Hướng dẫn sử dụng chức năng quản lý Công trình, vụ việc

1.1 Đối tượng sử dụng tài liệu

Tài liệu này được xây dựng để hỗ trợ khách hàng nắm được cách thức sử dụng chương trình, qua đó có thể thực hiện tốt các công việc liên quan đến Quản lý công trình, vụ việc.

1.2 Những tính năng cơ bản

Theo dõi các chi phí sản xuất phát sinh theo từng công trình.

Kết chuyển chi phí của Vụ việc qua khấu hao.

2.1 Danh mục vụ việc dự án công trình

Đường dẫn: Vụ việc / Danh mục vụ việc dự án công trình

Danh mục vụ việc có thể được dùng để tập hợp chi phí, tính giá thành, theo dõi doanh thu và lợi nhuận của các vụ việc xây lắp, hợp đồng dịch vụ hoặc thương mại, sản phẩm công nghiệp.

Giải thích các trường

• Ngày vụ việc

Ngày của vụ việc là ngày phát sinh vụ việc.

• Số vụ việc

Số của vụ việc dùng để ghi số của những tài liệu liên quan mà vụ việc được dùng để theo dõi. Thông thường, trường này được dùng chung với trường mã vụ việc.

• Theo dõi số dư

Tùy chọn theo dõi số dư để chương trình chuyển số dư tài khoản – vụ việc sang năm sau. Nếu vụ việc không theo dõi số dư, số dư tài khoản của vụ việc sẽ không được chuyển sang năm sau và cũng không vào được số dư đầu kỳ theo vụ việc.

• Mã nt

Mã loại tiền tệ của hợp đồng. Tiền nguyên tệ không được để trắng và được lấy từ “Danh mục tiền tệ”.

• Tiền ngoại tệ

Giá trị của vụ việc theo mã ngoại tệ.

• Tiền hạch toán

Giá trị của vụ việc được quy đổi ra giá trị tiền hạch toán.

• Ngày bắt đầu / Ngày kết thúc

Ngày bắt đầu và ngày kết thúc hợp đồng, là thông tin tham khảo thêm.

• Vụ việc mẹ

Chọn vụ việc mẹ liên quan. Vụ việc mẹ được tạo ra ngay trong danh mục vụ việc này. Thông tin này phục vụ lên các báo cáo phân tích, tổng hợp theo vụ việc mẹ – vụ việc con.

• Khách hàng/ Nhân viên/ Bộ phận thực hiện

Mã khách hàng, mã nhân viên kinh doanh và mã bộ phận thực hiện hợp đồng.Các mã này được lấy từ các danh mục tương ứng, là thông tin tham khảo thêm.

• Phân nhóm kiểu 1, kiểu 2, kiểu 3

Các nhóm được sử dụng để phân loại các vụ việc dùng trong phân tích số liệu khi lên báo cáo. Các nhóm này được lấy từ “Danh mục phân nhóm vụ việc”.

 

• Danh mục phân nhóm công trình vụ việc

Đường dẫn: Vụ việc / Danh mục phân nhóm công trình vụ việc

Danh mục nhóm vụ việc được dùng để phân loại vụ việc nhằm phục vụ cho mục đích phân tích số liệu và lên báo cáo theo nhóm.

Danh mục nhóm vụ việc được thiết kế với 3 kiểu phân nhóm gọi là loại nhóm. Các vụ việc được phân vào một nhóm nếu có chung tính chất hay đặc điểm nào đó.

Ví dụ: Nhóm vụ việc theo quy mô, giá trị, nhóm có cùng chung đặc điểm địa lý…

Trong một loại nhóm có thể khai báo nhiều nhóm vụ việc. Một loại nhóm tượng trưng cho một số nhóm có tính chất phân loại giống nhau. Việc phân nhóm vụ việc phục vụ cho việc quản lý và lên số liệu các báo cáo theo nhóm vụ việc. Nếu gọi 3 loại nhóm là 3 chiều phân tích, thì với các báo cáo tổng hợp có thể đảo các chiều để ra các báo cáo phân tích khác nhau.

