Hướng dẫn sử dụng chức năng Hệ thống

1.1 Khai báo người sử dụng và phân quyền truy cập

1.1.1 Khai báo người sử dụng

Người quản trị sẽ thiết lập tên, mật khẩu và phân quyền truy cập cho từng người dùng trong chương trình “Khai báo người sử dụng và phân quyền truy cập”. Màn hình khai báo người sử dụng

• Tên:
  Tên người dùng sẽ dùng để truy nhập hệ thống. Tên là mã hóa của người dùng, không được gõ dấu hoặc khoảng trắng.
  • Tên đầy đủ:
  Khai báo tên đầy đủ của mã người dùng. Tên đầy đủ của người dùng nhập tự do.
  • Mật khẩu
  Mỗi người dùng có mật khẩu riêng, sau 20 phút không thao tác chương trình sẽ yêu cầu nhập lại mật khẩu mới cho sử dụng tiếp. Mục đích là bảo vệ dữ liệu của người dùng, khi cho người khác mượn máy thì đối phương không thay đổi thông tin của người dùng được.
• Nhắc lại mật khẩu
  Mật khẩu và mật khẩu nhắc lại phải như nhau. Sau khi “Người quản trị” tạo mới người dùng, người dùng đó có thể tự sửa mật khẩu cho riêng mình.

Chú ý: Ngoài ra chương trình ràng buộc cấp bảo mật mật khẩu, cần đặt mật khẩu gồm >6 ký tự bao gồm cả ký tự số, ký tự chữ hoa/ chữ thường và ký tự đặc biệt.

Khi cập nhật Mật khẩu và Mật khẩu nhắc lại khác nhau thì chương trình sẽ Cảnh báo.

Khi cập nhật Mật khẩu và Mật khẩu thuộc danh sách ràng buộc bảo mật thì chương trình sẽ Cảnh báo.

• Ngày sinh, điện thoại di động, thư
  Là các thông tin phụ của Người sử dụng, riêng Thư điện tử dùng gửi mail cho các cá nhân có quyền duyệt chứng từ tương ứng (Đơn hàng, phiếu nhu cầu). Thông tin này có thể để trống.
• Nhân viên cấp trên
  Dùng khai báo Người quản lý của user hiện hành, chỉ là thông tin phụ chưa xử lý gì thêm.
• Khu vực
  Khai báo Người sử dụng thuộc Khu vực nào, cho chọn từ Danh mục Khu vực, chỉ là thông tin phụ được phép để trống.
• Ngôn ngữ ngầm định
  Tùy chọn ngôn ngữ ngầm định của người sử dụng ở một số chức năng.
• Khóa đăng nhập
  Dùng để Khóa người sử dụng lại, nếu có check vào chức năng này thì chương trình không cho phép Người sử dụng đăng nhập sử dụng chương trình.

• Trạng thái
  Nếu người dùng chọn trạng thái “0 – không sử dụng” và thoát khỏi chương trình thì sẽ không đăng nhập lại được nữa, muốn sử dụng lại phải liên hệ với người quản trị

Chú ý:
Chương trình không cho phép một người dùng đăng nhập 2 lần – nghĩa là nếu đã đăng nhập rồi thì không thể dùng mã người dùng (user ) vừa đăng nhập để vào chương trình được nữa.

Muốn truy nhập lại user tại máy khác (hoặc trình duyệt khác) thì phải nhấn Thoát (Logout);

Nếu nhấn tắt trình duyệt nghĩa là vẫn chưa thoát được, lúc này để đăng nhập lại thì phải chờ hết phiên làm việc (hiện tại là 20 phút);

Trong trường hợp truy nhập lại user tại máy khác (hoặc trình duyệt khác) máy sẽ hỏi người dùng có tắt phiên làm việc cũ hay không, nếu có, sau khi chấp nhận thì phiên làm việc cũ bị mất hiệu lực hoàn toàn.

1.1.2 Phân quyền truy cập

Chức năng này dành cho người quản trị chương trình để phân quyền cho các người dùng chuyên môn khác. Vào chức năng Phân quyền truy nhập, chọn người dùng cần phân quyền sau đó nhấn nút phân quyền.

