Tài liệu hướng dẫn
Hướng dẫn sử dụng chức năng quản lý Tài sản
1.1 Đối tượng sử dụng tài liệu
Tài liệu này được xây dựng để hỗ trợ người dùng nắm được cách thức sử dụng chương trình, qua đó có thể thực hiện tốt các công việc được giao liên quan đến kế toán tài sản cố định.
1.2 Những tính năng cơ bản
- Theo dõi các thông tin của tài sản cố định: nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại, bộ phận sử dụng, mục đích sử dụng, ngày đưa vào sử dụng…
- Theo dõi các thay đổi của tài sản như: điều chỉnh tăng giảm giá trị, thôi tính khấu hao, giảm tài sản do thanh lý, chuyển nhượng…
- Cho phép tính khấu hao theo ngày hoặc theo tháng, có thể điều chỉnh giá trị khấu hao trong tháng sau khi tính khấu hao;
- Tạo bút toán hạch toán phân bổ khấu hao TSCĐ, cho phép tạo bút toán khấu hao chi tiết theo từng tài sản.
- Theo dõi các tài sản đã hết khấu hao còn sử dụng, điều chuyển tài sản giữa các bộ phận…
Giải thích các trường thông tin
- Mã loại tài sản
Do người dung tự đặt.
- Tên loại tài sản
Là tên các loại tài sản theo quy định, ví dụ: nhà cửa, vật kiến trúc; phương tiện vận tải…
- Tên khác
Là tên tiếng Anh, dùng cho giao diện tiếng Anh.
2.1 Danh mục loại TSCĐ
Đường dẫn: Danh mục/Tài sản & công cụ/Danh mục loại TSCĐ
Dùng để khai báo các loại tài sản theo quy định.
Giải thích các trường thông tin
- Mã loại tài sản
Do người dung tự đặt.
- Tên loại tài sản
Là tên các loại tài sản theo quy định, ví dụ: nhà cửa, vật kiến trúc; phương tiện vận tải…
- Tên khác
Là tên tiếng Anh, dùng cho giao diện tiếng Anh.
2.2 Danh mục phân nhóm TSCĐ
Đường dẫn: Danh mục/Tài sản & công cụ/Danh mục phân nhóm TSCĐ
Dùng để phân chia TSCĐ theo từng nhóm trong trường hợp muốn quản lý tài sản theo nhóm. Chương trình cho phép quản lý theo 3 cấp nhóm: 1, 2, 3.
Ứng với mỗi cấp nhóm có thể tạo nhiều mã nhóm.
Giải thích các trường thông tin
- Mã nhóm
Do người dung tự đặt.
- Tên phân nhóm
Là tên của nhóm tài sản.
- Tên khác
Tên tiếng Anh của phân nhóm.
2.3 Danh mục lý do tăng giảm TSCĐ
Đường dẫn: Danh mục/Tài sản & công cụ/Danh mục lý do tăng giảm TSCĐ
Dùng để khai báo các lý do tăng hoặc giảm của tài sản.
Giải thích các trường thông tin
- Loại tăng giảm
Gồm có 2 loại: 1- Tăng tài sản, 2- Giảm tài sản.
- Mã tăng giảm
Do người dùng tự đặt.
- Tên tăng giảm
Là lý do tăng, giảm. Ví dụ: mua mới, thanh lý, biếu tặng…
- Tên khác
Là lý do tiếng Anh.
2.4 Danh mục bộ phận sử dụng TSCĐ
Đường dẫn: Danh mục/Tài sản & công cụ/Danh mục bộ phận sử dụng TSCĐ
Dùng để khai báo các bộ phận sử dụng TSCĐ.
Giải thích các trường thông tin
- Mã bộ phận
Do người dùng tự đặt
- Tên bộ phận
Là tên bộ phận sử dụng TSCĐ
- Tên khác
Là tên tiếng Anh.
- Mã bộ phận phí
Là bộ phận hạch toán chi phí, được lookup (chọn) từ Danh mục bộ phận.
- Trạng thái
Có 2 trạng thái: 1 – Còn sử dụng, 0 – Không còn sử dụng.
