Hướng dẫn sử dụng chức năng Quỹ

 

1. Giới thiệu chung

1.1 Đối tượng sử dụng tài liệu

Tài liệu này được xây dựng để hỗ trợ khách hàng nắm được cách thức sử dụng chương trình, qua đó có thể thực hiện tốt các công việc được giao trong việc theo dõi Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Phòng kế toán: theo dõi thu chi tiền, công nợ Phải thu và Phải trả.
Phòng bán hàng: theo dõi được việc thu tiền từ bán hàng.
Phòng mua hàng: theo dõi được việc trả tiền từ mua hàng.
1.2 Những tính năng cơ bản
Phân hệ Kế toán tiền mặt tiền gửi có các tính năng cơ bản nổi bật sau.
1.2.1 Theo dõi được tiền mặt, tiền gửi và tiền vay
Theo dõi tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng chi tiết theo từng loại tiền, ngân hàng và mục đích sử dụng.
Theo dõi và thanh toán thu chi chi tiết theo khách hàng, hợp đồng, hoá đơn, khế ước, khoản mục phí và theo các đối tượng thông tin cần quản lý khác.

1.2.2 Thanh toán chi tiết theo từng hóa đơn

Hệ thống sẽ theo dõi được việc thanh toán công nợ chi tiết theo từng hóa đơn, có thể sử dụng trực tiếp các chứng từ thu chi để phân bổ chi tiết cho từng hóa đơn

1.2.3 Xử lý chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ

Tỷ giá ghi sổ được phép khai báo tính theo nhiều phương pháp khác nhau: đích danh, trung bình tháng, trung bình di động
Tỷ giá ghi sổ và chênh lệch lãi (lỗ) tỷ giá được tạo ngay khi cập nhật và lưu chứng từ
Cho phép sửa lại tỷ giá ghi sổ được chương trình tự động tính toán theo phương pháp khai báo ngầm định
Chức năng tính lại tỷ giá ghi sổ và áp lại chênh lệch lãi (lỗ) tỷ giá phát sinh trong kỳ vào cuối kỳ
Có thể tuỳ chọn chỉ tính và tạo chênh lệch lãi (lỗ) tỷ giá phát sinh trong kỳ vào cuối kỳ. Các phát sinh trong kỳ ghi nhận tạm theo tỷ giá giao dịch.

1.2.4 Quản lý các khế ước vay

Cho phép khai báo sử dụng trường thông tin “khế ước” nhằm quản lý các khoản đi vay. Ngoài ra, trường thông tin này cũng có thể được dùng để quản lý các khoản tiền gởi tiết kiệm, cho vay khác.
Hỗ trợ các báo cáo có liên quan khế ước.

2. Danh mục

2.1 Danh mục khế ước

Đường dẫn: Danh mục / Kế toán / Danh mục khế ước

Danh mục khế ước được lập khi có một khoản vay với ngân hàng hoặc một khoản vay giữa doanh nghiệp với các đối tượng khác.

Giải thích các trường thông tin chung

  • Mã khế ước Khai báo mã của đối tượng khế ước, tối đa 32 ký tự. 
  • Tên khế ước / Tên khác Tên tiếng Việt và tiếng Anh của khế ước.

• Loại khế ước
Gồm 2 loại: “1 – Đi vay”, “2 – Cho vay”
• Ngày
Là ngày phát sinh khế ước
• Ngày vay / Ngày đáo hạn
Là ngày bắt đầu và ngày đáo hạn của khế ước vay
• Tiền vay nt / Tiền vay
Số tiền đi vay tương ứng với loại tiền
• Hợp đồng / Bộ phận / Khách hàng
Là thông tin đi kèm theo Khế ước
• Tình trạng
Là tình trạng của Khế ước bao gồm: Chưa thực hiện / Đang thực hiện / Tạm dừng / Hoàn thành / Hủy, các trạng thái này do người dùng tùy chọn

Giải thích tab Thông tin lãi suất
Tab này dùng để khai báo lãi suất áp dụng theo từng thời kỳ, dùng để tính lãi suất trên các báo cáo liên quan

