Hướng dẫn sử dụng chức năng Bán hàng và công nợ phải thu

1.1 Đối tượng sử dụng tài liệu

Tài liệu này được xây dựng để hỗ trợ khách hàng nắm được cách thức sử dụng chương trình, qua đó có thể thực hiện tốt các công việc được giao trong các bước của quy trình Quản lý bán hàng trong hệ thống.

Phòng kế toán: theo dõi công nợ và doanh thu bán hàng.

Phòng bán hàng: theo dõi tình hình công nợ để xem xét việc xét duyệt các đơn hàng.

1.2 Tham số tùy chọn

• Theo dõi thanh toán cho phiếu kế toán, phiếu bù trừ

Tham số này xử lý trường hợp cấn trừ công nợ làm phát sinh tăng công nợ phải thu/phải trả thì có theo dõi như một hóa đơn để thanh toán và chi tiết hạn nợ hay không.

1.3 Những tính năng cơ bản

Phân hệ kế toán công nợ phục vụ theo dõi công nợ một cách nhanh chóng, chặt chẽ,  và đáp ứng việc cung cấp dữ liệu cần thiết của của bộ phận liên quan.

1.3.1 Theo dõi công nợ

Theo dõi công nợ chi tiết theo hóa đơn, khách hàng, thời hạn công nợ chi tiết theo từng hóa đơn

Theo dõi công nợ theo từng hơp đồng ký kết

1.3.2 Báo cáo

Báo cáo công nợ theo khách hàng, xác nhận công nợ, đối chiếu công nợ.

Báo cáo công nợ chi tiết theo hóa đơn, thời hạn công nợ chi tiết theo từng hóa đơn

Báo cáo công nợ theo từng hơp đồng ký kết

2.1 Danh mục khách hàng

Đường dẫn: Danh mục / Danh mục khách hàng

Giải thích các trường thông tin chính

• Mã khách hàng

Khai báo mã của đối tượng khách hàng, tối đa 32 ký tự.

• Tên khách hàng/ Tên khác

Khai báo tên tiếng Việt và tên tiếng Anh của khách hàng.

• Tùy chọn Khách hàng / Nhà cung cấp

Thông tin phụ, xác định đối tượng là khách hàng hay nhà cung cấp, có thể check chọn cả 2.

• Địa chỉ / Người liên hệ

Địa chỉ liên hệ của khách hàng và người liên hệ phía khách hàng. Các trường này được nhập tự do và là thông tin thêm, dùng để in trong các chứng từ có liên quan nếu doanh nghiệp có in chứng từ trên máy.

• Mã số thuế

Mã số thuế của khách hàng/nhà cung cấp là thông tin theo dõi thêm. Chương trình kiểm tra nếu trùng mã số thuế sẽ cảnh báo nhưng vẫn cho phép Lưu.

• Nhân viên bán hàng

Mã nhân viên bán hàng phụ trách khách hàng này, lấy từ Danh mục nhân viên bán hàng. Hiện tại, chỉ sử dụng trong phân hệ quản lý bán hàng.

• Mã thanh toán

Mã thanh toán ngầm định khi bán hàng của khách hàng này, lấy từ Danh mục thanh toán.

• Giới hạn tiền nợ

Dùng để xử lý Treo các đơn hàng bán nếu khách hàng có công nợ vượt quá giới hạn. Khi lưu đơn hàng, nếu số tiền trên đơn hàng cộng với Công nợ hiện tại lớn hơn giới hạn tiền nợ của khách hàng, chương trình sẽ tự động chuyển trạng thái của đơn hàng sang trạng thài “Treo”. Hiện tại, chỉ sử dụng trong phân hệ quản lý bán hàng.

• Nhóm khách 1/2/3

Nhóm phân loại theo tính chất 1/2/3 dùng để lọc dữ liệu báo cáo hoặc thực hiện các báo cáo phân loại khách hàng. Giá trị các trường này được lấy từ các mã nhóm có loại nhóm khách hàng là 1/2/3 trong danh mục phân nhóm.

• Khu vực

Mã khu vực của khách hàng, dùng để phân tích dữ liệu trên các báo cáo bán hàng. Giá trị được lấy từ Danh mục khu vực.

• Điện thoại / Fax / Thư / Trang chủ

Điện thoại / Fax / Thư / Trang chủ là thông tin của khách hàng.

• Trạng thái

Có 2 tùy chọn, nếu chọn Không còn sử dụng thì trên chứng từ sẽ không nhập liệu được mã đối tượng này, dùng không trường hợp khách hàng không còn giao dịch nữa.

2.2 Danh mục nhân viên bán hàng

Đường dẫn: Danh mục / Danh mục nhân viên bán hàng

Danh mục nhân viên bán hàng được thiết kế phục vụ cho việc quản lý các nhân viên bán hàng.

Giải thích các trường thông tin

• Mã nhân viên

Khai báo mã nhân viên bán hàng.

• Tên nhân viên / Tên khác

Khai báo tên tiếng Việt và tiếng Anh của nhân viên.

• Nhóm nhân viên 1/2/3

Dùng để lọc trên các báo cáo bán hàng, được lấy từ Danh mục phân nhóm.

• Tên đăng nhập

Dùng để khai báo user đăng nhập vào chương trình, dùng để lọc dữ liệu trên các báo cáo.

 

2.3 Danh mục phương thức thanh toán

Đường dẫn: Danh mục / Kế toán / Danh mục phương thức thanh toán

Thông tin ở danh mục này dùng để theo dõi phương thức thanh toán của khách hàng, dùng để in lên các chứng từ bán hàng và Hóa đơn Giá trị gia tăng.

2.4 Danh mục hạn thanh toán

Đường dẫn: Danh mục / Bán hàng / Danh mục hạn thanh toán

Khai báo các loại thời hạn thanh toán, dùng để xác định thời hạn thanh toán khi bán hàng.

2.5 Danh mục hạn hợp đồng

Đường dẫn: Danh mục / Kế toán/ Danh mục hợp đồng

Khai báo các hợp đồng ký kết, dùng để theo dõi công nợ cho từng hợp đồng khi bán hàng hoặc thanh toán.

