Tài liệu hướng dẫn

Hướng dẫn sử dụng chức năng quản lý Tài sản

1.1 Đối tượng sử dụng tài liệu

Tài liệu này được xây dựng để hỗ trợ người dùng nắm được cách thức sử dụng chương trình, qua đó có thể thực hiện tốt các công việc được giao liên quan đến kế toán tài sản cố định.

1.2 Những tính năng cơ bản

Theo dõi các thông tin của tài sản cố định: nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại, bộ phận sử dụng, mục đích sử dụng, ngày đưa vào sử dụng…
Theo dõi các thay đổi của tài sản như: điều chỉnh tăng giảm giá trị, thôi tính khấu hao, giảm tài sản do thanh lý, chuyển nhượng…
Cho phép tính khấu hao theo ngày hoặc theo tháng, có thể điều chỉnh giá trị khấu hao trong tháng sau khi tính khấu hao;
Tạo bút toán hạch toán phân bổ khấu hao TSCĐ, cho phép tạo bút toán khấu hao chi tiết theo từng tài sản.
Theo dõi các tài sản đã hết khấu hao còn sử dụng, điều chuyển tài sản giữa các bộ phận…

Giải thích các trường thông tin

Mã loại tài sản

Do người dung tự đặt.

Tên loại tài sản

Là tên các loại tài sản theo quy định, ví dụ: nhà cửa, vật kiến trúc; phương tiện vận tải…

Tên khác

Là tên tiếng Anh, dùng cho giao diện tiếng Anh.

2. Khai báo các danh mục

2.1 Danh mục loại TSCĐ

Đường dẫn: Danh mục/Tài sản & công cụ/Danh mục loại TSCĐ

Dùng để khai báo các loại tài sản theo quy định.

Giải thích các trường thông tin

Mã loại tài sản

Do người dung tự đặt.

Tên loại tài sản

Là tên các loại tài sản theo quy định, ví dụ: nhà cửa, vật kiến trúc; phương tiện vận tải…

Tên khác

Là tên tiếng Anh, dùng cho giao diện tiếng Anh.

2.2 Danh mục phân nhóm TSCĐ

Đường dẫn: Danh mục/Tài sản & công cụ/Danh mục phân nhóm TSCĐ

Dùng để phân chia TSCĐ theo từng nhóm trong trường hợp muốn quản lý tài sản theo nhóm. Chương trình cho phép quản lý theo 3 cấp nhóm: 1, 2, 3.

Ứng với mỗi cấp nhóm có thể tạo nhiều mã nhóm.

Giải thích các trường thông tin

Mã nhóm

Do người dung tự đặt.

Tên phân nhóm

Là tên của nhóm tài sản.

Tên khác

Tên tiếng Anh của phân nhóm.

2.3 Danh mục lý do tăng giảm TSCĐ

Đường dẫn: Danh mục/Tài sản & công cụ/Danh mục lý do tăng giảm TSCĐ

Dùng để khai báo các lý do tăng hoặc giảm của tài sản.

Giải thích các trường thông tin

Loại tăng giảm

Gồm có 2 loại: 1- Tăng tài sản, 2- Giảm tài sản.

Mã tăng giảm

Do người dùng tự đặt.

Tên tăng giảm

Là lý do tăng, giảm. Ví dụ: mua mới, thanh lý, biếu tặng…

Tên khác

Là lý do tiếng Anh.

2.4 Danh mục bộ phận sử dụng TSCĐ

Đường dẫn: Danh mục/Tài sản & công cụ/Danh mục bộ phận sử dụng TSCĐ

Dùng để khai báo các bộ phận sử dụng TSCĐ.

Giải thích các trường thông tin

Mã bộ phận

Do người dùng tự đặt

Tên bộ phận

Là tên bộ phận sử dụng TSCĐ

Tên khác

Là tên tiếng Anh.

Mã bộ phận phí

Là bộ phận hạch toán chi phí, được lookup (chọn) từ Danh mục bộ phận.

Trạng thái

Có 2 trạng thái: 1 – Còn sử dụng, 0 – Không còn sử dụng.

2.5 Các tham số hệ thống

Ngoài các danh mục trên, còn có các tham số hệ thống liên quan đến Tài sản cố định ở dường dẫn: Hệ thốngKhai báo các tham số tùy chọnKế toán.

Giải thích các tham số

Bút toán phân bổ khấu hao chi tiết theo tài sản

Nếu chọn Có thì khi tạo bút toán khấu hao tài sản, chương trình sẽ tạo chi tiết theo từng tài sản:

Tính hết giá trị còn lại vào kỳ kết thúc khấu hao

Nếu chọn Có thì ở kỳ kết thúc khấu hao, nếu tài sản vẫn chưa khấu hao hết chương trình sẽ đẩy toàn bộ giá trị còn lại vào kỳ đó.

