã vị trí

Là vị trí nhập hàng trong kho. Mã vị trí được sử dụng trong trường hợp kho hàng có có chia thành nhiều vị trí trong kho và muốn theo dõi tồn kho ở từng vị trí. Mã vị trí được lấy từ Danh mục vị trí.

Số lượng

Là số lượng nhập mua.

Giá

Đơn giá mua của hàng hóa.

Tiền hàng

Tiền hàng = số lượng * đơn giá.

Chi phí

Là chi phí phát sinh thêm khi mua hàng và chi phí này được tính vào giá trị hàng nhập kho. Chi phí này là chi phí phân bổ cho từng mặt hàng dựa vào số tiền chi phí nhập ở tab Chi phí.

Thuế GTGT

Là tiền thuế GTGT phân bổ xuống cho từng mặt hàng. Tiền thuế này được nhập ở tab Thuế.

Tài khoản nợ

Là tài khoản định khoản Nợ. Thông thường, tài khoản này là tài khoản vật tư được khai báo trước trong danh mục vật tư hàng hóa. Tuy nhiên, cũng có thể sửa lại trên chứng từ.

Bộ phận/ Vụ việc/ Hợp đồng/ Khế ước/ Phí

Các đối tượng để theo dõi thêm, ví dụ nếu có theo dõi công nợ theo Hợp đồng thì sẽ nhập mã hợp đồng vào trường Hợp đồng…

Giải thích các trường ở tab Chi phí

Tab Chi phí được dùng để nhập chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng. Chi phí này được phân bổ vào giá trị nhập kho của các mặt hàng.

Mã chi phí/Tên chi phí

Mã và tên của chi phí phát sinh, được lấy từ Danh mục chi phí.

Tiền

Tiền chi phí phát sinh.

Tiêu thức phân bổ

Chi phí sẽ được phân bổ cho từng mặt hàng ở tab Chi tiết dựa vào tiêu thức phân bổ của chi phí. Tiêu thức phân bổ của từng chi phí được khai báo trong Danh mục chi phí.

Kết quả phân bổ chi phí cho từng mặt hàng sẽ được thể hiện ở tab Chi phí chi tiết, trường hợp muốn điều chỉnh lại kết quả phân bổ thì điểu chỉnh ở tab này:

Lưu ý: Tab Chi phí được nhập trong trường hợp nhà cung cấp chi phí và nhà cung cấp hàng hóa là một. Trường hợp chi phí phát sinh là của nhà cung cấp khác với nhà cung cấp hàng hóa thì chi phí sẽ được nhập riêng ở chứng từ Phiếu nhập chi phí mua hàng.

Giải thích các trường ở tab Thuế

Mã thuế, thuế suất

Là thuế suất thuế GTGT. Mã thuế và thuế suất được lấy từ Danh mục thuế suất thuế GTGT

Số hóa đơn/ Số seri/ Ngày hoá đơn

Các thông tin của hóa đơn đầu vào.

Mẫu bc

Dùng để lọc khi lên các báo cáo thuế ở phân hệ báo cáo thuế.

Bao gồm các loại sau:

3- Hoá đơn giá trị gia tăng (ngầm định);

4- Hàng hoá, dịch vụ mua vào không có hoá đơn;

5- Hoá đơn bán hàng thông thường.

Mã tính chất

Là tính chất thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ mua vào theo qui định, dùng để phân loại khi lên báo cáo “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào.

Bao gồm các tính chất sau:

1- Hàng hoá, dịch vụ dùng riêng cho SXKD chịu thuế GTGT, đã phát sinh doanh thu (ngầm định);

2- Hàng hóa, dịch vụ dùng chung cho SXKD chịu thuế và không đủ điều kiện khấu trừ thuế.

3- Hàng hóa dịch vụ dùng chung cho dự án đầu tư đủ điều kiện khấu trừ thuế

Mã nhà cung cấp/ Tên nhà cung cấp/Mã số thuế/Tên hàng hóa – dịch vụ

Các thông tin của nhà cung cấp và loại hàng hóa của hóa đơn.

Tiền hàng

Là tiền hàng chưa bao gồm thuế trên hóa đơn.

Tài khoản thuế

Là tài khoản hạch toán thuế GTGT (133).

Thuế

Là tiền thuế GTGT

Cục thuế

Là cơ quan thuế Nhà nước, nơi doanh nghiệp đăng ký kê khai thuế.

Ghi chú

Là phần ghi chú thêm.

Mã bộ phận, mã vụ việc…

Là các đối tượng theo dõi thêm.

Giải thích các trường ở tab Khác

Mã thanh toán là hạn thanh toán của hóa đơn. Nếu trong Danh mục khách hàng, nhà cung cấp có khai mã thanh toán thì khi chọn mã khách đó chương trình sẽ tự động mặc định số ngày đã khai báo, cho phép sửa lại.

Giải thích các trường ở tab Tổng cộng

Tab Tổng cộng dùng để hiển thị tổng của các trường liên quan đến tiền

4.2 Hóa đơn mua hàng nhập khẩu

Đường dẫn: CN Phải trả/Hóa đơn mua hàng nhập khẩu

Dùng để nhập mua vật tư, hàng hóa trong trường hợp nhập khẩu

Giải thích các trường ở Thông tin chung

Tương tự như hóa đơn mua hàng trong nước.

Giải thích các trường ở tab Chi tiết

Giá ngoại tệ

Là đơn giá mua ngoại tệ của hàng hóa.