Giải thích tab Chi tiết thanh toán
Tab này dùng để khai báo thông tin trả tiền vay gốc theo từng đợt, dùng để tính lãi suất trên các báo cáo liên quan

2.2 Danh mục tài khoản ngân hàng

Đường dẫn: Danh mục / Kế toán / Danh mục tài khoản ngân hàng
Danh mục tài khoản ngân hàng dùng để lưu trữ các thông tin của các tài khoản ngân hàng mà doanh nghiệp đang giao dịch. Một số thông tin trong danh mục tài khoản ngân hàng như tài khoản ngân hàng, tên ngân hàng, tỉnh thành sẽ được dùng để in giấy báo nợ (UNC) từ chương trình.

Giải thích các trường thông tin
• Tài khoản
Số tài khoản trong danh mục tài khoản
• Tài khoản ngân hàng / Tên ngân hàng
Số tài khoản và tên của ngân hàng
• Các thông tin còn lại
Thông tin liên quan đến ngân hàng

 

2.3 Danh mục phí ngân hàng

Đường dẫn: Danh mục / Kế toán / Danh mục phí ngân hàng
Danh mục ngân hàng dùng để kê khai phí ngân hàng khi lập Giấy báo nợ và Giấy báo có, các thông tin tài khoản và kê khai thuế khai báo trong Danh mục phí ngân hàng. Khi nhập liên quan đến phí ngân hàng sẽ mặc định các thông tin này

2.4 Danh mục mẫu in UNC

Đường dẫn: Danh mục / Kế toán / Danh mục mẫu in UNC
Danh mục này dùng để khai báo mẫu in UNC tương ứng với từng tài khoản trong danh mục tài khoản, dùng để in lên UNC

3. Vào số dư đầu kỳ

3.1 Vào số dư đầu kỳ khế ước

Đường dẫn: Quỹ / Đầu kỳ / Vào số dư đầu kỳ khế ước
Vào số dư đầu kỳ khế ước để khai báo số dư tại thời điểm sử dụng chương trình của khế ước. Người sử dụng chỉ phải cập nhật số đầu kỳ 1 lần khi bắt đầu sử dụng chương trình. Đối với các kỳ tiếp theo trong năm và của cả các năm sau số dư khế ước sẽ tự động chuyển sang.

Giải thích các trường thông tin quan trọng
• Tài khoản / Khế ước
Khai báo tài khoản tương ứng với khế ước
• Dư nợ / Dư có
Khai báo Số dư Nợ hoặc Có của khế ước, dư theo tiền gốc hạch toán
• Dư nợ nt / Dư có nt
Khai báo Số dư Nợ hoặc Có của khế ước, dư theo tiền gốc ngoại tệ

4. Chứng từ

4.1 Phiếu thu

Đường dẫn: Quỹ / Phiếu thu.
Phiếu thu dùng trong trường hợp thu tiền mặt tại Công ty.
Giải thích các trường quan trọng thông tin chung
• Loại phiếu thu
Có 2 tùy chọn:
– Thu theo hóa đơn: khi chọn loại này chương trình sẽ cho phép thu tiền trực tiếp theo từng hóa đơn, người dùng sẽ chọn danh sách hóa đơn còn nợ để thu tiền. Chương trình xử lý cấn trừ công nợ theo Hóa đơn và theo Khách hàng.
– Thu theo khách hàng: khi chọn loại này thì người dùng tự chọn mã khách hàng và gõ số tiền tổng thu vào. Chương trình xử lý cấn trừ công nợ theo Khách hàng.
Nếu Phiếu thu loại Thu theo khách hàng và có theo dõi công nợ theo hóa đơn thì phải vào chức năng phân bổ công nợ hóa đơn bên Phải thu để phân bổ Phiếu thu cho hóa đơn nào, đảm bảo công nợ hóa đơn lên đúng.