2.5 Các tham số hệ thống
Ngoài các danh mục trên, còn có các tham số hệ thống liên quan đến Tài sản cố định ở dường dẫn: Hệ thốngKhai báo các tham số tùy chọnKế toán.
Giải thích các tham số
- Bút toán phân bổ khấu hao chi tiết theo tài sản
Nếu chọn Có thì khi tạo bút toán khấu hao tài sản, chương trình sẽ tạo chi tiết theo từng tài sản:
- Tính hết giá trị còn lại vào kỳ kết thúc khấu hao
Nếu chọn Có thì ở kỳ kết thúc khấu hao, nếu tài sản vẫn chưa khấu hao hết chương trình sẽ đẩy toàn bộ giá trị còn lại vào kỳ đó.
- Tính khấu hao theo ngày
Nếu chọn Có chương trình sẽ tính khấu hao theo số ngày thực tế sử dụng của tài sản trong tháng, nếu chọn Không chương trình sẽ tính khấu hao tròn tháng.
3.1 Khai báo thông tin TSCĐ
Đường dẫn: Tài sản/Khai báo thông tin tài sản cố định
Dùng để khai báo các thông tin chính của Tài sản như nguyên giá, giá trị đã khấu hao, giá trị còn lại, số kỳ khấu hao…để phục vụ cho việc tính khấu hao và lên các báo cáo.
Giải thích các trường ở Thông tin chung
- Mã tài sản
Là số thẻ tài sản cố định, do người dùng tự đặt.
- Tên tài sản
Nội dung tài sản
- Loại tài sản
Là loại tài sản theo quy định, được chọn từ Danh mục loại tài sản.
- Ngày tăng
Là ngày ghi nhận tăng TSCĐ.
- Mã ngoại tệ, tỷ giá
Là mã ngoại tệ và tỷ giá quy đổi về VND trong trường hợp tài sản khai báo theo tiền ngoại tệ, nếu khai báo theo tiền VND thì tỷ giá là 1.
- Ngày tính khấu hao
Là ngày bắt đầu khấu hao TSCĐ.
- Số kỳ khấu hao
Là số tháng khấu hao của tài sản
- Ngày kết thúc khấu hao
Là ngày kết thúc khấu hao TSCĐ.
- Nguyên giá
Là nguyên giá ban đầu của tài sản.
- Giá trị đã khấu hao
Là giá trị đã khấu hao của tài sản tính đến thời điểm bắt đầu sử dụng phần mềm.
- Giá trị còn lại
Là giá trị còn lại của tài sản tính đến thời điểm bắt đầu sử dụng phần mềm.
Giá trị còn lại = Nguyên giá – Giá trị đã khấu hao.
- Giá trị khấu hao 1 kỳ
Là giá trị khấu hao 1 kỳ của tài sản. Khi chạy tính khấu hao hàng kỳ, chương trình sẽ lấy số này để làm giá trị khấu hao.
Giải thích các trường ở tab Tài khoản
- Bộ phận
Là bộ phận sử dụng tài sản cố định.
- Tài khoản tài sản
Là tài khoản 211.
- Tài khoản khấu hao
Là tài khoản 214.
- Tài khoản chi phí
Là tài khoản hạch toán chi phí khấu hao.
- Mã phí, Mã vụ việc
Nếu có khai báo mã phí và mã vụ việc thì khi tạo bút toán khấu hao, chương trình sẽ ghi nhận vào mã phí và mã vụ việc tương ứng.
Giải thích các trường ở tab Chứng từ gốc
Dùng để khai báo số chứng từ và ngày chứng từ gốc hình thành TSCĐ.
Giải thích các trường ở tab Khác
- Nhóm 1, 2, 3
Trường hợp có theo dõi TSCĐ theo nhóm thì sẽ khai báo ở các trường nhóm này.
- Nước sản xuất, năm sản xuất
- Ghi chú
Dùng để ghi chú liên quan đến TSCĐ (nếu có).
Giải thích các trường ở tab Phụ tùng kèm theo
Dùng để khai báo các phụ tùng kèm theo tài sản (nếu có).