Tiền hàng ngoại tệ

Tiền hàng ngoại tệ = số lượng * đơn giá ngoại tệ.

Giá t.thuế nk/ Tiền t.thuế nk

Là đơn giá và tiền ngoại tệ dùng để tính thuế nhập khẩu.

Chi phí ngoại tệ

Là chi phí ngoại tệ phát sinh thêm khi mua hàng. Chi phí này là chi phí ngoại tệ phân bổ cho từng mặt hàng dựa vào số tiền chi phí ngoại tệ nhập ở tab Chi phí.

Mã thuế Nhập khẩu, thuế suất Nhập khẩu (%)

Là mã thuế và thuế suất nhập khẩu của mặt hàng nhập khẩu. Mã thuế nhập khẩu được chọn từ Danh mục thuế nhập khẩu.

Tài khoản thuế nhập khẩu

Là tài khoản dùng để hạch toán tiền thuế nhập khẩu. Nếu trong Danh mục thuế nhập khẩu có khai báo trường tài khoản thuế thì khi chọn mã thuế chương trình sẽ tự lấy ra tài khoản thuế ra, cho phép sửa lại.

Thuế nhập khẩu ngoại tệ

Là tiền thuế nhập khẩu tính bằng ngoại tệ.

Mã thuế TTĐB/thuế suất TTĐB

Là mã thuế và thuế suất tiêu thụ đặc biệt của mặt hàng nhập khẩu. Mã thuế TTĐB được chọn từ Danh mục thuế suất thuế TTĐB.

Tài khoản thuế TTĐB

Là tài khoản dùng để hạch toán tiền thuế tiêu thụ đặc biệt. Nếu trong danh mục thuế tiêu thụ đặc biệt có khai báo trường tài khoản thuế thì khi chọn mã thuế chương trình sẽ tự lấy ra tài khoản thuế ra, cho phép sửa lại.

Thuế TTĐB ngoại tệ

Là tiền thuế tiêu thụ đặc biệt tính bằng ngoại tệ.

Thuế GTGT ngoại tệ

Là tiền thuế GTGT tính bằng ngoại tệ.

Giá, tiền hàng, giá tính thuế nk, tiền tính thuế nk, thuế nk, chi phí, thuế TTĐB, thuế GTGT

Là tiền quy đổi về VND của các trường tiền ngoại tệ tương ứng.

Các trường còn lại tương tự như Hóa đơn mua hàng trong nước.

Giải thích các trường ở tab Chi phí

Tiền ngoại tệ

Là tiền chi phí phát sinh bằng ngoại tệ

Các trường còn lại tương tự như Hóa đơn mua hàng trong nước.

Giải thích các trường ở tab Thuế

Tiền hàng ngoại tệ

Là tiền hàng ngoại tệ để tính thuế GTGT.

Tiền hàng

Là tiền hàng VND để tính thuế GTGT

Tài khoản thuế

Là tài khoản hạch toán thuế GTGT.

Tài khoản đối ứng

Là tài khoản đối ứng với tài khoản thuế GTGT.

Thuế ngoại tệ

Là tiền thuế GTGT ngoại tệ.

Thuế

Là tiền thuế GTGT VND.

Các trường còn lại tương tự như Hóa đơn mua hàng trong nước.

Giải thích các trường ở tab Khác

Tương tự như Hóa đơn mua hàng trong nước.

Giải thích các trường ở tab Tổng cộng

Tab Tổng cộng dùng để tính tổng của các trường liên quan đến tiền tương tự như Hóa đơn mua hàng trong nước.

4.3 Hóa đơn mua dịch vụ

Đường dẫn: Công nợ Phải trả/Hóa đơn mua dịch vụ

Dùng để nhập mua dịch vụ, không liên quan đến hàng hóa tồn kho.

Giải thích các trường ở thông tin chung

Mã thanh toán

Là hạn thanh toán của hóa đơn. Nếu trong Danh mục khách hàng, nhà cung cấp có khai mã thanh toán thì khi chọn mã khách đó chương trình sẽ tự động mặc định số ngày đã khai báo, cho phép sửa lại.

Các trường còn lại tương tự như Hóa đơn mua hàng trong nước.

Giải thích các trường trong tab Chi tiết

Tài khoản nợ

Là tài khoản định khoản Nợ.

Diễn giải

Là diễn giải của từng dòng chi tiết.

Số lượng/ Giá

Trường hợp có theo dõi số lượng và giá thì nhập vào 2 trường này, nếu không có thì để trắng.

Tiền hàng

Là giá trị của tiền hàng.

Giải thích các trường trong tab Thuế

Tương tự như ở Hóa đơn mua hàng trong nước.

4.4 Hóa đơn nhập mua xuất thẳng

Đường dẫn: Công nợ Phải trả/ Hóa đơn nhập mua xuất thẳng

Dùng trong trường hợp mua vật tư, hàng hóa rồi xuất thẳng ra sử dụng (không qua bước nhập kho).

Khi làm trên chứng từ này, chương trình sẽ tự động xuất kho ra với số lượng bằng với số lượng nhập mua. Giá xuất kho được tính bằng 1 trong 2 cách sau: nếu có check đích danh thì giá xuất sẽ bằng với giá nhập, nếu không check đích danh thì cuối tháng khi chạy tính giá chương trình sẽ áp giá xuất kho vào.