Để phân quyền, cần chọn từng nhánh phân hệ, sau đó chọn vào các ô chọn. Nếu chọn cả nhánh thì tất cả các nhánh trong cùng đều có hiệu lực tương tự, ngược lại có thể chọn từng mục nhỏ. Chức năng cho phép chọn phân quyền đến từng thao tác (“Mới”, “Sửa”, “Xóa”, “Xem của người khác”, “Sửa của người khác”, “Xóa của người khác”, “Chuyển KTTH”,”Chuyển sổ cái”).
Xử lý: khi người dùng bình thường (không là quản trị) thực hiện “Sửa” hoặc “Xóa” các chứng từ do người dùng khác tạo thì phải kiểm tra thêm 2 quyền “Sửa của người khác”, “Xóa của người khác”.

1.2 Phân quyền truy nhập theo đơn vị

Chương trình cho phép phân quyền xử lý, truy cập Xem, Mới, Sửa, Xóa theo từng đơn vị cho từng người/nhóm người sử dụng.
Phần phân quyền này bắt buộc phải thực hiện thì người sử dụng mới sử dụng được chương trình.

1.3 Giới hạn quyền truy nhập cho các trạng thái của chứng từ

Chương trình được thiết lập giới hạn một số quyền đối với người sử dụng để tránh xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu.

Chương trình cho phép giới hạn quyền hiệu chỉnh chứng từ cho các người sử dụng theo từng chứng từ và trạng thái tương ứng của chứng từ.

Ví dụ: có thể giới hạn cho các nhân viên chỉ được hiệu chỉnh chứng từ khi trạng thái của chứng từ là “Lập chứng từ”, một khi đã chuyển sang trạng thái khác thì chỉ được xem và không sửa. Màn hình khai báo giới hạn quyền truy nhập cho các trạng thái của chứng từ

Giải thích

• Mã chứng từ

Được chọn nhập từ danh mục chứng từ, nghĩa là người dùng bị hạn chế ở chứng từ nào.

• Người sử dụng

Được chọn nhập từ danh mục người sử dụng.

• Trạng thái / Tên trạng thái

Các trạng thái trong một chứng từ sẽ được phân quyền.

• Các tùy chọn giới hạn

Các tùy chọn giới hạn: Xem, Mới, Sửa, Xóa nghĩa thì không được thực hiện

Ví dụ: thiết lập như hình bên dưới có nghĩa là HIEUPT không được phép Xóa, Sửa phiếu nhập kho ở trạng thái Nhập kho.

 

1.4 Giới hạn quyền truy cập cho các thông tin của chứng từ

Chức năng này được thiết lập để hạn chế quyền truy cập thông tin chứng từ của người sử dụng. Chỉ có người quản trị hoặc sếp trực tiếp của người sử dụng mới sử dụng được chức năng này.
Ví dụ có thể phân quyền ẩn không cho xem Giá bán trên Hóa đơn bán hàng đối với một số Người sử dụng.

1.5 Danh sách người dùng đang sử dụng

Chức năng này dùng để xem danh sách những Người sử dụng đang sử dụng chương trình. Lưu ý chỉ có user Admin mới thấy được hết danh sách, còn user thường thì chỉ thấy được 1 dòng tên của mình.
Trong chức năng này Admin có thể Kết thúc phiên làm việc của 1 user nào đó, thao tác là chọn vào dòng tên user sau đó nhấn vào biểu tượng , chương trình sẽ hiện lên bảng Cảnh báo, sau đó nhấn Nhận.

1.6 Nhật ký hệ thống

Chức năng này dùng để xem lịch sử sử dụng chương trình của từng user, biết được từng Người sử dụng truy cập vào màn hình nào, thời gian nào và trên IP nào.

2.1 Danh mục đơn vị cơ sở

Danh mục đơn vị cơ sở được dùng trong trường hợp cần phải phân tích số liệu theo các đơn vị cơ sở. Đơn vị cơ sở ở đây có thể hiểu là các công ty con, các chi nhánh, cửa hàng… Trong các màn hình nhập liệu chương trình có một trường dành riêng để nhập mã đơn vị cơ sở để phân biệt số liệu liên quan đến đơn vị cơ sở nào.
Danh mục đơn vị cơ sở là cơ sở để phân quyền truy nhập cho người dùng theo từng đơn vị. Người dùng được phân quyền ở đơn vị cơ sở nào thì chỉ được phép truy nhập vào đơn vị cơ sở đó, trừ người quản trị.