3.2 Các bước tính khấu hao, điều chỉnh khấu hao và tạo bút toán khấu hao cuối kỳ
Bước 1: Vào menu Tài sản/Tính khấu hao tài sản để tính khấu hao
- Chọn kỳ cần tính khấu hao sau đó nhấn Nhận và đợi đến khi chương trình thông báo hoàn thành:
- Trường hợp muốn xóa khấu hao thì ở trường Tùy chọn sẽ chọn là 0- Xóa khấu hao.
- Trường hợp muốn tính riêng cho một hoặc một số tài sản, loại tài sản, đơn vị cơ sở thì sẽ lọc ở các trường tương ứng.
Bước 2 (nếu có): nếu muốn điều chỉnh giá trị khấu hao tháng của một tài sản nào đó thì vào menu Tài sản/Điều chỉnh khấu hao tháng để điều chỉnh.
- Chọn kỳ cần điều chỉnh:
- Chọn tài sản cần điều chỉnh, nhấn Sửa và gõ giá trị cần điều chỉnh vào dòng Giá trị khấu hao kỳ.
Bước 3: vào menu Tài sản/Bút toán phân bổ khấu hao tháng để tạo bút toán khấu hao:
- Chọn tháng/ năm cần tạo bút toán và nhấn Nhận. Nếu tạo bút toán theo tháng thì kỳ từ/đến sẽ gõ giống nhau, nếu tạo bút toán theo quý thì sẽ gõ tháng bắt đầu và tháng kết thúc của quý (ví dụ, nếu muốn tạo bút toán khấu hao của quý 1 thì sẽ chọn từ kỳ 1 đến kỳ 3). Khi nhấn tạo bút toán, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu hạch toán Nợ tài khoản chi phí/Có tài khoản khấu hao vào ngày cuối tháng của kỳ đến.
- Nếu muốn xóa bút toán khấu hao thì ở trường Tùy chọn sẽ chọn là 0-Xóa phân bổ.
3.3 Điều chỉnh giá trị TSCĐ
Đường dẫn: Tài sản/Điều chỉnh giá trị TSCĐ
Dùng để điều chỉnh giá trị TSCĐ (nếu có) trong các trường hợp như: đánh giá lại tài sản, lắp ráp thêm hoặc tháo dỡ bớt phụ tùng làm thay đổi giá trị TSCĐ…
Giải thích các trường thông tin
- Mã tài sản
Là mã tài sản cần điều chỉnh giá trị
- Lý do
Lookup (chọn) từ danh mục lý do tăng giảm TSCĐ, dùng để khai báo lý do điều chỉnh.
- Kỳ/năm, ngày thay đổi
Là ngày, tháng, năm bắt đầu điều chỉnh giá trị TSCĐ.
- Số chứng từ
Là số chứng từ liên quan đến việc thay đổi giá trị TSCĐ (nếu có).
- Mã ngoại tệ, tỷ giá
Là mã ngoại tệ và tỷ giá quy đổi về VND trong trường hợp tài sản khai báo theo tiền ngoại tệ, nếu khai báo theo tiền VND thì tỷ giá là 1.
- Nguyên giá, giá trị đã KH, giá trị còn lại
Là nguyên giá, giá trị đã khấu hao và giá trị còn lại của phần điều chỉnh.
- Số kỳ khấu hao còn lại
Là số kỳ khấu hao còn lại sau khi điều chỉnh.
- Giá trị khấu hao điều chỉnh
Là phần chênh lệch giá trị khấu hao 1 kỳ so với trước khi điều chỉnh.
- Giá trị khấu hao sau điều chỉnh
Là giá trị khấu hao 1 kỳ sau khi điều chỉnh.
- Diễn giải
Là diễn giải nội dung điều chỉnh, dùng để lấy lên Thẻ TSCĐ.
3.4 Điều chuyển bộ phận sử dụng TSCĐ
Đường dẫn: Tài sản/Điều chuyển bộ phận sử dụng TSCĐ
Dùng để điều chuyển TSCĐ sang bộ phận khác.
Giải thích các trường thông tin
- Mã tài sản
Là mã tài sản điều chuyển
- Kỳ/Năm
Là tháng/năm điều chuyển
- Bộ phận, tk tài sản, tk khấu hao, tk chi phí
Là bộ phận nhận điều chuyển và các tài khoản hạch toán sau khi điều chuyển.