• Địa chỉ / Người nộp tiền / Diễn giải
Thông tin phụ, người dùng tự cập nhật.
• Tài khoản
Chọn tài khoản 111 chi tiết.
• Mã ngoại tệ
Khi chọn mã ngoại tệ nào thì chương trình chỉ cho phép thu tiền theo loại tiền đó.
• Tỷ giá
Trường hợp thu tiền ngoại tệ thì tỷ giá này sẽ là tỷ giá giao dịch của tài khoản Tiền, chương trình sẽ tự động mặc định theo tỷ giá trong Danh mục tỷ giá quy đổi ngoại tệ, cho phép người dùng sửa lại.
Nếu mã ngoại tệ là đồng tiền hạch toán, thì sẽ mặc định là 1.

Giải thích các trường quan trọng tab Chi tiết
• Mã khách
Chọn Mã khách hàng cần thu tiền, một chứng từ có thể thu cho nhiều khách hàng.
• Tài khoản Có
Chọn tài khoản Có đối ứng với tài khoản Tiền.
• Thông tin hóa đơn: Số, Ngày, Tiền hóa đơn…
Chỉ có tác dụng đối với Loại thu theo hóa đơn, khi chọn hóa đơn chương trình sẽ hiện các thông tin tương ứng ra.
• Tỷ giá ghi sổ
Là tỷ giá ghi sổ của tài khoản Có, nếu thu tiền ngoại tệ thì mới hiển thị trường này, trường này chương trình tự tính theo phương pháp tính tỷ giá ghi sổ khai báo trong Danh mục tài khoản.
• Tiền ngoại tệ
Gõ số tiền thực thu theo ngoại tệ, trường hợp thu theo ngoại tệ.
• Tiền
Là số tiền thực thu quy đổi sang tiền hạch toán, bằng tiền ngoại tệ * Tỷ giá.

Giải thích các trường tab Thông tin thanh toán
• Theo dõi thanh toán
Nếu có check thì sẽ xem Phiếu thu như 1 hóa đơn Phải trả, thông tin này lên Báo cáo công nợ phải trả theo từng hóa đơn.
• Số chứng từ / Ngày chứng từ
Thông tin chứng từ theo dõi công nợ hóa đơn Phải trả, chương trình mặc định bằng số và ngày chứng từ gốc.
• Mã thanh toán
Thời hạn thanh toán của hóa đơn, do người dùng tự gõ.

Giải thích các trường tab Tỷ giá
• Sửa tỷ giá ghi sổ
Dùng trong trường hợp thu tiền liên quan đến ngoại tệ, tỷ giá ghi sổ của tài khoản công nợ người dùng muốn gõ trực tiếp chứ không muốn chương trình tự động tính ra.
Khi check vào tùy chọn này thì Lưu chứng từ sẽ không tính lại tỷ giá ghi sổ công nợ mà chương trình sẽ lấy tỷ giá này để so sánh với tỷ giá của Tiền, tạo chênh lệch tỷ giá rồi hạch toán.
• Tạo chênh lệch tỷ giá ngay
Nếu có chọn tùy chọn này thì khi Lưu chứng từ, chương trình sẽ so sánh tỷ giá của tài khoản Tiền và tài khoản Công nợ tạo ra ngay chênh lệch tỷ giá để hạch toán sổ cái.
Nếu không check vào tùy chọn thì sẽ hạch toán sổ cái theo tỷ giá người dùng nhập vào.
• Nguyên tắc tạo chênh lệch tỷ giá ngay
Tỷ giá trên thông tin chung do người dùng tự gõ, dưới chi tiết là Tỷ giá ghi sổ của tài khoản công nợ do chương trình tính ra.
Chênh lệch sẽ được tính so sánh giữa Tỷ giá Thông tin chung và Tỷ giá trong tab Chi tiết
Nguyên tắc là hạch toán cặp định khoản theo Tỷ giá nhỏ trước, phần chênh lệch sẽ đưa vào cho Tài khoản có Tỷ giá lớn hơn và đối ứng với Tài khoản Nợ / Có trong Danh mục ngoại tệ (logic này áp dụng cho tất cả các trường hợp)
Ví dụ Tỷ giá của 112 là 21.000, tỷ giá của 131 là 20.000
Cặp 1: Nợ 112 / Có 131 là 20.000, cặp này luôn hạch toán theo Tỷ giá nhỏ
Cặp 2: Nợ 112 / Có 515 là 1.000 đồng, đầu Nợ 112 là cho tài khoản có Tỷ giá lớn hơn, sau đó sẽ đối ứng là Tài khoản Có khai báo trong Danh mục tiền tệ là 515.