2.2 Danh mục bộ phận

Danh mục bộ phận dùng để định nghĩa các phòng ban bộ phận trong doanh nghiệp. Được sử dụng để khi cần quản lý chi phí, doanh thu, lợi nhuận .. theo từng bộ phận. Bộ phận được sử dụng trong tất cả các phân hệ khi nhập chứng từ và lên báo cáo theo dõi theo bộ phận.

2.3 Danh mục ngoại tệ

Màn hình khai báo các đơn vị tiền tệ sẽ sử dụng trong giao dịch

2.4 Tỷ giá quy đổi ngoại tệ

Chức năng dùng để cập nhật và lưu giữ tỷ giá giao dịch thực tế của tất cả các loại ngoại tệ theo thời gian.

Khi nhập các phát sinh ngoại tệ chương trình sẽ lấy tỷ giá quy đổi ngầm định là tỷ giá trong bảng có ngày gần nhất trước đó so với ngày phát sinh của chứng từ.
Ví dụ
Mã ngoại tệ THB, ngày 25/11/2016 có tỷ giá là 625,17; Ngày 02/02/2017 có tỷ giá là 635,05.
Lập hóa đơn bán hàng mã ngoại tệ THB ngày 31/12/2016 trường tỷ giá ngầm định là 625,17.
Lập hóa đơn bán hàng mã ngoại tệ THB ngày 11/02/2017 trường tỷ giá ngầm định là 635,05. Tuy nhiên khi tỷ giá này có thể thay đổi trực tiếp trên từng giao dịch.

2.5 Danh mục chứng từ

Danh mục chứng từ dùng để xem thông tin các màn hình nhập liệu chứng từ trong chương trình, Danh mục này chỉ được Xem và Sửa, không được thêm Mới.

Giải thích

• Mã chứng từ
  Là mã chứng từ chương trình quy định sẵn, người dùng không được phép sửa.
• Tên chứng từ / Tên khác
  Là tên chứng từ và tên tiếng Anh của chứng từ.
• Ngày khóa sổ
  Ngày khóa số liệu hệ thống của chứng từ này, các chứng từ khác không bị ảnh hưởng. Khi khóa sổ thì chương trình không cho phép Xóa, Sửa các chứng từ trước ngày khóa sổ.
• Trạng thái ngầm định
  Chọn trạng thái mặc định khi thêm Mới chứng từ, ví dụ Lập chứng từ, Nhập kho.
• Số chứng từ hiện tại
  Thể hiện số chứng từ lớn nhất của màn hình này, dùng trong trường hợp không dùng Quyển chứng từ.

2.6 Danh mục quyển chứng từ

Danh mục quyển chứng từ dùng để khai báo đánh số chứng từ tự động trên các chứng từ, chứng từ nào không dùng Quyển thì hệ thống tăng theo số tự nhiên.

Giải thích các trường
• Mã quyển
Mã quyển do người dùng định nghĩa, dùng để theo dõi các Quyển
• Tên quyển
Tên của Quyển chứng từ.

Tab Thông tin chung
• Số chứng từ mẫu
Dùng để khai báo quy tắc đánh số chứng từ, quy tắc này có thể khai báo dạng chuỗi ký tự ghép lại với nhau.
– Ký tự # dùng để khai báo số thứ tự tăng dần, muốn đánh bao nhiêu số thứ tự thì khai bấy nhiêu ký tự #
– YY, MM, DD dùng để khai theo năm, tháng, ngày
– [] là ký tự ngăn cách các ký tự đặc biệt
– Các ký tự khác: có thể khai báo bất kỳ ký tự nào chữ và số chương trình sẽ hiểu đó là các ký tự cố định trong số chứng từ, các ký tự cố định này thì không cần dùng dấu []
– Ví dụ khai báo chuỗi PNK[###][YY][MM], thì tại tháng 03/2017 chương trình sẽ đánh số PNK0011703 và sẽ tăng dần, sang tháng 4 sẽ tự động đánh lại PNK0011704.
– Lưu ý: Nếu đánh số chứng từ dạng tăng theo Năm hoặc Tháng năm thì chỉ khai Quyển chứng từ 1 lần duy nhất ban đầu sử dụng chương trình, các tháng sau chương trình tự hiểu đánh theo Năm hoặc Tháng năm hiện hành.
• Đơn vị
Dùng để khai báo Quyển này thuộc đơn vị nào, thì chỉ đơn vị tương ứng mới thấy được Quyển chứng từ đó, nếu để trắng thì tất cả đơn vị đều thấy.
• Kiểm tra trùng số
Có các loại theo Ngày, Tháng, Quý, Năm, Tất cả và Không kiểm tra, chương trình sẽ kiểm tra trùng và Cảnh báo tùy theo cách kiểm tra.
• Hiệu lực
Khai báo ngày hiệu lực sử dụng của Quyển chứng từ, chỉ thấy được Quyển chứng từ có hiệu thực trong thời gian nhập liệu, được phép để trắng, nếu để trắng thì không bị ràng buộc này.