3.1 Vào đầu kỳ công nợ hóa đơn

Đường dẫn: Công nợ phải thu / Đầu kỳ / Vào đầu kỳ công nợ hóa đơn

Vào đầu kỳ công nợ hóa đơn được cập nhật khi có theo dõi công nợ theo từng hóa đơn. Người sử dụng chỉ phải cập nhật số đầu kỳ hóa đơn 1 lần khi bắt đầu sử dụng chương trình. Đối với các kỳ tiếp theo trong năm và của cả các năm sau số dư công nợ theo hóa đơn sẽ tự động chuyển sang.

Giải thích các trường thông tin quan trọng

• Mã khách hàng

Khai báo mã khách

• Số chứng từ / Ngày chứng từ

Khai báo Số và Ngày hóa đơn còn dư nợ

• Tiền hóa đơn / Đã thanh toán / Tổng thanh toán

Khai báo số tiền còn nợ theo từng hóa đơn.

3.2 Vào đầu kỳ công nợ khách hàng

Đường dẫn: Công nợ phải thu / Đầu kỳ / Vào đầu kỳ công nợ khách hàng

Vào đầu kỳ công nợ khách hàng được cập nhật khi có theo dõi công nợ theo khách hàng. Người sử dụng chỉ phải cập nhật số đầu kỳ khách hàng1 lần khi bắt đầu sử dụng chương trình. Đối với các kỳ tiếp theo trong năm và của cả các năm sau số dư công nợ theo khách hàng sẽ tự động chuyển sang.

Giải thích các trường thông tin quan trọng

• Mã khách hàng

Khai báo mã khách

• Dư nợ / Dư có

Khai báo số tiền VND còn nợ theo khách hàng.

• Dư nợ nt / Dư có nt

Khai báo số tiền ngoại tệ còn nợ theo khách hàng.

3.3 Vào đầu kỳ công nợ theo hợp đồng

Đường dẫn: Công nợ phải thu/ Đầu kỳ / Vào số dư đầu kỳ hợp đồng

Vào đầu kỳ công nợ khách hàng được cập nhật khi có theo dõi công nợ theo hợp đồng. Người sử dụng chỉ phải cập nhật số đầu kỳ hợp đồng 1 lần khi bắt đầu sử dụng chương trình. Đối với các kỳ tiếp theo trong năm và của cả các năm sau số dư công nợ theo hợp đồng sẽ tự động chuyển sang.

 

Giải thích các trường thông tin quan trọng

• Tài khoản

Tài khoản theo dõi công nợ của hợp đồng này.

• Mã hợp đồng

Khai báo hợp đồng

• Dư nợ / Dư có

Khai báo số tiền VND còn nợ theo hợp đồng.

• Dư nợ nt / Dư có nt

Khai báo số tiền ngoại tệ còn nợ theo hợp đồng.

4.1 Hóa đơn bán hàng

Đường dẫn: Công nợ phải thu/ Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng được cập nhật vào phần mềm để ghi nhận doanh thu và in ra Hóa đơn GTGT giao dịch hàng ngày.

Bộ phận lập:     Bộ phận kế toán hoặc kinh doanh

Quá trình lập hóa đơn được hỗ trợ bằng nhiều cách:

• Lập trực tiếp hóa đơn mới.
• Lấy số liệu từ một đơn hàng.
• Lấy số liệu từ phiếu xuất.

Khi nhập liệu Hóa đơn bán hàng thì chương trình sẽ trừ số tồn kho và ghi nhận tăng công nợ doanh thu của chương trình lên.

Giải thích các trường quan trọng thông tin chung

• Loại hóa đơn

Có 2 tùy chọn:

• Hóa đơn kiêm phiếu xuất: chỉ dùng trong quy trình từ Đơn hàng trực tiếp qua Hóa đơn luôn, không dùng Phiếu xuất bán. Đối với loại này thì chương trình trừ tồn kho cả 2 kho Thực tế và Sổ sách, và không kế thừa được từ Phiếu xuất bán.
• Hóa đơn: dùng trong quy trình có sử dụng Phiếu xuất bán. Đối với loại này thì chỉ trừ tồn kho Sổ sách, và được phép kế thừa cả Đơn hàng và Phiếu xuất tùy theo quy trình sử dụng.
• Mã khách

Chọn từ danh mục khách hàng. Mã khách hàng không được thay đổi trong khi hiệu chỉnh chứng từ mà chỉ được nhập lần đầu tiên khi lập chứng từ. Nếu muốn thay đổi, phải xóa các thông tin chi tiết và nhập lại mã khách hàng.

• Mã thanh toán

Mã thanh toán được ngầm định lấy từ danh mục khách hàng, nhưng được phép sửa lại, dùng lên báo cáo công nợ theo Hóa đơn.

• Số hoá đơn / Số seri

Số hoá đơn, số seri của hoá đơn xuất cho khách hàng, dùng để in lên hóa đơn GTGT.

• Tài khoản nợ

Tài khoản ghi nợ trong hạch toán doanh thu hóa đơn.

• Tỷ giá

Tỷ giá giao dịch trong trường hợp xuất hóa đơn bằng ngoại tệ. Chọn mã ngoại tệ và nhập tỷ giá.

Giải thích các trường quan trọng tab Chi tiết

• Loại hàng

Cho phép chọn giữa Hàng bán và Khuyến mãi

• Mã kho

Kho xuất hàng trong hóa đơn, được nhập trực tiếp trên màn hình từ “Danh mục kho” hoặc được lấy từ các bước quy trình trước như “Phiếu xuất” hoặc “Đơn hàng”.

• Mã vị trí

Vị trí xuất hàng trong kho, lấy từ Danh mục vị trí, được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp có theo dõi vật tư theo vị trí kho.

Lưu ý: Nếu loại chứng từ là 1,3 thì trường mã vị trí sẽ ảnh hưởng trong khai báo tham số “Kế toán theo dõi thông tin vị trí kho” – Chọn “Không”: trường “Vị trí” sẽ không có.

• Mã lô

Số lô của hàng hóa, được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp có theo dõi vật tư theo lô. Khai báo về lô hàng được thực hiện ở phân hệ hàng tồn kho.