Giải thích các trường ở Thông tin chung

Mã khách xuất

Là mã khách xuất hàng.

Các trường còn lại tương tự như Hóa đơn mua hàng trong nước.

Giải thích các trường ở tab Chi tiết

Đích danh

Nếu có check vào trường này thì giá xuất kho sẽ được tính bằng giá nhập kho, nếu không check thì cuối tháng khi chạy tính giá xuất kho chương trình sẽ áp giá xuất vào.

Tài khoản chi phí xuất thẳng

Là tài khoản để hạch toán phần xuất kho. Tài khoản này sẽ đối ứng với tài khoản vật tư (Nợ TK chi phí xuất thẳng/ Có tài khoản vật tư).

Các trường còn lại tương tự như Hóa đơn mua hàng trong nước.

Các tab còn lại tương tự như hóa đơn mua hàng trong nước.

4.5 Phiếu nhập chi phí mua hàng

Đường dẫn: Công nợ Phải trả/Phiếu nhập chi phí mua hàng

Trường hợp phát sinh chi phí mua hàng khi mua vật tư, hàng hóa và chi phí này là của một nhà cung cấp khác với nhà cung cấp hàng hóa thì chi phí đó sẽ được nhập liệu ở chứng từ này. Chi phí sẽ được tính vào giá trị nhập kho của vật tư, hàng hóa đã mua trước đó.

Giải thích các trường ở thông tin chung

Mã NCC

Là nhà cung cấp liên quan đến chi phí.

Các trường còn lại tương tự như hóa đơn mua.

Giải thích các trường ở tab Chi tiết

Các trường ở dưới chi tiết sẽ không tự nhập mà được kế thừa dữ liệu từ hóa đơn mua trong nước, hóa đơn mua nhập khẩu hoặc hóa đơn nhập mua xuất thẳng. Thao tác kế thừa dữ liệu như sau:

Click vào biểu tượng lấy số liệu trên thanh công cụ:

Chọn các điều kiện lọc:

Ngày chứng từ từ/đến: là khoảng thời gian cần lọc các hóa đơn mua hàng.
Chứng từ: bao gồm Hóa đơn mua hàng trong nước, Hóa đơn mua hàng nhập khẩu và Hóa đơn nhập mua xuất thẳng. Chi phí mua hàng là của chứng từ nào thì sẽ lựa chọn tương ứng.
Mã NCC: là mã nhà cung cấp trên hóa đơn mua hàng.
Số hóa đơn: là số chứng từ của hóa đơn mua hàng, có thể chọn nhiều hóa đơn mua.
Nhấn Nhận, sau đó check Chọn các dòng vật tư nhận phân bổ chi phí, trường hợp phân bổ cho tất cả các vật tư của hóa đơn mua thì nhấn vào Chọn tất cả

Sau khi check chọn các dòng vật tư và nhấn Nhận chương trình sẽ gán các dòng vật tư đó xuống tab Chi tiết:

Sau khi lấy số liệu ở tab Chi tiết xong thì sẽ sang tab Chi phí để nhập chi phí.

Giải thích các trường ở tab Chi phí

Mã chi phí/ Tên chi phí

Mã và tên của chi phí phát sinh, được lấy từ Danh mục chi phí.

Tiền

Tiền chi phí phát sinh.

Tiêu thức phân bổ

Trường hợp nhà cung cấp chi phí có xuất hóa đơn GTGT đi kèm thì khai báo tiền thuế ở tab Thuế. Cách nhập liệu ở tab Thuế cũng tương tự như ở Hóa đơn mua hàng trong nước.

4.6 Phiếu thanh toán tạm ứng

Đường dẫn: Công nợ Phải trả/ Phiếu thanh toán tạm ứng

Dùng để nhập nghiệp vụ thanh toán tạm ứng.

Giải thích các trường ở Thông tin chung

Loại phiếu thu

Gồm 2 loại: tạm ứng thông thường và cấn trừ công nợ. Tạm ứng thông thường có nghĩa là nhân viên nào tạm ứng thì sẽ hạch toán vào nhân viên đó. Cấn trừ công nợ là bù trừ giữa công nợ của nhân viên tạm ứng với một mã khách khác.

Mã khách hàng

Là mã nhân viên tạm ứng.

Tài khoản có

Thông thường là tài khoản 141.

Diễn giải

Là nội dung chứng từ.

Số chứng từ

Có thể nhập tay hoặc tạo quyển để đánh theo nguyên tắc.

Trạng thái

Tương tự như hóa đơn mua hàng.

Giải thích các trường ở tab Chi tiết

Tài khoản nợ

Là tài khoản đối ứng với 141.

Mã khách hàng

Nếu loại phiếu thu là 3- Cấn trừ công nợ thì ở chi tiết sẽ có trường Mã khách để nhập. Mã khách này chính là mã khách cấn trừ công nợ với nhân viên.

Giải thích tab Thuế

Dùng để nhập liệu hóa đơn GTGT đầu vào, cách nhập liệu tương tự như tab Thuế ở Hóa đơn mua hàng trong nước.

4.7 Chứng từ phải trả khác, chứng từ bù trừ công nợ

Đường dẫn: Công nợ Phải trả/ Chứng từ bù trừ công nợ

Dùng để nhập liệu các nghiệp vụ khác liên quan đến công nợ phải trả hoặc bù trừ công nợ (ví dụ bù trừ giữa các nhà cung cấp với nhau hoặc bù trừ giữa các tài khoản với nhau…).