Tab Chứng từ và người sử dụng
Tab này dùng khai báo Quyển sử dụng trên chứng từ nào (thông tin này bắt buộc nhập), và do Người sử dụng nào dùng, nếu để trắng người sử dụng thì tất cả Người sử dụng đều thấy được.

Tab Số hiện tại
Tab này thể hiện Số chứng từ hiện tại lớn nhất mà Quyển đang sử dụng.

 

Chức năng này cho phép người sử dụng khai báo một số tham số tùy chọn để chương trình phù hợp nhất với từng doanh nghiệp cụ thể.

4.1 Khóa số liệu

Khi đã hoàn tất công việc cho một kỳ báo cáo, người dùng sẽ tiến hành khóa số liệu. Khi đã khóa thì toàn bộ dữ liệu từ ngày khóa trở về trước sẽ không thể sửa, thêm, xóa….

4.2 Đổi mã

Chức năng này dùng trong trường hợp khi có dữ liệu phát sinh của mã đối tượng rồi, mà cần chuyển sang mã mới, hoặc là trường hợp gộp 2 mã đã phát sinh lại với nhau.

Màn hình điều kiện lọc
• Loại mã
Chọn Loại mã cần đổi: Mã khách hàng, Mã vật tư…
• Trạng thái
Có 3 tùy chọn trạng thái của mã đối tượng được chọn:
– Tất cả: hiện tất cả các khai báo đổi / gộp mã
– Chờ thực hiện: hiện các khái báo đổi / gộp mã chưa thực hiện
– Hoàn thành: hiện các khái báo đổi / gộp mã đã thực hiện hoàn thành rồi

Màn hình khai báo dữ liệu cần đổi
• Loại mã
Mặc định theo Loại mã đã chọn ban đầu
• Mã cũ
Mã gốc cần đổi
• Mã mới
Mã mới cần đổi sang
• Trạng thái
Có 2 trạng thái, chương trình tự xử lý
– Đổi mã: là mã mới chưa phát sinh trong hệ thống
– Gộp mã: là mã mới đã có phát sinh trong hệ thống

Màn hình thực thi đổi mã
Sau khi khai báo đầy đủ các danh sách mã cần đổi, nhấn vào icon để thực thi, có thể chọn đổi/gộp mã theo từng dòng,hoặc là đổi/gộp mã toàn bộ

Lưu ý: sau khi thực hiện việc đổi / gộp mã, thì mã cũ trong danh mục đối tượng vẫn còn, chương trình chỉ thực hiện việc đổi dữ liệu phát sinh thôi.

Khi nhấn Đổi / gộp mã, chương trình sẽ bung Cảnh báo như hình, nhấn Nhận để thực hiện tiếp việc đổi / gộp mã.

4.3 Chuyển số dư sang năm sau

Chức năng này dùng để kết chuyển số dư cuối năm (31/12) sang năm sau.
Sau khi chạy xong nếu có sự thay đổi kết quả cũ thì chỉ cần chạy lại, chương trình sẽ xóa kết quả cũ thay bằng kết quả mới.

Giải thích các trường
• Năm
Chọn năm cần chuyển sang năm sau
• Dữ liệu
Có 3 tùy chọn:
– Kho sổ sách: để chuyển tồn kho theo số liệu sổ sách
– Kho thực tế: để chuyển tồn kho theo số liệu thực tế
– Công nợ: để chuyển số dư công nợ khách hang

4.4 Ngày bắt đầu năm tài chính

Dùng để khai báo ngày bắt đầu của năm tài chính.
Thông thường các doanh nghiệp Việt Nam có ngày bắt đầu năm tài chính là 01-01 và kết thúc vào 31-12.
Tuy nhiên ngày bắt đầu năm tài chính có thể bắt đầu từ bất cứ ngày nào trong năm.