Lưu ý: Nếu loại chứng từ là 1,3 thì trường mã lô sẽ ảnh hưởng trong khai báo tham số “Kế toán theo dõi thông tin lô vật tư” – Chọn “Không”: trường “Lô” sẽ không có.

• Tồn kho

Hiện số tồn kho tức thời của vật tư. Số liệu tồn kho này được tính toán dựa vào các dữ liệu nhập, xuất mà người dùng đã cập nhật vào chương trình tính đến thời điểm nhập liệu, không phụ thuộc vào ngày của phiếu nhập, phiếu xuất. Có 2 tuỳ chọn về cách lên số liệu ở cột này: lên theo số liệu tồn kho hoá đơn (tức tồn kho kế toán) và lên theo số liệu tồn kho thực tế. Tuỳ chọn này được khai báo tại mục “Hệ thống/ Danh mục/ Khai báo các màn hình nhập chứng từ”.

Cột này có thể được khai báo ẩn (hiện) tại mục “Hệ thống/ Danh mục/ Khai báo các tham số tuỳ chọn”.

• Số lượng

Số lượng hàng hóa từng loại trên hoá đơn, có thể tự nhập hoặc lấy giá trị ngầm định từ trường số lượng trong đơn hàng / phiếu xuất.

• Giá đích danh

Nếu kích chọn vào mục này thì người dùng phải tự xác định giá vốn hàng bán và nhập vào chương trình. Trường hợp không kích chọn thì chương trình sẽ tự động tính toán giá vốn theo phương pháp tính giá mà hàng bán đã chọn khi khai báo danh mục hàng hoá, vật tư.

• Giá chuẩn

Đơn giá bán của sản phẩm theo đồng tiền hạch toán. Đơn giá này được ngầm định lấy từ phần “Cập nhật giá bán” và không được phép sửa.

Lưu ý chương trình xử lý cập nhật giá bán như sau:

• Trường hợp đvt chuẩn có giá, đvt qui đổi không có giá: nếu hóa đơn nhập theo đvt qui đổi thì ngầm định tính và hiện giá theo hệ số qui đổi;
• Trường hợp đvt chuẩn không có giá, đvt qui đổi cũng không có giá: chương trình sẽ không thể hiện gì (không dựa đvt qui đổi khác qui ra giá).
• Giá bán

Giá bán của sản phẩm theo đồng tiền hạch toán. Nếu mã giao dịch là chứng từ phải thu thì giá bán sẽ lấy theo giá chuẩn. Nếu lấy thông tin từ đơn hàng hoặc phiếu xuất thì giá bán sẽ lấy theo giá bán trong đơn hàng hoặc phiếu xuất.

Trong trường hợp giao dịch đơn hàng thuộc diện được chiết khấu mà mã chiết khấu này khai báo là không “Tính trên tiền hàng” thì giá sẽ bằng giá chuẩn sau khi trừ đi tiền chiết khấu.

• Tiền

Tiền phát sinh theo đồng tiền hạch toán.

• Chiết khấu

Tiền chiết khấu trong trường hợp giao dịch đơn hàng thuộc diện được chiết khấu mà mã chiết khấu này được khai báo là “Tính trên tiền hàng”.

• Đơn hàng / Dòng/ Phiếu xuất/ Dòng

Số đơn hàng, số phiếu xuất và số dòng của vật tư trong đơn hàng, phiếu xuất (nếu lấy thông tin từ đơn hàng hoặc phiếu xuất).

• Tài khoản doanh thu/chiết khấu/kho/giá vốn/chi phí khuyến mãi

Tài khoản hạch toán doanh thu, chiết khấu, kho, giá vốn và chi phí khuyến mãi của hàng hóa được ghi nhận trong hóa đơn.

Những tài khoản này lấy tự động từ khai báo sẵn trong danh mục vật tư sản phẩm.

• Tài khoản thuế có

Tài khoản ghi nhận thuế đầu ra của hóa đơn.

4.2 Phiếu nhập hàng bán trả lại

Đường dẫn: Công nợ phải thu / Phiếu nhập hàng bán trả lại.

Phiếu nhập hàng bán trả lại ghi nhận hàng hóa khách hàng trả lại, ghi nhận giảm doanh thu và công nợ.

Bộ phận lập:    Bộ phận Bán hàng

Phiếu nhập hàng bán trả lại có thể được lấy số liệu từ:

• Phiếu xuất kho bán hàng
• Hoá đơn bán hàng

Phiếu nhập hàng bán trả lại cho phép cập nhật lại đơn hàng số lượng trả lại, Do đó nếu chọn cập nhật lại đơn hàng thì trạng thái của các đơn hàng có liên quan cũng sẽ thay đổi theo.

Các trường thông tin Chung và Chi tiết tương tự một số chứng từ khác (tham khảo Hóa đơn bán hàng)

Các trường thông tin khác

• Tài khoản trả lại

Tài khoản ghi nhận trong cặp hạch toán doanh thu bị trả lại.

• Trung bình

Sử dụng tùy chọn này để lấy giá vốn như hàng bán ra áp vào phiếu trả lại. Nếu không chọn thì người dùng phải nhập giá vốn hàng bán bị trả lại vào để đảm bảo tính chính xác của giá vốn hàng xuất.

• Kê thuế đầu vào

Tùy chọn này sử dụng kê khai hóa đơn trả lại như một hóa đơn đầu vào. Trường hợp không chọn thì chương trình sẽ ghi nhận thuế đầu ra cho hóa đơn trả lại.

4.3 Hóa đơn dịch vụ

Đường dẫn: Công nợ phải thu/ Hóa đơn dịch vụ

Hóa đơn dịch vụ được cập nhật vào phần mềm để ghi nhận doanh thu bán dịch vụ và in ra Hóa đơn GTGT giao dịch hàng ngày.

Giải thích các trường quan trọng thông tin chung

• Mã khách

Chọn từ danh mục khách hàng. Mã khách hàng không được thay đổi trong khi hiệu chỉnh chứng từ mà chỉ được nhập lần đầu tiên khi lập chứng từ. Nếu muốn thay đổi, phải xóa các thông tin chi tiết và nhập lại mã khách hàng.

• Mã thanh toán

Mã thanh toán được ngầm định lấy từ danh mục khách hàng, nhưng được phép sửa lại, dùng lên báo cáo công nợ theo Hóa đơn.