Tính khấu hao theo ngày

Nếu chọn Có chương trình sẽ tính khấu hao theo số ngày thực tế sử dụng của tài sản trong tháng, nếu chọn Không chương trình sẽ tính khấu hao tròn tháng.

3. Chứng từ

3.1 Khai báo thông tin TSCĐ

Đường dẫn: Tài sản/Khai báo thông tin tài sản cố định

Dùng để khai báo các thông tin chính của Tài sản như nguyên giá, giá trị đã khấu hao, giá trị còn lại, số kỳ khấu hao…để phục vụ cho việc tính khấu hao và lên các báo cáo.

Giải thích các trường ở Thông tin chung

Mã tài sản

Là số thẻ tài sản cố định, do người dùng tự đặt.

Tên tài sản

Nội dung tài sản

Loại tài sản

Là loại tài sản theo quy định, được chọn từ Danh mục loại tài sản.

Ngày tăng

Là ngày ghi nhận tăng TSCĐ.

Mã ngoại tệ, tỷ giá

Là mã ngoại tệ và tỷ giá quy đổi về VND trong trường hợp tài sản khai báo theo tiền ngoại tệ, nếu khai báo theo tiền VND thì tỷ giá là 1.

Ngày tính khấu hao

Là ngày bắt đầu khấu hao TSCĐ.

Số kỳ khấu hao

Là số tháng khấu hao của tài sản

Ngày kết thúc khấu hao

Là ngày kết thúc khấu hao TSCĐ.

Nguyên giá

Là nguyên giá ban đầu của tài sản.

Giá trị đã khấu hao

Là giá trị đã khấu hao của tài sản tính đến thời điểm bắt đầu sử dụng phần mềm.

Giá trị còn lại

Là giá trị còn lại của tài sản tính đến thời điểm bắt đầu sử dụng phần mềm.

Giá trị còn lại = Nguyên giá – Giá trị đã khấu hao.

Giá trị khấu hao 1 kỳ

Là giá trị khấu hao 1 kỳ của tài sản. Khi chạy tính khấu hao hàng kỳ, chương trình sẽ lấy số này để làm giá trị khấu hao.

Giải thích các trường ở tab Tài khoản

Bộ phận

Là bộ phận sử dụng tài sản cố định.

Tài khoản tài sản

Là tài khoản 211.

Tài khoản khấu hao

Là tài khoản 214.

Tài khoản chi phí

Là tài khoản hạch toán chi phí khấu hao.

Mã phí, Mã vụ việc

Nếu có khai báo mã phí và mã vụ việc thì khi tạo bút toán khấu hao, chương trình sẽ ghi nhận vào mã phí và mã vụ việc tương ứng.

Giải thích các trường ở tab Chứng từ gốc

Dùng để khai báo số chứng từ và ngày chứng từ gốc hình thành TSCĐ.

Giải thích các trường ở tab Khác

Nhóm 1, 2, 3

Trường hợp có theo dõi TSCĐ theo nhóm thì sẽ khai báo ở các trường nhóm này.

Nước sản xuất, năm sản xuất
Ghi chú

Dùng để ghi chú liên quan đến TSCĐ (nếu có).

Giải thích các trường ở tab Phụ tùng kèm theo

Dùng để khai báo các phụ tùng kèm theo tài sản (nếu có).

3.2 Các bước tính khấu hao, điều chỉnh khấu hao và tạo bút toán khấu hao cuối kỳ

Bước 1: Vào menu Tài sản/Tính khấu hao tài sản để tính khấu hao

Chọn kỳ cần tính khấu hao sau đó nhấn Nhận và đợi đến khi chương trình thông báo hoàn thành:
Trường hợp muốn xóa khấu hao thì ở trường Tùy chọn sẽ chọn là 0- Xóa khấu hao.
Trường hợp muốn tính riêng cho một hoặc một số tài sản, loại tài sản, đơn vị cơ sở thì sẽ lọc ở các trường tương ứng.

Bước 2 (nếu có): nếu muốn điều chỉnh giá trị khấu hao tháng của một tài sản nào đó thì vào menu Tài sản/Điều chỉnh khấu hao tháng để điều chỉnh.

Chọn kỳ cần điều chỉnh:
Chọn tài sản cần điều chỉnh, nhấn Sửa và gõ giá trị cần điều chỉnh vào dòng Giá trị khấu hao kỳ.