Giải thích các trường ở Thông tin chung

Tương tự như các chứng từ ở trên.

Giải thích các trường ở Chi tiết

Tài khoản, phát sinh nợ, phát sinh có

Nếu là tài khoản Nợ thì nhập số tiền ở cột phát sinh nợ, nếu là tài khoản Có thì nhập số tiền ở phát sinh có.

Mã khách

Công nợ liên quan đến khách hàng/nhà cung cấp nào thì chọn mã của khách hàng/nhà cung cấp đó.

Nhóm định khoản

Trường hợp trên một chứng từ có nhiều tài khoản Nợ và nhiều tài khoản Có thì sẽ dùng trường nhóm định khoản để chương trình biết được tài khoản nào đối ứng với nhau, tài khoản nào đối ứng với nhau thì sẽ để trường nhóm định khoản giống nhau. Nếu trên một chứng từ chỉ có một tài khoản Nợ, một tài khoản Có hoặc nhiều tài khoản Nợ, một tài khoản Có hoặc nhiều tài khoản Có, một tài khoản Nợ thì không cần nhập trường nhóm định khoản này.

Giải thích tab Thuế

Dùng để nhập liệu liên quan đến hóa đơn GTGT đầu vào, cách nhập liệu tương tự như tab Thuế của Hóa đơn mua hàng trong nước, tuy nhiên lưu ý tab Thuế trên chứng từ này sẽ không hạch toán vào sổ cái, nếu muốn hạch toán tài khoản 133 vào sổ cái thì sẽ nhập liệu ở tab Chi tiết.

4.8 Bút toán điều chỉnh giảm công nợ

Đường dẫn: Công nợ Phải trả/ Bút toán điều chỉnh giảm công nợ

Trong một số trường hợp cần điều chỉnh giảm công nợ do hạch toán bị nhầm hoặc lý do khác thì sẽ nhập liệu ở chứng từ này.

Cách nhập liệu tương tự như Giấy báo có hoặc Phiếu thu tiền mặt, chỉ khác là tài khoản Có ở phần thông tin chung có thể không phải là tài khoản 111, 112.

4.9 Phiếu nhập điều chỉnh giá hàng mua

Đường dẫn: Công nợ Phải trả/ Phiếu nhập điều chỉnh giá hàng mua.

Trường hợp điều chỉnh tăng hoặc giảm giá các mặt hàng đã mua trước đó thì dùng chứng từ này để nhập liệu.

Giải thích các trường ở Thông tin chung

Loại hóa đơn

Có hai lựa chọn tương ứng: tăng giá và giảm giá.

Mã khách

Mà mã nhà cung cấp mà công ty đã mua hàng trước đó.

Các trường còn lại tương tự như ở Hóa đơn mua hàng trong nước.

Giải thích các trường ở Chi tiết

Mã sản phẩm

Điều chỉnh giá của mặt hàng nào thì chọn mặt hàng đó. Mã hàng có thể nhập trực tiếp hoặc kế thừa số liệu từ Hóa đơn mua hàng. Cách kế thừa số liệu tương tự như ở Phiếu nhập chi phí mua hàng.

Giá

Là giá chênh lệch điều chỉnh tăng thêm hoặc giảm đi.

Giải thích tab Thuế

Cách nhập liệu tương tự như tab Thuế ở Hóa đơn mua hàng trong nước.

4.10 Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp

Đường dẫn: Công nợ Phải trả/ Phiếu giao hàng.

Dùng để xử lý nghiệp vụ xuất trả lại hàng cho nhà cung cấp.

Giải thích các trường ở Thông tin chung

Mã nhập xuất, tài khoản nợ

Thông thường là tài khoản 331.

Số, ký hiệu

Là số hóa đơn và ký hiệu của hóa đơn GTGT.

Các trường còn lại tương tự như các chứng từ ở phía trên.

Giải thích các trường ở tab Chi tiết

Mã sản phẩm

Là mặt hàng trả lại cho nhà cung cấp. Mã hàng có thể tự nhập hoặc kế thừa dữ liệu từ hóa đơn mua đã mua trước đó, thao tác kế thừa dữ liệu như sau:

Click vào nút lấy số liệu trên thanh công cụ, chọn lấy số liệu từ hóa đơn mua hàng trong nước hoặc hóa đơn mua hàng nhập khẩu.

Gõ khoảng thời gian cần lấy vào điều kiện lọc:

Click vào trường Số hóa đơn để check chọn số chứng từ cần lấy, sau đó nhấn Nhận:

Tiếp tục nhấn Nhận:

Gõ số lượng trả lại vào cột SL lấy, trường hợp trả lại toàn bộ số lượng trên hóa đơn thì click vào cột Chọn, nhấn Nhận:

Số lượng

Là số lượng trả lại của từng mặt hàng.

Giá

Là giá mua trên hóa đơn, khi lấy số liệu từ hóa đơn mua thì chương trình sẽ tự động lấy giá trên hóa đơn.

Tiền

Tiền = số lượng * giá.

Thuế

Là tiền thuế phân bổ xuống cho từng mặt hàng trong trường hợp có nhập ở tab Thuế.

Tài khoản có

Là tài khoản vật tư.

Số hóa đơn, dòng hóa đơn

Là thông tin của hóa đơn để nhìn vào biết được là trả lại của hóa đơn nào, khi kế thừa từ hóa đơn mua thì chương trình sẽ tự động lấy 2 trường này.