• Số hoá đơn / Số seri

Số hoá đơn, số seri của hoá đơn xuất cho khách hàng, dùng để in lên hóa đơn GTGT.

• Tài khoản nợ

Tài khoản ghi nợ trong hạch toán doanh thu hóa đơn.

• Tỷ giá

Tỷ giá giao dịch trong trường hợp xuất hóa đơn bằng ngoại tệ. Chọn mã ngoại tệ và nhập tỷ giá.

 

Giải thích các trường quan trọng tab Chi tiết

• Số lượng

Số lượng hàng hóa từng loại trên hoá đơn, có thể tự nhập hoặc lấy giá trị ngầm định từ trường số lượng trong đơn hàng / phiếu xuất.

• Đơn giá nt/Đơn giá

Đơn giá ngoại tệ/tiền hạch toán của dịch vụ.

• Doanh số nt/Doanh số

Tiền phát sinh theo ngoại tệ/đồng tiền hạch toán.

• Tỷ lệ chiết khấu

Tỷ lệ chiết khấu của hóa đơn, chương trình tự tính ra tiền chiết khấu dựa vào tiền và tỷ lệ chiết khấu.

• Chiết khấu nt/Chiết khấu

Tiền chiết khấu ngoại tệ/tiền hạch toán, có thể được tính từ tỷ lệ chiết khấu ra hoặc gõ trực tiếp vào phần mềm.

• Tài khoản doanh thu/chiết khấu

Tài khoản hạch toán doanh thu, chiết khấu của dịch vụ được ghi nhận trong hóa đơn.

• Tài khoản thuế có

Tài khoản ghi có thuế GTGT của hóa đơn.

4.4 Hóa đơn dịch vụ trả lại

Đường dẫn: Công nợ phải thu/ Hóa đơn dịch vụ trả lại

Hóa đơn dịch vụ được cập nhật vào phần mềm để ghi nhận doanh thu bán dịch vụ bị trả lại.

Giải thích các trường quan trọng thông tin chung

• Mã khách

Chọn từ danh mục khách hàng. Mã khách hàng không được thay đổi trong khi hiệu chỉnh chứng từ mà chỉ được nhập lần đầu tiên khi lập chứng từ. Nếu muốn thay đổi, phải xóa các thông tin chi tiết và nhập lại mã khách hàng.

• Mã thanh toán

Mã thanh toán được ngầm định lấy từ danh mục khách hàng, nhưng được phép sửa lại, dùng lên báo cáo công nợ theo Hóa đơn.

• Số hoá đơn / Số seri

Số hoá đơn, số seri của hoá đơn xuất cho khách hàng, dùng để in lên hóa đơn GTGT.

• Tài khoản có

Tài khoản ghi có trong hạch toán của hóa đơn trả lại.

• Tỷ giá

Tỷ giá giao dịch trong trường hợp xuất hóa đơn bằng ngoại tệ. Chọn mã ngoại tệ và nhập tỷ giá.

Giải thích các trường quan trọng tab Chi tiết

• Tài khoản nợ

Tài khoản ghi nợ trong hạch toán trả lại.

• Tiền nt/Tiền

Tiền phát sinh theo đồng tiền ngoại tệ/ hạch toán.

• Mã thuế/Thuế suất/Tk thuế

Thuế GTGT và tài khoản tương ứng của dịch vụ trả lại.

• Thuế nt/Thuế

Tiền thuế nt/hạch toán của dịch vụ trả lại.

4.5 Bút toán điều chỉnh giảm công nợ

Đường dẫn: Công nợ phải thu/ Bút toán điều chỉnh giảm công nợ

Bút toán điều chỉnh giảm công nợ sử dụng điều chỉnh giảm công nợ phải thu như cấn trừ chiết khấu, điều chỉnh…

Giải thích các trường quan trọng thông tin chung

• Loại chứng từ

Tương tự nghiệp vụ khi thu tiền từ khách hàng. Nghiệp vụ điều chỉnh nợ cho phép người dùng điều chỉnh theo đối tượng tổng (khách hàng) hoặc đối tượng chi tiết (khách hàng và hóa đơn).

2. Theo khách hàng: trường hợp điều chỉnh công nợ theo khách hàng không cần chỉ định rõ hóa đơn được được chỉnh giảm công nợ, người dùng sử dụng loại chứng từ này.
3. Theo hóa đơn: cho phép điều chỉnh công nợ theo từng hóa đơn. Nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn cùng lúc sẽ xử lý cho báo cáo liên quan đến công nợ hóa đơn và công nợ khách hàng mà không cần phải làm thêm thao tác.

Xem thêm: Hướng dẫn nhập liệu cho nghiệp vụ thu tiền (phân hệ Kế toán tiền mặt, tiền gửi)

• Tài khoản nợ

Tài khoản ghi nhận nợ của nghiệp vụ điều chỉnh.

• Quyển/số

Quyển chứng từ sử dụng và số chứng từ tương ứng của nghiệp vụ. Quyển chứng từ có tính chất kế thừa của chứng từ điều chỉnh trước.

• Ngày chứng từ

Ngày ghi nhận hạch toán sổ cái của nghiệp vụ.

• Tỷ giá

Tỷ giá giao dịch trong trường hợp điều chỉnh bằng ngoại tệ. Chọn mã ngoại tệ và nhập tỷ giá.

• Trạng thái

Lập chứng từ: chứng từ dạng nháp chưa có ghi nhận sổ sách gì.

Chờ duyệt: chứng từ được người lập xác nhận và chuyển kế toán tổng hợp hoặc kế toán trưởng kiểm tra hạch toán và chuyển sổ cái

Điều chỉnh: xác nhận và chuyển chứng từ vào sổ cái

Giải thích các trường quan trọng tab Chi tiết

Trường hợp Điều chỉnh theo khách hàng:

• Khách hàng

Khách hàng được điều chỉnh công nợ, chọn từ danh mục khách hàng.

• Tài khoản có

Tài khoản ghi nhận có trong nghiệp vụ điều chỉnh (đa số trường hợp tài khoản công nợ). Nếu điều chỉnh theo hóa đơn thì tài khoản này sẽ được tự động lấy từ hóa đơn qua không được sửa.