Bước 3: vào menu Tài sản/Bút toán phân bổ khấu hao tháng để tạo bút toán khấu hao:

Chọn tháng/ năm cần tạo bút toán và nhấn Nhận. Nếu tạo bút toán theo tháng thì kỳ từ/đến sẽ gõ giống nhau, nếu tạo bút toán theo quý thì sẽ gõ tháng bắt đầu và tháng kết thúc của quý (ví dụ, nếu muốn tạo bút toán khấu hao của quý 1 thì sẽ chọn từ kỳ 1 đến kỳ 3). Khi nhấn tạo bút toán, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu hạch toán Nợ tài khoản chi phí/Có tài khoản khấu hao vào ngày cuối tháng của kỳ đến.
Nếu muốn xóa bút toán khấu hao thì ở trường Tùy chọn sẽ chọn là 0-Xóa phân bổ.

3.3 Điều chỉnh giá trị TSCĐ

Đường dẫn: Tài sản/Điều chỉnh giá trị TSCĐ

Dùng để điều chỉnh giá trị TSCĐ (nếu có) trong các trường hợp như: đánh giá lại tài sản, lắp ráp thêm hoặc tháo dỡ bớt phụ tùng làm thay đổi giá trị TSCĐ…

Giải thích các trường thông tin

Mã tài sản

Là mã tài sản cần điều chỉnh giá trị

Lý do

Lookup (chọn) từ danh mục lý do tăng giảm TSCĐ, dùng để khai báo lý do điều chỉnh.

Kỳ/năm, ngày thay đổi

Là ngày, tháng, năm bắt đầu điều chỉnh giá trị TSCĐ.

Số chứng từ

Là số chứng từ liên quan đến việc thay đổi giá trị TSCĐ (nếu có).

Mã ngoại tệ, tỷ giá

Là mã ngoại tệ và tỷ giá quy đổi về VND trong trường hợp tài sản khai báo theo tiền ngoại tệ, nếu khai báo theo tiền VND thì tỷ giá là 1.

Nguyên giá, giá trị đã KH, giá trị còn lại

Là nguyên giá, giá trị đã khấu hao và giá trị còn lại của phần điều chỉnh.

Số kỳ khấu hao còn lại

Là số kỳ khấu hao còn lại sau khi điều chỉnh.

Giá trị khấu hao điều chỉnh

Là phần chênh lệch giá trị khấu hao 1 kỳ so với trước khi điều chỉnh.

Giá trị khấu hao sau điều chỉnh

Là giá trị khấu hao 1 kỳ sau khi điều chỉnh.

Diễn giải

Là diễn giải nội dung điều chỉnh, dùng để lấy lên Thẻ TSCĐ.

3.4 Điều chuyển bộ phận sử dụng TSCĐ

Đường dẫn: Tài sản/Điều chuyển bộ phận sử dụng TSCĐ

Dùng để điều chuyển TSCĐ sang bộ phận khác.

Giải thích các trường thông tin

Mã tài sản

Là mã tài sản điều chuyển

Kỳ/Năm

Là tháng/năm điều chuyển

Bộ phận, tk tài sản, tk khấu hao, tk chi phí

Là bộ phận nhận điều chuyển và các tài khoản hạch toán sau khi điều chuyển.

3.5 Khai báo giảm TSCĐ

Đường dẫn: Tài sản/Khai báo giảm TSCĐ

Dùng để khai báo giảm khi thanh lý, nhượng bán TSCĐ.

Chọn TSCĐ cần khai báo giảm, sau đó khai báo ngày giảm, lý do giảm, số chứng từ và diễn giải:

3.6 Khai báo tạm dừng khấu hao TSCĐ

Đường dẫn: Tài sản/Khai báo tạm dừng khấu hao TSCĐ

Dùng để khai báo tạm dừng khấu hao TSCĐ trong một khoảng thời gian nhất định, hết thời gian này tài sản đó sẽ trở lai tính khấu hao bình thường.

3.7 Khai báo thôi khấu hao TSCĐ

Đường dẫn: Tài sản/Thôi khấu hao TSCĐ

Trường hợp tài sản vẫn còn giá trị khấu hao và chưa thanh lý, nhưng vì một lý do nào đó muốn dừng hẳn việc khấu hao của tài sản đó thì sẽ khai báo ở menu này. Kể từ ngày khai báo thôi khấu hao, chương trình sẽ không tính khấu hao cho tài sản đó nữa.

3.8 Khai báo hệ số phân bổ khấu hao TSCĐ

Đường dẫn: Tài sản/Khai báo hệ số phân bổ khấu hao TSCĐ

Trường hợp muốn phân bổ chi phí khấu hao của tài sản cho nhiều bộ phận hoặc vụ việc khác nhau thì sẽ khai báo hệ số ở menu này. Khi tính khấu hao của tài sản đó, chương trình sẽ dựa vào hệ số khai báo để phân bổ giá trị khấu hao tài sản đó xuống cho từng bộ phận, vụ việc tương ứng với hệ số khai báo.