Giải thích các trường ở tab Thuế

Mẫu báo cáo, mã tính chất, cục thuế, ghi chú

Tương tự như tab Thuế ở các chứng từ khác.

Mã thuế

Là mã thuế suất

Tài khoản thuế

Trường hợp nếu kê thuế đầu vào thì tài khoản thuế là 133, trường hợp kê thuế đầu ra thì tài khoản thuế là tài khoản 333.

Nhóm sản phẩm

Dùng để diễn giải tên các mặt hàng trả lại khi lên bảng kê thuế GTGT đầu vào.

Kê thuế đầu ra

Do hàng trả lại sẽ có 2 trường hợp xảy ra: nhà cung cấp xuất hóa đơn hàng trả lại hoặc công ty xuất hóa đơn hàng trả lại. Trường hợp nhà cung cấp xuất hóa đơn hàng trả lại thì lúc này sẽ kê khai thuế đầu vào (số tiền âm), lúc đó sẽ không check chọn vào trường Kế thuế đầu ra. Trường hợp công ty xuất hóa đơn thì lúc này sẽ kê khai thuế đầu ra, lúc đó sẽ check chọn vào trường Kê thuế đầu ra.

4.11 Hóa đơn dịch vụ trả lại nhà cung cấp

Đường dẫn: Công nợ Phải trả/ Hóa đơn dịch vụ trả lại nhà cung cấp

Dùng để xử lý nghiệp vụ trả lại hàng dịch vụ (không liên quan đến hàng hóa, vật tư tồn kho) cho nhà cung cấp.

Giải thích các trường ở Thông tin chung

Mã khách

Trả lại dịch vụ cho nhà cung cấp nào thì chọn mã nhà cung cấp đó.

Tài khoản nợ

Thông thường là tài khoản 331 để giảm số tiền phải trả nhà cung cấp.

Diễn giải

Là nội dung chứng từ.

Nhóm hàng hóa

Dùng để diễn giải tên các mặt hàng trả lại khi lên bảng kê thuế GTGT đầu vào.

Số, ngày chứng từ, mã ngoại tệ, trạng thái

Tương tự như các chứng từ khác.

Giải thích các trường ở tab Chi tiết

Tài khoản có

Là tài khoản đối ứng với tài khoản công nợ ở Thông tin chung.

Số lượng, giá

Trường hợp có theo dõi số lượng dịch vụ thì nhập 2 trường này, nếu không theo dõi số lượng thì để trắng.

Tiền

Là giá trị dịch vụ trả lại.

Giải thích các trường ở tab Thuế

Tương tự như tab Thuế của Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp.

4.12 Phân bổ trả tiền hàng cho các hóa đơn

Đường dẫn: Công nợ phải trả/ Phân bổ trả tiền hàng cho các hóa đơn.

Phân bổ trả tiền hàng cho các hóa đơn được dùng trong trường hợp có theo dõi công nợ phải trả theo từng hóa đơn và khi trả tiền cho nhà cung cấp chưa trực tiếp cho hóa đơn nào, sau đó thực hiện phân bổ cho hóa đơn để cấn trừ trực tiếp cho hóa đơn.

Giải thích các trường màn hình điều kiện lọc

Ngày từ/ đến

Lọc theo ngày của chứng từ thanh toán

Mã ngoại tệ, mã khách, tài khoản

Trường hợp có lọc các trường này thì chương trình chỉ lấy lên các chứng từ thỏa mãn điều kiện, có thể trắng.

Loại chứng từ

Gồm các tùy chọn: Chưa phân bổ hết, đã phân bổ hết, tất cả. Nếu chọn Chưa phân bổ hết thì chỉ lọc lên các chứng từ thanh toán chưa phân bổ hết cho các hóa đơn. Nếu chọn đã phân bổ hết thì chỉ lọc lên các chứng từ đã thanh toán hết cho các hóa đơn. Nếu chọn tất cả thì sẽ lọc lên tất cả các chứng từ thanh toán.

Xử lý

Có 2 tùy chọn:

Phân bổ tự động theo ngày hóa đơn, số hóa đơn: chương trình sẽ tự phân bổ các chứng từ thanh toán cho các hóa đơn lần lượt từ trên xuống dưới theo nguyên tắc ngày hóa đơn, số hóa đơn, hóa đơn nào có ngày nhỏ hơn thì phân bổ trước
Người dùng tự phân bổ: người dùng tự chọn chứng từ thanh toán nào sẽ phân bổ cho hóa đơn nào.

Giải thích các trường màn hình phân bổ

Trường hợp phân bổ tự động

Màn hình phía trên là Danh sách các chứng từ thanh toán, màn hình phía dưới là danh sách các hóa đơn của cùng mã khách hàng.

Đối với loại này chương trình sẽ check chọn sẵn các hóa đơn ở màn hình bên dưới cho đủ số tiền phân bổ cho chứng từ thanh toán phía trên, người dùng chỉ cần chọn chứng từ thanh toán và nhấn Lưu màn hình bên dưới là xong thao tác.

Trường hợp người dùng tự phân bổ

Đứng tại dòng chứng từ thanh toán cần phân bổ ở phía trên sau đó click vào từng hóa đơn bên dưới muốn phân bổ, chỉ cần check chọn hóa đơn chương trình sẽ tự phân bổ số tiền (được phép sửa lại), sau đó nhấn Lưu ở màn hình bên dưới.