3.5 Khai báo giảm TSCĐ
Đường dẫn: Tài sản/Khai báo giảm TSCĐ
Dùng để khai báo giảm khi thanh lý, nhượng bán TSCĐ.
Chọn TSCĐ cần khai báo giảm, sau đó khai báo ngày giảm, lý do giảm, số chứng từ và diễn giải:
3.6 Khai báo tạm dừng khấu hao TSCĐ
Đường dẫn: Tài sản/Khai báo tạm dừng khấu hao TSCĐ
Dùng để khai báo tạm dừng khấu hao TSCĐ trong một khoảng thời gian nhất định, hết thời gian này tài sản đó sẽ trở lai tính khấu hao bình thường.
3.7 Khai báo thôi khấu hao TSCĐ
Đường dẫn: Tài sản/Thôi khấu hao TSCĐ
Trường hợp tài sản vẫn còn giá trị khấu hao và chưa thanh lý, nhưng vì một lý do nào đó muốn dừng hẳn việc khấu hao của tài sản đó thì sẽ khai báo ở menu này. Kể từ ngày khai báo thôi khấu hao, chương trình sẽ không tính khấu hao cho tài sản đó nữa.
3.8 Khai báo hệ số phân bổ khấu hao TSCĐ
Đường dẫn: Tài sản/Khai báo hệ số phân bổ khấu hao TSCĐ
Trường hợp muốn phân bổ chi phí khấu hao của tài sản cho nhiều bộ phận hoặc vụ việc khác nhau thì sẽ khai báo hệ số ở menu này. Khi tính khấu hao của tài sản đó, chương trình sẽ dựa vào hệ số khai báo để phân bổ giá trị khấu hao tài sản đó xuống cho từng bộ phận, vụ việc tương ứng với hệ số khai báo.
Như ví dụ ở hình trên thì khi tính khấu hao, chương trình sẽ phân bổ chi phí khấu hao ô tô Mecedes 7 chỗ xuống cho bộ phận BGD và KETOAN như sau:
Chi phí phân bổ cho bộ phận BGD = (giá trị khấu hao tài sản/5) * 2
Chi phí phân bổ cho bộ phận KETOAN = (giá trị khấu hao tài sản/5) * 3
Hệ số này có thể sao chép sang kỳ khác bằng cách nhấn vào biểu tượng sao chép trên thanh công cụ, sau đó chọn kỳ muốn sao chép sang:
4.1 Danh mục TSCĐ
Đường dẫn: Báo cáo/Tài sản/Danh mục TSCĐ
Báo cáo cho biết danh sách các tài sản cố định hiện có tính đến ngày xem báo cáo.
Giải thích các trường trên màn hình lọc
- Đến ngày
Là ngày xem báo cáo. Chương trình sẽ lấy lên các tài sản có ngày tăng <= ngày xem báo cáo.
- Loại
Gồm: Chưa thanh lý, đã thanh lý, tất cả. Nếu chọn chưa thanh lý thì chương trình chỉ lấy lên các tài sản chưa khai báo giảm, nếu chọn đã thanh lý thì chương trình chỉ lấy lên các tài sản đã khai báo giảm, nếu chọn tất cả thì chương trình sẽ lấy lên cả 2 loại.
- Loại tài sản, bộ phận sử dụng, nhóm tài sản, đơn vị
Là các điều kiện lọc khác.
- Mẫu báo cáo
Gồm mẫu tiền chuẩn và mẫu ngoại tệ. Mẫu tiền chuẩn sẽ lấy theo tiền hạch toán (VND), mẫu ngoại tệ sẽ bao gồm tiền ngoại tệ và tiền hạch toán.
4.2 Thẻ TSCĐ
Đường dẫn: Báo cáo/Tài sản/Thẻ TSCĐ
Chọn kỳ cần xem báo cáo, sau đó check chọn vào tài sản muốn in thẻ:
Mẫu báo cáo thẻ TSCĐ theo quy định:
4.3 Sổ TSCĐ
Đường dẫn: Báo cáo/Tài sản/Sổ TSCĐ
4.4 Bảng kê TSCĐ hết khấu hao còn sử dụng
Đường dẫn: Báo cáo/Tài sản/Bảng kê TSCĐ hết khấu hao còn sử dụng
Báo cáo lấy lên các tài sản tính đến thời điểm xem báo cáo đã khấu hao hết nhưng chưa khai báo giảm.