4.5 Chuyển dữ liệu giữa các chương trình

Chức năng này dung cho trường hợp đơn vị theo dõi theo hình thức hạch toán 2 sổ (nội bộ, thuế). Thay vì phải nhập liệu độc lập giữa 2 bên thì chương trình cho phép sao chép dữ liệu từ bản này qua bản kia theo điều kiện lọc
– Ngày từ/đến: Chọn thời gian cần chép dữ liệu
– Chứng từ: Chọn loại chứng từ cần sao chép dữ liệu, nếu bỏ trống sẽ mặc định lấy hết dữ liệu phát sinh ở tất cả các màn hình chứng từ trong khoản thời gian lọc ở trên
– Đơn vị: Chọn mã đơn vị cần lấy dữ liệu
– Danh mục/ dữ liệu: Nếu chỉ check chọn dữ liệu thì chương trình chỉ sao chép dữ liệu từ bản này bản kia còn giữ nguyên danh mục của bản chép vào, nếu check chọn cả 2 thì chương trình sẽ sao chép cả danh mục và dữ liệu qua bản chép vào

Xử lý:
Kiểm tra: Chương trình kiểm tra dữ liệu và số dòng chuyển qua

Chuyển dữ liệu: Chương trình thực hiện chuyển dữ liệu theo số liệu kiểm tra vào bản cần chép vào
Xóa dữ liệu đã chuyển: Xóa dữ liệu đã chuyển ở bước trên
4.6 Kiểm tra dữ liệu lỗi
Tiện ích này giúp cho người sử dụng kiểm tra 1 số trường hợp sai sót dữ liệu
Loại xử lý:
– Các chứng từ chưa cập nhật vào sổ kho
– Các chứng từ chưa cập nhật vào sổ cái
– Các chứng từ chưa cập nhật vào sổ thuế
– Các chứng từ chưa cập nhật vào sổ thanh toán
– Các chứng từ chưa cập nhật các sổ

4.7 Cập nhật lại trạng thái phát sinh mã

Chức năng này dung để cập nhật lại trạng thái phát sinh mã.
Ví dụ mã khách hang ABC đã được đổi sang mã XYZ nhưng khi kiểm tra chứng từ vẫn còn thể hiện ở mã ABC, khi đó có thể vào menu này để chương trình cập nhật lại đúng phát sinh mã

4.8 Cập nhật lại số chứng từ

Trong quá trình nhập liệu do có chỉnh sửa số liệu đôi khi có trường hợp số chứng từ nhảy không theo số thứ tự tang dần, hoặc không sắp xếp theo ngày tang dần. Chức năng này cho phép người dung cập nhật lại số chứng từ tăng dần theo ngày dựa vào khai báo định dạng số chứng từ của quyển chứng từ cũ hoặc mới

4.9 Các chứng từ bị xóa

Trong một số trường hợp người dung tìm không thấy chứng từ đã nhập do đã bị ai đó xóa đi thì có thể vào menu này để kiểm tra.
Cho biết chứng từ nào bị xóa, người xóa là ai và xóa thời gian nào.
Có thể phục hồi lại các chứng từ xóa ở menu “Xem lịch sử trên chứng từ”

5.1 Danh mục loại phân nhóm

Danh mục loại nhóm dùng để khai báo các nhóm đối tượng danh mục trong chương trình, ví dụ nhóm vật tư, nhóm khách hàng… Danh mục này được khai báo sẵn mặc định trong chương trình, người dùng chỉ nên Xem chứ không nên Sửa.

5.2 Danh mục phân nhóm

Dùng để khai báo các phân nhóm trong từng Loại nhóm tương ứng.
Ví dụ phân nhóm khách hàng 1 theo tiêu thức khu vực, thì các mã phân nhóm có thể là Miền Bắc, Miền Trung, Miền Nam.
Chọn Loại nhóm cần khai báo

Khai báo các phân nhóm trong Loại nhóm tương ứng