Trường hợp đã phân bổ sau đó muốn bỏ phân bổ thì click vào nút Xóa ở màn hình bên dưới.

4.13 Tất toán hóa đơn

Đường dẫn: Công nợ Phải trả/ Tất toán hóa đơn

Chức năng này nhằm mục đích giải quyết tình trạng treo công nợ theo hóa đơn mà trên thực tế các hóa đơn này không còn phải trả hoặc đã trả thừa với số tiền không đáng kể.

Nếu doanh nghiệp không có nhu cầu theo dõi công nợ và thanh toán công nợ chi tiết theo hoá đơn thì không cần phải thực hiện chức năng này.

Chức năng Tất toán sẽ lọc ra các Hóa đơn mua hàng còn dư nợ, sau khi tất toán xong thì chương trình sẽ xử lý giảm công nợ của hóa đơn mua hàng tương ứng, đồng thời xử lý giảm công nợ theo nhà cung cấp.

Giải thích các trường ở điều kiện lọc

Ngày hạch toán từ đến

Lọc theo ngày hóa đơn.

Được thanh toán đến

Dùng để lọc theo ngày của chứng từ thanh toán, ví dụ Hóa đơn ngày 01/04, chứng từ thanh toán ngày 10/04, trường hợp lọc Được thanh toán đến ngày là 06/04, thì cột Thanh toán sẽ lên bằng 0

Các đối tượng khác

Lọc các đối tượng khác cần lọc: Mã khách, tài khoản…Trường hợp để trắng thì sẽ lên tất cả dữ liệu.

Tất toán

Có 2 tùy chọn:

Chưa tất toán: lọc các hóa đơn chưa được tất toán, dùng để lọc các hóa đơn còn dư nợ để tất toán.
Đã tất toán: để lọc các hóa đơn đã tất toán bằng chức năng này, dùng để bỏ Tất toán cho các hóa đơn.

Giải thích các trường màn hình xử lý tất toán

Sau khi chọn đầy đủ điều kiện nhấn Nhận chương trình sẽ hiện ra danh sách các hóa đơn còn dư nợ. Lưu ý: các hóa đơn đã trả hết tiền trên Phiếu chi, Ủy nhiệm chi hoặc dùng chức năng phân bổ sẽ không lên ở màn hình này.

Muốn tất toán cho hóa đơn nào, check chọn vào dòng hóa đơn đó sau đó nhấn vào biểu tượng để Tất toán cho các hóa được chọn.

Trường hợp muốn bỏ tất toán cho hóa đơn (hóa đơn tất toán do trả tiền hoặc phân bổ trả tiền thì không dùng chức năng này), thì lọc theo tùy chọn đã tất toán, sau đó check vào hóa đơn rồi nhấn vào biểu tượng để bỏ tất toán.

Khi tất toán chương trình sẽ tự động hạch toán: Nợ TK 331/Có 711 hoặc Nợ 811/Có 331. Trong đó tài khoản 711 hoặc 811 được khai ở tham số tùy chọn trong menu Hệ thống (Hệ thốngKhai báo các tham số tùy chọntab Kế toán):

5. Báo cáo

5.1 Sổ chi tiết công nợ nhà cung cấp

Đường dẫn: Báo cáo/Công nợ nhà cung cấp/Sổ chi tiết công nợ nhà cung cấp

Báo cáo lên số liệu chi tiết công nợ của từng nhà cung cấp theo tài khoản trong thời gian lọc.

Giải thích các trường trên màn hình lọc

Từ ngày đến ngày

Lọc từ ngày đến ngày cần xem.

Tài khoản

Tài khoản công nợ, bắt buộc nhập.

Mã khách

Là mã nhà cung cấp cần xem, bắt buộc nhập.

Mẫu báo cáo

Gồm mẫu tiền chuẩn và mẫu ngoại tệ. Mẫu tiền chuẩn sẽ lấy theo tiền hạch toán (VND), Mẫu ngoại tệ sẽ bao gồm tiền ngoại tệ và tiền hạch toán.

Mẫu báo cáo như sau:

Mẫu tiền chuẩn:

Mẫu ngoại tệ:

5.2 Bảng cân đối phát sinh công nợ

Đường dẫn: Báo cáo/Công nợ nhà cung cấp/Sổ cân đối phát sinh công nợ

Báo cáo hiển thị số liệu tổng hợp công nợ đầu kỳ, phát sinh nợ có và số dư cuối kỳ của từng nhà cung cấp theo tài khoản được lọc.

Giải thích các trường trên màn hình lọc

Từ ngày đến ngày

Lọc từ ngày đến ngày cần xem.

Tài khoản

Tài khoản công nợ, bắt buộc nhập.

Mã khách

Chọn nhà cung cấp cần xem, không bắt buộc nhập.

Các đối tượng lọc khác

Ngưởi dùng có thể tùy chọn lọc báo cáo theo nhóm nhà cung cấp

Mẫu báo cáo

Chọn Mẫu chuẩn hoặc Mẫu ngoại tệ.

Mẫu báo cáo như sau:

5.3 Báo cáo số dư công nợ

Đường dẫn: Báo cáo/Công nợ nhà cung cấp/Báo cáo số dư công nợ

Báo cáo dùng để xem nhanh số dư công nợ đầu kỳ hoặc cuối kỳ theo nhà cung cấp và tài khoản công nợ.

Giải thích các trường trên màn hình lọc

Đến ngày

Số dư tính đến ngày.