• Tiền nt/Tiền

Tiền phát sinh theo đồng tiền ngoại tệ/ hạch toán.

• Bộ phận/Vụ việc/Hợp đồng…

Thông tin bộ phận vụ việc hoặc hợp đồng liên quan đến nghiệp vụ này.

Các trường thông tin thêm khi điều chỉnh theo hóa đơn  

• ID hóa đơn/Hóa đơn

ID của hóa đơn và số hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn sẽ được chọn từ danh sách hóa đơn chưa tất toán của khách hàng.

• Ngoại tệ/Tỷ giá hóa đơn

Ngoại tệ gốc và tỷ giá khi phát hành của hóa đơn được điều chỉnh.

• Tiền trên hóa đơn/Đã phân bổ/Còn lại

Tổng thanh toán gốc, số tiền đã được thanh toán và số tiền còn lại phải thanh toán của hóa đơn

Giải thích các trường quan trọng thông tin thêm (tab Tỷ giá)

• Sửa tỷ giá ghi sổ

Trường hợp điều chỉnh bằng ngoại tệ và cố định tỷ giá của nghiệp vụ.

• Tạo chênh lệch tỷ giá ngay

Có tạo chênh lệch tỷ giá giữa tỷ giá ghi sổ của và tỷ giá giao dịch ngay hay không. Nếu chọn có chương trình sẽ sinh chứng từ tự động về chênh lệch tỷ giá cho nghiệp vụ này.

4.6 Chứng từ phải thu khác, bù trừ công nợ

Đường dẫn: Công nợ phải thu/ Chứng từ phải thu khác, bù trừ công nợ

Chứng từ bù trừ công nợ sử dụng trường hợp bù trừ công nợ của 2 khách hàng hoặc cấn trừ công nợ phải thu và phải trả khi khách hàng cũng là nhà cung cấp.

Giải thích các trường quan trọng thông tin chung

• Quyển/Số

Quyển chứng từ và số chứng từ tương ứng. Quyền chứng từ kế thừa từ phiếu trước, số chứng từ tăng tự động theo quyển chứng từ đã chọn.

• Ngày chứng từ

Ngày ghi nhận hạch toán sổ cái của bút toán.

• Ngoại tệ/Tỷ giá

Tỷ giá giao dịch trong trường hợp bù trừ bằng ngoại tệ. Chọn mã ngoại tệ và nhập tỷ giá.

• Trạng thái

Lập chứng từ: chứng từ dạng nháp chưa có ghi nhận sổ sách.

Chờ duyệt: chứng từ được người lập xác nhận và chuyển kế toán tổng hợp hoặc kế toán trưởng kiểm tra hạch toán và chuyển sổ cái

Bù trừ: xác nhận và chuyển chứng từ vào sổ cái

Giải thích các trường quan trọng tab Chi tiết

• Tài khoản

Tài khoản hạch toán.

• Mã khách

Tài khoản ghi nợ trong hạch toán trả lại.

• Phát sinh nợ NT/Phát sinh nợ

Số tiền phát sinh nợ theo ngoại tệ và theo đồng tiền hạch toán.

• Phát sinh có NT/Phát sinh có

Số tiền phát sinh có theo ngoại tệ và theo đồng tiền hạch toán

• Mã thuế/Thuế suất/Tk thuế

Thuế GTGT và tài khoản tương ứng của dịch vụ trả lại.

• Nhóm

Trong trường hợp nhiều phát sinh nợ hoặc nhiều phát sinh có trong cùng một bút toán thì nhóm sẽ nhận diện các phát sinh trong cùng 1 cặp hoạch toán thông qua trường nhóm, cùng cặp hạch toán thì nhóm sẽ có giá trị giống nhau

Giải thích các trường quan trọng tab Thuế

Ghi nhận thông tin và báo cáo thuế của các hóa đơn đính kèm nghiệp vụ

Lưu ý: hạch toán liên quan đến thuế phải được ghi nhận trong tab chi tiết, tab thuế chỉ bổ sung thông tin để lên các báo cáo liên quan đến thuế.

• Mã thuế/Thuế suất

Mã thuế và phần trăm thuế suất của hóa đơn

• Mẫu hóa đơn/Mã tính chất

Mẫu hóa đơn và tính chất thuế của hóa đơn.

• Số hóa đơn/Ký hiệu hóa đơn/Ngày hóa đơn

Số hóa đơn, số seri và ngày hóa đơn

• Mã NCC/Địa chỉ/Mã số thuế

Thông tin liên quan đến nhà cung cấp hóa đơn, người dùng có thể chọn từ danh mục nhà cung cấp hoặc nhập thông tin kê khai trường hợp nhà cung cấp vãng lai.

• Tiền hàng nt/Tiền hàng

Tiền hàng ngoại tệ và tiền hàng trước thuế.

• Thuế nt/Thuế

Thuế ngoại tệ và thuế theo đồng tiền hạch toán.

• Tk thuế/TK đối ứng thuế

Tài khoản ghi nợ trong hạch toán trả lại.

• Cục thuế

Cục thuế.

• Mã thanh toán

Trường hợp theo dõi công nợ hóa đơn đầu vào của chứng từ thì mã thanh toán để theo dõi hạn nợ của hóa đơn đó.

• Bộ phận/Vụ việc/Hợp đồng…

Thông tin tự do đi kèm hóa đơn.

4.7 Phân bổ hóa đơn

Đường dẫn: Công nợ phải thu / Phân bổ hóa đơn.

Phân bổ hóa đơn được dùng trong trường hợp thu tiền theo khách hàng chưa trực tiếp cho hóa đơn nào, sau đó thực hiện phân bổ cho hóa đơn để cấn trừ trực tiếp cho hóa đơn.

Chức năng này chỉ lọc ra Phiếu thu nào có Loại là Thu theo khách hàng để phân bổ.

Giải thích các trường màn hình điều kiện lọc

• Ngày từ/ đến

Lọc theo ngày của phiếu thu.

• Mã ngoại tệ

Lọc chứng từ thanh toán theo ngoại tệ, để trống chương trình sẽ lấy hết tất cả ngoại tệ.