Ví dụ Tỷ giá của 112 là 21.000, tỷ giá của 131 là 23.000
Cặp 1: Nợ 112 / Có 131 là 21.000, cặp này luôn hạch toán theo Tỷ giá nhỏ
Cặp 2: Nợ 635 / Có 131 là 2.000 đồng, đầu Có 131 là cho tài khoản có Tỷ giá lớn hơn, sau đó sẽ đối ứng là Tài khoản Nợ khai báo trong Danh mục tiền tệ là 635.

Giải thích các trường tab Khác

  • Kèm theo / Chứng từ gốc

Dùng để lên mẫu in Phiếu thu.

4.2 Giấy báo có

Đường dẫn: Quỹ / Phiếu thu.

Giấy báo có dùng trong trường hợp thu tiền qua ngân hàng.

Giải thích các trường quan trọng thông tin chung

  • Loại chứng từ

Có 2 tùy chọn:

  • Thu theo hóa đơn: khi chọn loại này chương trình sẽ cho phép thu tiền trực tiếp theo từng hóa đơn, người dùng sẽ chọn danh sách hóa đơn còn nợ để thu tiền. Chương trình xử lý cấn trừ công nợ theo Hóa đơn và theo Khách hàng.
  • Thu theo khách hàng: khi chọn loại này thì người dùng tự chọn mã khách hàng và gõ số tiền tổng thu vào. Chương trình xử lý cấn trừ công nợ theo Khách hàng.

Nếu Giấy báo có loại Thu theo khách hàng và có theo dõi công nợ theo hóa đơn thì phải vào chức năng phân bổ công nợ hóa đơn bên Phải thu để phân bổ Phiếu thu cho hóa đơn nào, đảm bảo công nợ hóa đơn lên đúng.

 

• Địa chỉ / Người nộp tiền / Diễn giải
Thông tin phụ, người dùng tự cập nhật.
• Tài khoản
Chọn tài khoản 112 chi tiết.
• Mã ngoại tệ
Khi chọn mã ngoại tệ nào thì chương trình chỉ cho phép thu tiền theo loại tiền đó.
• Tỷ giá
Trường hợp thu tiền ngoại tệ thì tỷ giá này sẽ là tỷ giá giao dịch của tài khoản Tiền, chương trình sẽ tự động mặc định theo tỷ giá trong Danh mục tỷ giá quy đổi ngoại tệ, cho phép người dùng sửa lại.
Nếu mã ngoại tệ là đồng tiền hạch toán, thì sẽ mặc định là 1.

Giải thích các trường quan trọng tab Chi tiết
• Mã khách
Chọn Mã khách hàng cần thu tiền, một chứng từ có thể thu cho nhiều khách hàng.
• Tài khoản Có
Chọn tài khoản Có đối ứng với tài khoản Tiền.
• Thông tin hóa đơn: Số, Ngày, Tiền hóa đơn…
Chỉ có tác dụng đối với Loại thu theo hóa đơn, khi chọn hóa đơn chương trình sẽ hiện các thông tin tương ứng ra.
• Tỷ giá ghi sổ
Là tỷ giá ghi sổ của tài khoản Có, nếu thu tiền ngoại tệ thì mới hiển thị trường này, trường này chương trình tự tính theo phương pháp tính tỷ giá ghi sổ khai báo trong Danh mục tài khoản.
• Tiền ngoại tệ
Gõ số tiền thực thu theo ngoại tệ, trường hợp thu theo ngoại tệ.
• Tiền
Là số tiền thực thu quy đổi sang tiền hạch toán, bằng tiền ngoại tệ * Tỷ giá.

Giải thích các trường tab Thông tin thanh toán
• Theo dõi thanh toán
Nếu có check thì sẽ xem Phiếu thu như 1 hóa đơn Phải trả, thông tin này lên Báo cáo công nợ phải trả theo từng hóa đơn.
• Số chứng từ / Ngày chứng từ
Thông tin chứng từ theo dõi công nợ hóa đơn Phải trả, chương trình mặc định bằng số và ngày chứng từ gốc.
• Mã thanh toán
Thời hạn thanh toán của hóa đơn, do người dùng tự gõ.