Đầu kỳ/Cuối kỳ

Chọn xem số dư công nợ đầu kỳ hoặc cuối kỳ

Tài khoản

Tài khoản công nợ, bắt buộc nhập.

Mã khách

Chọn nhà cung cấp cần xem, không bắt buộc nhập.

Các đối tượng lọc khác

Ngưởi dùng có thể tùy chọn lọc báo cáo theo nhóm nhà cung cấp

Mẫu báo cáo

Chọn Mẫu chuẩn hoặc Mẫu ngoại tệ.

5.4 Sổ tổng hợp chữ T theo nhà cung cấp

Đường dẫn: Báo cáo/Công nợ nhà cung cấp/Sổ tổng hợp chữ T theo nhà cung cấp

Báo cáo cho biết tổng hợp số phát sinh một tài khoản công nợ của nhà cung cấp theo từng tài khoản đối ứng.

Giải thích các trường trên màn hình lọc

Từ ngày đến ngày

Lọc từ ngày đến ngày cần xem.

Tài khoản

Tài khoản công nợ, bắt buộc nhập.

Mã khách hàng

Chọn nhà cung cấp cần xem, bắt buộc nhập.

Mẫu báo cáo

Chọn Mẫu chuẩn hoặc Mẫu ngoại tệ.

5.5 Sổ đối chiếu công nợ

Đường dẫn: Báo cáo/Công nợ khách hàng/Sổ đối chiếu công nợ

Sổ đối chiếu công nợ dùng để gởi và đối chiếu công nợ với nhà cung cấp định kỳ theo qui định.

Giải thích các trường trên màn hình lọc

Từ ngày đến ngày

Lọc từ ngày đến ngày cần xem.

Tài khoản

Tài khoản công nợ, bắt buộc nhập.

Mã khách

Chọn nhà cung cấp cần xem, bắt buộc nhập.

Tính số dư

Chọn tính số dư sau mỗi nghiệp vụ chi tiết hay không.

Mẫu báo cáo

Chọn Mẫu chuẩn hoặc Mẫu ngoại tệ.

Bảng xác nhận công nợ

Đường dẫn: Báo cáo/Công nợ nhà cung cấp/Bảng xác nhận công nợ

Tương tự như Sổ đối chiếu công nợ.

5.6 Báo cáo công nợ nhiều khách hàng

Một số báo cáo công nợ có thể xem hoặc in cho nhiều khách hàng cùng lúc, số liệu hiển thị cho từng khách hàng tương tự mẫu báo cáo cho từng khách hàng.

Bảng chi tiết công nợ nhiều nhà cung cấp
Xác nhận công nợ nhiều nhà cung cấp
Bảng đối chiếu công nợ nhiều nhà cung cấp

5.7 Bảng kê chứng từ theo hợp đồng

Đường dẫn: Báo cáo/Công nợ nhà cung cấp/Bảng kê chứng từ theo hợp đồng

Báo cáo liệt kê các phát sinh liên quan đến nhà cung cấp, tài khoản và hợp đồng. Người dùng có thể tùy chọn lọc theo nhiều đối tượng khác như vụ việc, khế ước, bộ phận…

Giải thích các trường trên màn hình lọc

Từ ngày đến ngày

Lọc từ ngày đến ngày cần xem.

Tài khoản

Tài khoản phát sinh.

Ghi nợ/có/tất cả

Lọc phát sinh nợ/có/cả hai của tài khoản được chọn.

Mã khách

Chọn nhà cung cấp cần xem, bắt buộc nhập.

Tài khoản đối ứng

Lọc tài khoản đối ứng với tài khoản được chọn.

Nhóm theo

Chọn đối tượng nhóm và tính tổng.

Chỉ lấy dữ liệu có nhập

Chỉ lấy các chứng từ có nhập giá trị của đối tượng được chọn.

Mẫu báo cáo

Chọn Mẫu chuẩn hoặc Mẫu ngoại tệ.

5.9 Sổ chi tiết theo hợp đồng

Đường dẫn: Báo cáo/Công nợ nhà cung cấp/Sổ chi tiết theo hợp đồng

Báo cáo lên số liệu chi tiết số dư đầu kỳ, phát sinh và số dư cuối kỳ theo từng tài khoản và hợp đồng.

Giải thích các trường trên màn hình lọc

Từ ngày đến ngày

Lọc từ ngày đến ngày cần xem.

Tài khoản

Tài khoản công nợ, bắt buộc nhập.

Hợp đồng

Bắt buộc nhập.

Mẫu báo cáo

Chọn Mẫu chuẩn hoặc Mẫu ngoại tệ.

5.10 Bảng cân đối phát sinh công nợ theo hợp đồng

Đường dẫn: Báo cáo/Công nợ nhà cung cấp/Bảng cân đối phát sinh công nợ theo hợp đồng

Báo cáo liệt kê tổng hợp số dư đầu kỳ, phát sinh và số dư cuối kỳ theo từng tài khoản và hợp đồng.

Giải thích các trường trên màn hình lọc
- Từ ngày đến ngày
Lọc từ ngày đến ngày cần xem.
- Tài khoản
Tài khoản công nợ, bắt buộc nhập.
- Hợp đồng
Chọn khách hàng cần xem, bắt buộc nhập.
- Mẫu báo cáo
Chọn Mẫu chuẩn hoặc Mẫu ngoại tệ.