• Khách hàng

Lọc chứng từ thanh toán của khách hàng chỉ định, để trắng chương trình sẽ lấy của tất cả khách hàng.

• Tài khoản

Lọc chứng từ thanh toán của theo tài khoản, để trắng chương trình sẽ lấy của tất cả tài khoản.

• Xử lý

Có 2 tùy chọn:

• Phân bổ tự động: chương trình sẽ tự bổ các hóa đơn cho các phiếu thu lần lượt từ trên xuống dưới theo nguyên tắc ngày hóa đơn, số hóa đơn, hóa đơn nào nhỏ thì phân bổ trước
• Người dùng tự phân bổ: người dùng tự chọn phiếu thu nào sẽ phân bổ cho hóa đơn nào.

Giải thích các trường màn hình phân bổ

• Trường hợp phân bổ tự động

Màn hình phía trên là Danh sách các phiếu thu, màn hình phía dưới là danh sách các hóa đơn của cùng mã khách hàng.

Đối với loại này chương trình sẽ check chọn sẵn các hóa đơn ở màn hình bên dưới cho đủ số tiền phân bổ cho phiếu thu phía trên, người dùng chỉ cần chọn phiếu thu nào và nhấn Lưu màn hình bên dưới là xong thao tác.

• Trường hợp người dùng tự phân bổ

Khi click vào phiếu thu phía trên xong, người dùng sẽ phải tự click vào từng hóa đơn bên dưới muốn phân bổ, người dùng chỉ cần check chọn hóa đơn thôi, còn số tiền phân bổ chương trình sẽ tự tính (được phép sửa lại).

4.8 Tất toán hóa đơn

Đường dẫn: Công nợ phải thu/ Tất toán hóa đơn.

Chức năng này nhằm mục đích giải quyết tình trạng treo công nợ theo hóa đơn mà trên thực tế các hóa đơn này không còn truy thu, còn phải thu với số tiền không đáng kể hoặc do khách hàng thanh toán thừa.

Việc treo công nợ của những hóa đơn này làm phản ánh không đúng tình hình nợ của khách hàng.

Lưu ý: nếu doanh nghiệp không có nhu cầu theo dõi công nợ và thanh toán công nợ chi tiết theo hoá đơn thì không cần phải thực hiện chức năng này.

Chức năng Tất toán sẽ lọc ra các Hóa đơn bán hàng còn dư nợ, sau khi tất toán xong thì chương trình sẽ xử lý giảm công nợ của hóa đơn bán hàng tương ứng, đồng thời xử lý giảm công nợ theo khách hàng.

 

 

Giải thích các trường màn hình điều kiện lọc phân bổ

• Ngày hạch toán từ đến

Lọc theo ngày hóa đơn.

• Được thanh toán đến

Dùng để lọc theo ngày của Phiếu thu, ví dụ Hóa đơn ngày 01/04, Phiếu thu ngày 10/04, trường hợp lọc Được thanh toán đến ngày là 06/04, thì cột Thanh toán sẽ lên bằng 0

• Các đối tượng khác

Lọc các đối tượng khác cần lọc: Tài khoản, Mã khách hàng, Các nhóm khách hàng, Khu vực. Trường hợp để trắng thì sẽ lên tất cả dữ liệu.

• Tất toán

Có 2 tùy chọn:

• Chưa tất toán: lọc các hóa đơn chưa được tất toán, dùng để lọc các hóa đơn còn dư nợ để tất toán.
• Đã tất toán sử dụng tính năng này: lọc các hóa đơn đã tất toán bằng chức năng này, dùng để bỏ Tất toán cho các hóa đơn.

 

Giải thích các trường màn hình xử lý tất toán

Sau khi chọn đầy đủ điều kiện nhấn Nhận chương trình sẽ hiện ra danh sách các hóa đơn còn dư nợ. Lưu ý: các hóa đơn thu hết đủ tiền trên Phiếu thu hoặc dùng chức năng phân bổ sẽ không lên ở màn hình này.

Muốn tất toán cho hóa đơn nào, check chọn vào dòng hóa đơn đó sau đó nhấn vào biểu tượng  để Tất toán cho các hóa được chọn.

Trường hợp muốn bỏ tất toán cho hóa đơn (hóa đơn tất toán do thu tiền hoặc phân bổ thu tiền thì không dùng chức năng này), thì lọc theo tùy chọn đã tất toán, sau đó check vào hóa đơn rồi nhấn vào biểu tượng  để bỏ tất toán.

5.1 Sổ chi tiết công nợ khách hàng

Đường dẫn: Báo cáo / Công nợ khách hàng / Sổ chi tiết công nợ khách hàng

Báo cáo lên số liệu chi tiết công nợ của từng khách hàng và tài khoản trong thời gian lọc, lên số liệu Dư đầu, Nợ trong kỳ, Trả trong kỳ và Cuối kỳ, mỗi lần xem chỉ xem được 1 khách hàng. Báo cáo lấy dữ liệu phát sinh từ Hóa đơn bán hàng, Phiếu nhập hàng trả lại, Thu tiền và một số chứng từ liên quan đến công nợ khác.

Giải thích các trường trên màn hình lọc

• Từ ngày đến ngày

Lọc từ ngày đến ngày cần xem.

• Tài khoản

Tài khoản công nợ, bắt buộc nhập.

• Mã khách hàng

Bắt buộc nhập.

• Mẫu báo cáo

Chọn Mẫu chuẩn hoặc Mẫu ngoại tệ.

5.2 Sổ cân đối phát sinh công nợ

Đường dẫn: Báo cáo / Công nợ khách hàng / Sổ cân đối phát sinh công nợ

Báo cáo hiển thị số liệu tổng hợp công nợ đầu kỳ, phát sinh nợ có và số dư cuối kỳ của từng khách hàng. Báo cáo lấy dữ liệu phát sinh từ Hóa đơn bán hàng, Phiếu nhập hàng trả lại, Thu tiền và một số chứng từ liên quan đến công nợ khác.

 

Giải thích các trường trên màn hình lọc

• Từ ngày đến ngày

Lọc từ ngày đến ngày cần xem.

• Tài khoản

Tài khoản công nợ, bắt buộc nhập.

• Mã khách hàng

Chọn khách hàng cần xem, không bắt buộc nhập.