4.5 Báo cáo chi tiết tăng/giảm TSCĐ
Đường dẫn: Báo cáo/Tài sản/Báo cáo chi tiết tăng, giảm TSCĐ
Báo cáo lấy lên các tài sản tăng thêm hoặc giảm đi trong khoảng thời gian xem báo cáo.
Giải thích các trường trên màn hình lọc
- Từ kỳ/năm, Đến kỳ/năm
Khoảng thời gian cần xem báo cáo
- Loại
- Tăng: lấy lên các tài sản ở menu “Khai báo thông tin TSCĐ” có trường ngày tăng nằm trong khoảng thời gian lọc và các tài sản ở menu “Điều chỉnh giá trị TSCĐ” (loại điều chỉnh tăng) có kỳ điều chỉnh nằm trong khoảng thời gian xem báo cáo.
- Giảm: lấy lên các tài sản ở menu “Điều chỉnh giá trị TSCĐ” (loại điều chỉnh giảm) có kỳ điều chỉnh nằm trong khoảng thời gian xem báo cáo và các tài sản khai ở menu “Khai báo giảm TSCĐ” có trường ngày giảm nằm trong khoảng thời gian xem báo cáo.
- Tất cả: lấy cả 2 trường hợp trên.
- Loại tài sản, bộ phận sử dụng, đơn vị, nhóm tài sản 1, 2, 3
Là các điều kiện lọc khác của báo cáo.
4.6 Báo cáo chi tiết tình hình tăng giảm TSCĐ
Đường dẫn: Báo cáo/Tài sản/Báo cáo chi tiết tình hình tăng giảm TSCĐ
Báo cáo thể hiện nguyên giá, giá trị đã khấu hao, giá trị còn lại đầu kỳ, tăng giảm trong kỳ và cuối kỳ của từng tài sản trong khoảng thời gian xem báo cáo.
4.7 Báo cáo tổng hợp tình hình tăng giảm TSCĐ
Đường dẫn: Báo cáo/Tài sản/Báo cáo tổng hợp tình hình tăng giảm TSCĐ
Báo cáo thể hiện số đầu kỳ, tăng trong kỳ, giảm trong kỳ, số dư cuối kỳ của nguyên giá, giá trị khấu hao và giá trị còn lại của từng loại TSCĐ trong khoảng thời gian xem báo cáo.
4.8 Bảng tính khấu hao TSCĐ
Đường dẫn: Báo cáo/Tài sản/Bảng tính khấu hao TSCĐ
Báo cáo thể hiện giá trị khấu hao của từng tài sản trong khoảng thời gian xem báo cáo.
Giải thích các trường trên màn hình lọc
- Từ kỳ/năm, Đến kỳ/năm
Khoảng thời gian cần xem báo cáo.
- Mã tài sản
Trường hợp muốn xem riêng cho một tài sản nào đó thì lọc ở trường này, nếu để trắng thì sẽ lấy lên tất cả các tài sản.
- Loại tài sản, bộ phận sử dụng, đơn vị, nhóm tài sản 1, 2, 3
Là các điều kiện lọc khác của báo cáo.
4.9 Bảng tính khấu hao TSCĐ
Đường dẫn: Báo cáo/Tài sản/Bảng tính khấu hao TSCĐ
Báo cáo tương tự như Bảng tính khấu hao TSCĐ, nhưng mỗi tháng sẽ nằm ở 1 cột riêng để biết được giá trị khấu hao của từng tháng.

Đội ngũ tư vấn viên luôn sẵn sàng nhận yêu cầu hỗ trợ từ bạn.

Gửi yêu cầu hỗ trợ
Bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc vướng mắc, xin vui lòng liên hệ để đội ngũ CyberBook hỗ trợ.
1900.2038
Lịch đào tạo
Cập nhật liên tục các chương trình đào tạo và hỗ trợ sử dụng phần mềm CyberBook.
Xem chi tiết