Như ví dụ ở hình trên thì khi tính khấu hao, chương trình sẽ phân bổ chi phí khấu hao ô tô Mecedes 7 chỗ xuống cho bộ phận BGD và KETOAN như sau:

Chi phí phân bổ cho bộ phận BGD = (giá trị khấu hao tài sản/5) * 2

Chi phí phân bổ cho bộ phận KETOAN = (giá trị khấu hao tài sản/5) * 3

Hệ số này có thể sao chép sang kỳ khác bằng cách nhấn vào biểu tượng sao chép trên thanh công cụ, sau đó chọn kỳ muốn sao chép sang:

4. Báo cáo

4.1 Danh mục TSCĐ

Đường dẫn: Báo cáo/Tài sản/Danh mục TSCĐ

Báo cáo cho biết danh sách các tài sản cố định hiện có tính đến ngày xem báo cáo.

Giải thích các trường trên màn hình lọc

Đến ngày

Là ngày xem báo cáo. Chương trình sẽ lấy lên các tài sản có ngày tăng <= ngày xem báo cáo.

Loại

Gồm: Chưa thanh lý, đã thanh lý, tất cả. Nếu chọn chưa thanh lý thì chương trình chỉ lấy lên các tài sản chưa khai báo giảm, nếu chọn đã thanh lý thì chương trình chỉ lấy lên các tài sản đã khai báo giảm, nếu chọn tất cả thì chương trình sẽ lấy lên cả 2 loại.

Loại tài sản, bộ phận sử dụng, nhóm tài sản, đơn vị

Là các điều kiện lọc khác.

Mẫu báo cáo

Gồm mẫu tiền chuẩn và mẫu ngoại tệ. Mẫu tiền chuẩn sẽ lấy theo tiền hạch toán (VND), mẫu ngoại tệ sẽ bao gồm tiền ngoại tệ và tiền hạch toán.

4.2 Thẻ TSCĐ

Đường dẫn: Báo cáo/Tài sản/Thẻ TSCĐ

Chọn kỳ cần xem báo cáo, sau đó check chọn vào tài sản muốn in thẻ:

Mẫu báo cáo thẻ TSCĐ theo quy định:

4.3 Sổ TSCĐ

Đường dẫn: Báo cáo/Tài sản/Sổ TSCĐ

4.4 Bảng kê TSCĐ hết khấu hao còn sử dụng

Đường dẫn: Báo cáo/Tài sản/Bảng kê TSCĐ hết khấu hao còn sử dụng

Báo cáo lấy lên các tài sản tính đến thời điểm xem báo cáo đã khấu hao hết nhưng chưa khai báo giảm.

4.5 Báo cáo chi tiết tăng/giảm TSCĐ

Đường dẫn: Báo cáo/Tài sản/Báo cáo chi tiết tăng, giảm TSCĐ

Báo cáo lấy lên các tài sản tăng thêm hoặc giảm đi trong khoảng thời gian xem báo cáo.

Giải thích các trường trên màn hình lọc

Từ kỳ/năm, Đến kỳ/năm

Khoảng thời gian cần xem báo cáo

Loại
- Tăng: lấy lên các tài sản ở menu “Khai báo thông tin TSCĐ” có trường ngày tăng nằm trong khoảng thời gian lọc và các tài sản ở menu “Điều chỉnh giá trị TSCĐ” (loại điều chỉnh tăng) có kỳ điều chỉnh nằm trong khoảng thời gian xem báo cáo.
- Giảm: lấy lên các tài sản ở menu “Điều chỉnh giá trị TSCĐ” (loại điều chỉnh giảm) có kỳ điều chỉnh nằm trong khoảng thời gian xem báo cáo và các tài sản khai ở menu “Khai báo giảm TSCĐ” có trường ngày giảm nằm trong khoảng thời gian xem báo cáo.
- Tất cả: lấy cả 2 trường hợp trên.
Loại tài sản, bộ phận sử dụng, đơn vị, nhóm tài sản 1, 2, 3

Là các điều kiện lọc khác của báo cáo.

4.6 Báo cáo chi tiết tình hình tăng giảm TSCĐ

Đường dẫn: Báo cáo/Tài sản/Báo cáo chi tiết tình hình tăng giảm TSCĐ

Báo cáo thể hiện nguyên giá, giá trị đã khấu hao, giá trị còn lại đầu kỳ, tăng giảm trong kỳ và cuối kỳ của từng tài sản trong khoảng thời gian xem báo cáo.

4.7 Báo cáo tổng hợp tình hình tăng giảm TSCĐ

Đường dẫn: Báo cáo/Tài sản/Báo cáo tổng hợp tình hình tăng giảm TSCĐ

Báo cáo thể hiện số đầu kỳ, tăng trong kỳ, giảm trong kỳ, số dư cuối kỳ của nguyên giá, giá trị khấu hao và giá trị còn lại của từng loại TSCĐ trong khoảng thời gian xem báo cáo.