5.11 Báo cáo số dư hợp đồng

Đường dẫn: Báo cáo/Công nợ nhà cung cấp/Báo cáo số dư hợp đồng

Báo cáo dùng để xem nhanh số dư công nợ đầu kỳ hoặc cuối kỳ theo hợp đồng và tài khoản công nợ.

Giải thích các trường trên màn hình lọc

Đến ngày

Số dư tính đến ngày.

Đầu kỳ/Cuối kỳ

Chọn xem số dư công nợ đầu kỳ hoặc cuối kỳ

Tài khoản

Tài khoản công nợ, bắt buộc nhập.

Hợp đồng

Chọn hợp đồng cần xem, không bắt buộc nhập.

Nhóm hợp đồng

Chọn lọc xem hợp đồng theo nhóm.

Mẫu báo cáo

Chọn Mẫu chuẩn hoặc Mẫu ngoại tệ.

5.12 Báo cáo công nợ theo hóa đơn

Đường dẫn: Báo cáo/Công nợ hóa đơn mua/ Báo cáo công nợ theo hóa đơn

Báo cáo thể hiện tình hình công nợ chi tiết theo từng hóa, bao gồm: Tổng tiền, Đã thanh toán và Còn lại.

Báo cáo lên 2 luồng thông tin: Số dư công hóa đơn có chia theo hạn thanh toán và Công nợ hóa đơn sắp đến hạn thanh toán.

Giải thích các trường trên màn hình lọc

Ngày báo cáo

Người dùng tự gõ, là ngày dùng để xét hạn thanh toán, ngày này so với hạn thanh toán của hóa đơn để xét trong hoặc quá hạn, và xét số ngày quá hạn thanh toán.

Được thanh toán đến ngày

Dùng để lọc theo ngày của chứng từ trả tiền, ví dụ Hóa đơn ngày 01/04, Phiếu chi ngày 10/04, trường hợp lọc Được thanh toán đến ngày là 06/04, thì cột Thanh toán sẽ lên bằng 0

Các đối tượng khác

Lọc các đối tượng khác cần xem: Ngày từ/Ngày đến hóa đơn, Mã khách hàng, Các nhóm khách hàng. Trường hợp để trắng thì sẽ lên tất cả dữ liệu.

Chi tiết

Có 2 tùy chọn:

Theo hóa đơn: thể hiện chi tiết theo từng hóa đơn, mỗi hóa đơn 1 dòng.
Theo khách hàng: nhóm các hóa đơn lại theo từng khách hàng.
Số dư

Có 2 tùy chọn:
- Tất cả: Lên tất cả hóa đơn theo điều kiện lọc.
- Chỉ có hóa đơn số dư lớn hơn 0: chỉ thể hiện các hóa đơn có Số dư > 0 theo điều kiện lọc.
- Số ngày hạn thanh toán
Dùng để chia các mốc quá hạn công nợ theo từng nhóm là bội số của ngày gõ vào, dựa vào ngày xem báo cáo trừ cho ngày đến hạn của hóa đơn, nếu quá hạn thanh toán bao nhiêu ngày sẽ sắp số tiền vào cột tương ứng.
- Số ngày cảnh báo
Tùy chọn này được dùng (nếu nhập > 0) để xem dữ liệu báo cáo công nợ hóa đơn sắp đến hạn thanh toán, báo cáo sẽ lên các hóa đơn đã quá hạn và các hóa đơn trong hạn có hạn thanh toán nằm trong khoảng Ngày báo cáo + Số ngày cảnh báo gõ vào.
- Mẫu báo cáo
Chọn Mẫu chuẩn hoặc Mẫu ngoại tệ.

5.13 Bảng kê chi tiết trả tiền theo hóa đơn

Đường dẫn: Báo cáo/Công nợ hóa đơn mua/Bảng kê chi tiết thu tiền theo hóa đơn

Báo cáo thể hiện tình hình trả tiền chi tiết theo từng hóa, bao gồm: Tổng tiền, Đã thanh toán và Còn lại và nếu đã thanh toán thì thanh toán cụ thể bởi chứng từ nào.

Giải thích các trường trên màn hình lọc

Từ ngày đến ngày

Lọc từ ngày đến ngày hạch toán cần xem.

Được thanh toán đến ngày

Dùng để lọc theo ngày của chứng từ thanh toán, ví dụ Hóa đơn ngày 01/04, Phiếu chi ngày 10/04, trường hợp lọc Được thanh toán đến ngày là 06/04, thì cột Thanh toán sẽ lên bằng 0

Các đối tượng khác

Lọc các đối tượng khác cần xem: Mã khách hàng, Các nhóm khách hàng… Trường hợp để trắng thì sẽ lên tất cả dữ liệu.

Số dư

Có 2 tùy chọn:

Tất cả: Lên tất cả hóa đơn theo điều kiện lọc.
Chỉ có hóa đơn số dư lớn hơn 0: chỉ thể hiện các hóa đơn có Số dư > 0 theo điều kiện lọc.
Chi tiết thu tiền

Có 2 tùy chọn:

Không: Không thể hiện các phiếu thanh toán, mỗi hóa đơn thể hiện 1 dòng.
Có: Có thể hiện chi tiết các phiếu thanh toán, các Phiếu thanh toán tương ứng của hóa đơn nào sẽ nằm bên dưới của hóa đơn đó.
Mẫu báo cáo

Chọn Mẫu chuẩn hoặc Mẫu ngoại tệ.