• Các đối tượng lọc khác

Ngưởi dùng có thể tùy chọn lọc báo cáo theo nhóm khách hàng hoặc khu vực nám hàng…

• Mẫu báo cáo

Chọn Mẫu chuẩn hoặc Mẫu ngoại tệ.

5.3 Báo cáo số dư công nợ

Đường dẫn: Báo cáo / Công nợ khách hàng / Báo cáo số dư công nợ

Báo cáo dùng để xem nhanh số dư công nợ đầu kỳ hoặc cuối kỳ theo khách hàng và tài khoản công nợ.

 

Giải thích các trường trên màn hình lọc

• Đến ngày

Số dư tính đến ngày.

• Đầu kỳ/Cuối kỳ

Chọn xem số dư công nợ đầu kỳ hoặc cuối kỳ

• Tài khoản

Tài khoản công nợ, bắt buộc nhập.

• Mã khách hàng

Chọn khách hàng cần xem, không bắt buộc nhập.

• Các đối tượng lọc khác

Ngưởi dùng có thể tùy chọn lọc báo cáo theo nhóm khách hàng hoặc khu vực nám hàng…

• Mẫu báo cáo

Chọn Mẫu chuẩn hoặc Mẫu ngoại tệ.

5.4 Sổ tổng hợp chữ T theo khách hàng

Đường dẫn: Báo cáo / Công nợ khách hàng / Sổ tổng hợp chữ T theo khách hàng  

Báo cáo hiển thị chi tiết hợp công nợ đầu kỳ, phát sinh nợ có và số dư cuối kỳ của từng khách hàng. Báo cáo lấy dữ liệu phát sinh từ Hóa đơn bán hàng, Phiếu nhập hàng trả lại, Thu tiền và một số chứng từ liên quan đến công nợ khác.

 

Giải thích các trường trên màn hình lọc

• Từ ngày đến ngày

Lọc từ ngày đến ngày cần xem.

• Tài khoản

Tài khoản công nợ, bắt buộc nhập.

• Mã khách hàng

Chọn khách hàng cần xem, bắt buộc nhập.

• Mẫu báo cáo

Chọn Mẫu chuẩn hoặc Mẫu ngoại tệ.

5.5 Sổ đối chiếu công nợ

Đường dẫn: Báo cáo / Công nợ khách hàng / Sổ đối chiếu công nợ 

Báo cáo liệt kê số dư và các phát sinh chi tiết của khách hàng, dùng để so sánh và đối chiếu công nợ với khách hàng.

Giải thích các trường trên màn hình lọc

• Từ ngày đến ngày

Lọc từ ngày đến ngày cần xem.

• Tài khoản

Tài khoản công nợ, bắt buộc nhập.

• Mã khách hàng

Chọn khách hàng cần xem, bắt buộc nhập.

• Tính số dư

Chọn tính số dư sau mỗi nghiệp vụ chi tiết hay không.

• Mẫu báo cáo

Chọn Mẫu chuẩn hoặc Mẫu ngoại tệ.

5.6 Bảng xác nhận công nợ

Đường dẫn: Báo cáo / Công nợ khách hàng / Bảng xác nhận công nợ  

Báo cáo liệt kê số dư và các phát sinh chi tiết của khách hàng, dùng để xác nhận công nợ với khách hàng.

 

Giải thích các trường trên màn hình lọc

• Từ ngày đến ngày

Lọc từ ngày đến ngày cần xem.

• Tài khoản

Tài khoản công nợ, bắt buộc nhập.

• Mã khách hàng

Chọn khách hàng cần xem, bắt buộc nhập.

• Tính số dư

Chọn tính số dư sau mỗi nghiệp vụ chi tiết hay không.

• Mẫu báo cáo

Chọn Mẫu chuẩn hoặc Mẫu ngoại tệ.

5.7 Báo cáo công nợ nhiều khách hàng

Một số báo cáo công nợ có thể xem hoặc in cho nhiều khách hàng cùng lúc, số liệu hiển thị cho từng khách hàng tương tự mẫu báo cáo cho từng khách hàng.

• Bảng chi tiết công nợ nhiều khách hàng
• Xác nhận công nợ nhiều khách hàng
• Bảng đối chiếu công nợ nhiều khách hàng

5.8 Bảng kê chứng từ theo hợp đồng

Đường dẫn: Báo cáo / Công nợ khách hàng / Bảng kê chứng từ theo hợp đồng   

Báo cáo liệt kê các phát sinh liên quan đến khách hàng, tài khoản và hợp đồng. Người dùng có thể tùy chọn lọc theo nhiều đối tượng khác như vụ việc, khế ước, bộ phận…

 

Giải thích các trường trên màn hình lọc

• Từ ngày đến ngày

Lọc từ ngày đến ngày cần xem.

• Tài khoản

Tài khoản phát sinh.

• Ghi nợ/có/tất cả

Lọc phát sinh nợ/có/cả hai của tài khoản được chọn.

• Mã khách hàng

Chọn khách hàng cần xem, bắt buộc nhập.

• Tài khoản đối ứng

Lọc tài khoản đối ứng với tài khoản được chọn.

• Nhóm theo

Chọn đối tượng nhóm và tính tổng.

• Chỉ lấy dữ liệu có nhập

Chỉ lấy các chứng từ có nhập giá trị của đối tượng được chọn.

• Mẫu báo cáo

Chọn Mẫu chuẩn hoặc Mẫu ngoại tệ.

5.9 Sổ chi tiết theo hợp đồng.

Đường dẫn: Báo cáo / Công nợ khách hàng / Sổ chi tiết công nợ khách hàng

Báo cáo lên số liệu chi tiết số dư đầu kỳ, phát sinh và số dư cuối kỳ theo từng tài khoản và hợp đồng.

 

Giải thích các trường trên màn hình lọc

• Từ ngày đến ngày

Lọc từ ngày đến ngày cần xem.

• Tài khoản

Tài khoản công nợ, bắt buộc nhập.

• Hợp đồng

Bắt buộc nhập.

• Mẫu báo cáo

Chọn Mẫu chuẩn hoặc Mẫu ngoại tệ.