Giải thích các trường tab Tỷ giá
• Sửa tỷ giá ghi sổ
Dùng trong trường hợp thu tiền liên quan đến ngoại tệ, tỷ giá ghi sổ của tài khoản công nợ người dùng muốn gõ trực tiếp chứ không muốn chương trình tự động tính ra.
Khi check vào tùy chọn này thì Lưu chứng từ sẽ không tính lại tỷ giá ghi sổ công nợ mà chương trình sẽ lấy tỷ giá này để so sánh với tỷ giá của Tiền, tạo chênh lệch tỷ giá rồi hạch toán.
• Tạo chênh lệch tỷ giá ngay
Nếu có chọn tùy chọn này thì khi Lưu chứng từ, chương trình sẽ so sánh tỷ giá của tài khoản Tiền và tài khoản Công nợ tạo ra ngay chênh lệch tỷ giá để hạch toán sổ cái.
Nếu không check vào tùy chọn thì sẽ hạch toán sổ cái theo tỷ giá người dùng nhập vào.
• Nguyên tắc tạo chênh lệch tỷ giá ngay
Tỷ giá trên thông tin chung do người dùng tự gõ, dưới chi tiết là Tỷ giá ghi sổ của tài khoản công nợ do chương trình tính ra.
Chênh lệch sẽ được tính so sánh giữa Tỷ giá Thông tin chung và Tỷ giá trong tab Chi tiết
Nguyên tắc là hạch toán cặp định khoản theo Tỷ giá nhỏ trước, phần chênh lệch sẽ đưa vào cho Tài khoản có Tỷ giá lớn hơn và đối ứng với Tài khoản Nợ / Có trong Danh mục ngoại tệ (logic này áp dụng cho tất cả các trường hợp)
Ví dụ Tỷ giá của 112 là 21.000, tỷ giá của 131 là 20.000
Cặp 1: Nợ 112 / Có 131 là 20.000, cặp này luôn hạch toán theo Tỷ giá nhỏ
Cặp 2: Nợ 112 / Có 515 là 1.000 đồng, đầu Nợ 112 là cho tài khoản có Tỷ giá lớn hơn, sau đó sẽ đối ứng là Tài khoản Có khai báo trong Danh mục tiền tệ là 515.

Ví dụ Tỷ giá của 112 là 21.000, tỷ giá của 131 là 23.000
Cặp 1: Nợ 112 / Có 131 là 21.000, cặp này luôn hạch toán theo Tỷ giá nhỏ
Cặp 2: Nợ 635 / Có 131 là 2.000 đồng, đầu Có 131 là cho tài khoản có Tỷ giá lớn hơn, sau đó sẽ đối ứng là Tài khoản Nợ khai báo trong Danh mục tiền tệ là 635.

Giải thích các trường tab Phí ngân hàng
Dùng để khai báo phí ngân hàng trong trường hợp người bán chịu phí ngân hàng, có thể khai báo thông tin VAT của phí ngân hàng.

4.3 Phiếu chi

Đường dẫn: Quỹ / Phiếu chi.
Phiếu chi dùng trong trường hợp chi tiền mặt tại Công ty.
Giải thích các trường quan trọng thông tin chung
• Loại phiếu chi
Có 2 tùy chọn:
– Chi theo hóa đơn: khi chọn loại này chương trình sẽ cho phép chi tiền trực tiếp theo từng hóa đơn, người dùng sẽ chọn danh sách hóa đơn còn nợ để chi tiền. Chương trình xử lý cấn trừ công nợ theo Hóa đơn và theo nhà cung cấp.
– Chi theo khách hàng: khi chọn loại này thì người dùng tự chọn nhà cung cấp và gõ số tiền tổng chi ra. Chương trình xử lý cấn trừ công nợ theo nhà cung cấp.
Nếu Phiếu chi loại Chi theo khách hàng và có theo dõi công nợ theo hóa đơn thì phải vào chức năng phân bổ công nợ hóa đơn bên Phải trả để phân bổ Phiếu chi cho hóa đơn nào, đảm bảo công nợ hóa đơn lên đúng.