Ví dụ các chiều nhóm số liệu có thể là 1-2-3 thì loại nhóm 1 sẽ là nhánh lớn, loại nhóm 2 sẽ là nhánh con, loại nhóm 3 sẽ là nhánh nhỏ nhất, sau đó mới tới các mã khách chi tiết.

Tương tự ta có thể đảo hoặc 3-2-1 hoặc (2-3-1)…

3.1 Vào số dư đầu kỳ vụ việc, công trình, dự án

Đường dẫn: Vụ việc / Vào số dư đầu kỳ vụ việc, công trình, dự án

Chức năng này dùng để cập nhật số dư công nợ đầu kỳ (nếu có) của các vụ việc, hạng mục trước khi sử dụng chương trình. Ngày đầu kỳ chính là ngày bắt đầu nhập liệu được khai báo trong “Khai báo kỳ nhập liệu đầu tiên”.

Người sử dụng chỉ phải cập nhật số dư đầu kỳ 1 lần duy nhất khi bắt đầu sử dụng chương trình. Đối với các kỳ tiếp theo trong năm và của cả các năm sau số dư vụ việc, hạng mục sẽ do chương trình tự động tính toán và kết chuyển.

Giải thích các trường

• Tài khoản

Tài khoản liên quan vụ việc, hạng mục có số dư.

• Vụ việc

Mã vụ việc có số dư.

• Dư nợ đầu kỳ/Dư nợ đầu kỳ ngoại tệ

Số dư nợ đầu kỳ của vụ việc, hạng mục.

• Dư có đầu kỳ/Dư có đầu kỳ ngoại tệ

Số dư có đầu kỳ của vụ việc, hạng mục.

4.1 Bảng kê chứng từ theo công trình vụ việc

Đường dẫn: Vụ việc / Bảng kê chứng từ theo công trình vụ việc

Báo cáo dùng để liệt kê các chứng từ phát sinh theo vụ việc.

Giải thích các trường trên màn hình lọc

• Ngày từ đến

Là khoảng thời gian cần lọc dữ liệu.

• Nhóm theo

Dùng để lựa chọn báo cáo nhóm theo đối tượng nào? Ví dụ nhóm theo bộ phận hay mã phí…Nếu có check vào trường Chỉ lấy DL có nhập thì chương trình chỉ lấy lên các dòng chứng từ có nhập đối tượng được xem (Ví dụ nếu chọn nhóm theo Bộ phận thì chương trình chỉ lấy lên các chứng từ có nhập bộ phận, nếu chứng từ nào để trắng mã bộ phận thì sẽ không lấy lên)

• Tài khoản, tài khoản đối ứng

Dùng để lọc các tài khoản và tài khoản đối ứng muốn xem, có thể nhập theo dạng like (ví dụ muốn xem tài khoản 641 và 642 thì có thể nhập là 64)

• Ghi nợ/có

Dùng để lựa chọn chỉ lấy phát sinh nợ hoặc chỉ lấy phát sinh có hoặc cả 2.

• Mã chứng từ

Trường hợp chỉ muốn lọc phát sinh trên một chứng từ, ví dụ chỉ muốn lọc Phiếu thu hoặc chỉ muốn lọc Phiếu chi thì sẽ chọn vào trường mã chứng từ này.

• Mẫu báo cáo

Chọn các loại mẫu: Mẫu tiền chuẩn hoặc Mẫu ngoại tệ để xem.

4.2 Bảng cân đối phát sinh của các công trình, vụ việc

Đường dẫn: Vụ việc / Bảng cân đối phát sinh của các công trình, vụ việc

Báo cáo lên số liệu cân đối Đầu kỳ, Phát sinh, Cuối kỳ của các vụ việc công trình theo tài khoản

Giải thích các trường trên màn hình lọc

• Ngày từ đến

Là khoảng thời gian cần lọc dữ liệu.