5.10 Bảng cân đối phát sinh công nợ theo hợp đồng

Đường dẫn: Báo cáo / Công nợ khách hàng / Bảng cân đối phát sinh công nợ theo hợp đồng

Báo cáo liệt kê tổng hợp số dư đầu kỳ, phát sinh và số dư cuối kỳ theo từng tài khoản và hợp đồng.

 

Giải thích các trường trên màn hình lọc

• Từ ngày đến ngày

Lọc từ ngày đến ngày cần xem.

• Tài khoản

Tài khoản công nợ, bắt buộc nhập.

• Hợp đồng

Chọn khách hàng cần xem, bắt buộc nhập.

• Mẫu báo cáo

Chọn Mẫu chuẩn hoặc Mẫu ngoại tệ.

5.11 Báo cáo số dư hợp đồng

Đường dẫn: Báo cáo / Công nợ khách hàng / Báo cáo số dư hợp đồng

Báo cáo dùng để xem nhanh số dư công nợ đầu kỳ hoặc cuối kỳ theo hợp đồng và tài khoản công nợ.

Giải thích các trường trên màn hình lọc

• Đến ngày

Số dư tính đến ngày.

• Đầu kỳ/Cuối kỳ

Chọn xem số dư công nợ đầu kỳ hoặc cuối kỳ

• Tài khoản

Tài khoản công nợ, bắt buộc nhập.

• Hợp đồng

Chọn hợp đồng cần xem, không bắt buộc nhập.

• Nhóm hợp đồng

Chọn lọc xem hợp đồng theo nhóm.

• Mẫu báo cáo

Chọn Mẫu chuẩn hoặc Mẫu ngoại tệ.

5.12 Bảng kê chi tiết thu tiền theo hóa đơn

Đường dẫn: Báo cáo / Công nợ hóa đơn bán / Bảng kê chi tiết thu tiền theo hóa đơn

Báo cáo thể hiện tình hình thu tiền chi tiết theo từng hóa, bao gồm: Tổng tiền, Đã thanh toán và Còn lại.

Dữ liệu chi tiết lấy phát sinh từ các phát sinh nợ và thanh toán cho hóa đơn.

 

Giải thích các trường trên màn hình lọc

• Từ ngày đến ngày

Lọc từ ngày đến ngày hạch toán cần xem.

• Được thanh toán đến ngày

Dùng để lọc theo ngày của Phiếu thu, ví dụ Hóa đơn ngày 01/04, Phiếu thu ngày 10/04, trường hợp lọc Được thanh toán đến ngày là 06/04, thì cột Thanh toán sẽ lên bằng 0

• Các đối tượng khác

Lọc các đối tượng khác cần xem: Mã khách hàng, Các nhóm khách hàng, Khu vực. Trường hợp để trắng thì sẽ lên tất cả dữ liệu.

• Số dư

Có 2 tùy chọn:

• Tất cả: Lên tất cả hóa đơn theo điều kiện lọc.
• Chỉ có hóa đơn số dư lớn hơn 0: chỉ thể hiện các hóa đơn có Số dư > 0 theo điều kiện lọc.
• Chi tiết thu tiền

Có 2 tùy chọn:

• Không: Không thể hiện các Phiếu thu, mỗi hóa đơn thể hiện 1 dòng.
• Có: Có thể hiện chi tiết các Phiếu thu, các Phiếu thu tương ứng của hóa đơn nào sẽ nằm bên dưới của hóa đơn đó.
• Mẫu báo cáo

Chọn Mẫu chuẩn hoặc Mẫu ngoại tệ.

 

5.13 Báo cáo công nợ theo hóa đơn

Đường dẫn: Báo cáo / Công nợ hóa đơn bán/ Báo cáo công nợ theo hóa đơn

Báo cáo thể hiện tình hìnhcông nợ chi tiết theo từng hóa, bao gồm: Tổng tiền, Đã thanh toán và Còn lại.

Báo cáo lên 2 luồng thông tin: Số dư công hóa đơn có chia theo hạn thanh toán và Công nợ hóa đơn sắp đến hạn thanh toán.

 

Giải thích các trường trên màn hình lọc

• Ngày báo cáo

Người dùng tự gõ, là ngày dùng để xét hạn toán, ngày này so với hạn thanh toán của hóa đơn để xét trong hoặc quá hạn, và xét số ngày quá hạn thanh toán.

• Được thanh toán đến ngày

Dùng để lọc theo ngày của Phiếu thu tiền, ví dụ Hóa đơn ngày 01/04, Phiếu thu ngày 10/04, trường hợp lọc Được thanh toán đến ngày là 06/04, thì cột Thanh toán sẽ lên bằng 0

• Các đối tượng khác

Lọc các đối tượng khác cần xem: Ngày từ / Ngày đến hóa đơn, Mã khách hàng, Các nhóm khách hàng, Khu vực. Trường hợp để trắng thì sẽ lên tất cả dữ liệu.

• Chi tiết

Có 2 tùy chọn:

• Theo hóa đơn: thể hiện chi tiết theo từng hóa đơn,mỗi hóa đơn 1 dòng.
• Theo khách hàng: nhóm các hóa đơn lại theo từng khách hàng.
• Số dư

Có 2 tùy chọn:

• Tất cả: Lên tất cả hóa đơn theo điều kiện lọc.
• Chỉ có hóa đơn số dư lớn hơn 0: chỉ thể hiện các hóa đơn có Số dư > 0 theo điều kiện lọc.
• Số ngày hạn thanh toán

Dùng để chia các mốc quá hạn công nợ theo từng nhóm là bội số của ngày gõ vào, dựa vào ngày xem báo cáo trừ cho ngày đến hạn của hóa đơn, nếu quá hạn thanh toán bao nhiêu ngày sẽ sắp số tiền vào cột tương ứng.

• Số ngày cảnh báo

Tùy chọn này được dùng (nếu nhập > 0) để xem dữ liệu báo cáo công nợ hóa đơn sắp đến hạn thanh toán, báo cáo sẽ các hóa đơn đã quá hạn và các hóa đơn trong hạn có hạn thanh toán nằm trong khoảng Ngày báo cáo + Số ngày cảnh báo gõ vào.

• Mẫu báo cáo

Chọn Mẫu chuẩn hoặc Mẫu ngoại tệ.