• Tài khoản

Lọc tài khoản muốn xem, nếu để trắng thì lên hết

• Đối tượng

Dùng để lựa chọn báo cáo nhóm theo đối tượng nào? Ví dụ nhóm theo bộ phận hay mã phí…Nếu có check vào trường Chỉ lấy DL có nhập thì chương trình chỉ lấy lên các dòng chứng từ có nhập đối tượng được xem (Ví dụ nếu chọn nhóm theo Bộ phận thì chương trình chỉ lấy lên các chứng từ có nhập bộ phận, nếu chứng từ nào để trắng mã bộ phận thì sẽ không lấy lên)

• Chi tiết theo tài khoản

Nếu có check vào sẽ lên số liệu cân đối theo Tài khoản – Vụ việc, nếu không check thì chỉ lên Vụ việc thôi

• Mẫu báo cáo

Chọn các loại mẫu: Mẫu tiền chuẩn hoặc Mẫu ngoại tệ để xem.

4.3 Sổ chi tiết vụ việc, công trình

Đường dẫn: Vụ việc / Sổ chi tiết vụ việc, công trình

Báo cáo lên số liệu chi tiết phát sinh của từng tài khoản – vụ việc được chọn

Giải thích các trường trên màn hình lọc

• Tài khoản

Lọc tài khoản muốn xem

• Mã vụ việc

Lọc vụ việc muốn xem

• Khách hàng

Lọc khách hàng muốn xem

• Ngày từ/đến

Lọc thời gian cần xem.

• Gồm vụ việc con

Nếu check vào sẽ lên luôn số liệu của các vụ việc con của vụ việc được chọn xem.

• Mẫu báo cáo

Chọn các loại mẫu: Số lượng; Số lượng và Giá trị; Số lượng và Giá trị ngoại tệ để xem.

4.4 Báo cáo số dư theo vụ việc

Đường dẫn: Vụ việc / Báo cáo số dư theo vụ việc

Báo cáo lên số dư của các vụ việc.

Giải thích các trường trên màn hình lọc

• Ngày

Là ngày cần xem.

• Đối tượng

Chọn đối tượng cần xem, vụ việc hoặc có thể chọn mã phí.

• Loại số dư

Chọn cuối kỳ hoặc đầu kỳ để xem.

• Chi tiết theo tài khoản

Nếu có check vào sẽ lên số liệu cân đối theo Tài khoản – Vụ việc, nếu không check thì chỉ lên Vụ việc thôi

• Tài khoản

Lọc tài khoản muốn xem

• Mẫu báo cáo

Chọn các loại mẫu: Mẫu tiền chuẩn hoặc Mẫu ngoại tệ để xem.

4.5 Tổng hợp chi phí sản xuất theo công trình, vụ việc

Đường dẫn: Vụ việc / Tổng hợp chi phí sản xuất theo công trình vụ việc

Báo cáo lên số liệu tổng hợp phát sinh của các vụ việc trong kỳ.

Giải thích các trường trên màn hình lọc

• Ngày từ đến

Lọc ngày cần xem.

• Nhóm theo

Dùng để lựa chọn báo cáo nhóm theo đối tượng nào? Ví dụ nhóm theo bộ phận hay mã phí…Nếu có check vào trường Chỉ lấy DL có nhập thì chương trình chỉ lấy lên các dòng chứng từ có nhập đối tượng được xem (Ví dụ nếu chọn nhóm theo Bộ phận thì chương trình chỉ lấy lên các chứng từ có nhập bộ phận, nếu chứng từ nào để trắng mã bộ phận thì sẽ không lấy lên)

• Tài khoản

Lọc tài khoản muốn xem

• Ghi nợ/có

Chọn tùy chọn muốn xem Nợ/Có/Tất cả

• Mẫu báo cáo

Chọn các loại mẫu: Mẫu tiền chuẩn hoặc Mẫu ngoại tệ để xem.

 

4.6 Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh theo công trình, vụ việc

Đường dẫn: Vụ việc / Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh theo công trình, vụ việc

Báo cáo lên số liệu lãi lỗ của các vụ việc, tương tự Báo cáo kết quả kinh doanh.

Giải thích các trường trên màn hình lọc

• Ngày từ đến

Lọc ngày cần xem.

• Mẫu báo cáo

Chọn các loại mẫu: Mẫu tiền chuẩn hoặc Mẫu ngoại tệ để xem.