• Địa chỉ / Người nhận tiền / Diễn giải
Thông tin phụ, người dùng tự cập nhật.
• Tài khoản Có
Chọn tài khoản 111 chi tiết.
• Mã ngoại tệ
Khi chọn mã ngoại tệ nào thì chương trình chỉ cho phép thu tiền theo loại tiền đó.
• Tỷ giá
Trường hợp chi tiền ngoại tệ thì tỷ giá này sẽ là tỷ giá ghi sổ của tài khoản Tiền, chương trình sẽ tự tính theo tỷ giá tức thời của tài khoản tiền, dư tiền hạch toán / dư tiền ngoại tệ.
Nếu mã ngoại tệ là đồng tiền hạch toán, thì sẽ mặc định là 1.

Giải thích các trường quan trọng tab Chi tiết
• Mã khách
Chọn Mã nhà cung cấp cần chi tiền, một chứng từ có thể chi cho nhiều nhà cung cấp.
• Tài khoản Có
Chọn tài khoản Có đối ứng với tài khoản Tiền.
• Thông tin hóa đơn: Số, Ngày, Tiền hóa đơn…
Chỉ có tác dụng đối với Loại chi theo hóa đơn, khi chọn hóa đơn chương trình sẽ hiện các thông tin tương ứng ra.
• Tỷ giá ghi sổ
Là tỷ giá ghi sổ của tài khoản Nợ, nếu chi tiền ngoại tệ thì mới hiển thị trường này, trường này chương trình tự tính theo phương pháp tính tỷ giá ghi sổ khai báo trong Danh mục tài khoản.
• Tiền ngoại tệ
Gõ số tiền thực chi theo ngoại tệ, trường hợp chi theo ngoại tệ.
• Tiền
Là số tiền thực chi quy đổi sang tiền hạch toán, bằng tiền ngoại tệ * Tỷ giá.
• Loại hóa đơn
Loại hóa đơn. Trường này phục vụ cho việc cập nhật trực tiếp các thông tin liên quan đến hóa đơn đầu vào để lên bảng kê hóa đơn thuế đầu vào. Có các loại hóa đơn sau:
– 0- “Không có hóa đơn”: dùng trong khi mua hàng hóa dịch vụ không có hóa đơn.
– 1- “Hoá đơn GTGT đã tách thuế”: dùng trong khi mua hàng hóa dịch vụ có hóa đơn theo phương pháp khấu trừ. Nếu Loại hđ = 1 thì sau khi nhập thuế suất chương trình sẽ tính tiền thuế theo công thức: [Tiền thuế = Tiền hàng * Thuế suất].
– 2- “Hoá đơn GTGT không tách thuế”: dùng trong khi mua hàng hóa dịch vụ có hóa đơn đặc thù – những hóa đơn này đã gồm thuế GTGT (được khấu trừ) trong tổng giá trị thanh toán. Nếu Loại hđ = 2 thì sau khi nhập thuế suất chương trình sẽ tính tiền thuế theo công thức: Tiền thuế = [Tổng tiền thanh toán / (1 + thuế suất)] * Thuế suất.
– 3- “Hoá đơn bán hàng thông thường”: dùng trong khi mua hàng hóa dịch vụ có hóa đơn theo phương pháp trực tiếp. Nếu Loại hđ = 3 thì nhập thuế suất bằng 0
– Nếu trường này khai báo là 1,2,3 thì các trường khai báo thuế VAT đầu vào mới thể hiện, nếu trường này là 0 thì các trường khai báo VAT không thể hiện.
• Mã thuế / Thuế suất / Tài khoản thuế
Mã thuế thuế GTGT. Mã thuế được chọn từ danh mục thuế suất. Sau khi nhập mã thuế chương trình sẽ xác định thuế suất và tài khoản thuế được khai báo trong danh mục mã thuế.
• Số hoá đơn/ Ký hiệu / Ngày hóa đơn
Số hóa đơn, số seri và ngày hóa đơn của nhà cung cấp.
• Mẫu bc
Dùng để lọc khi lên các báo cáo thuế ở phân hệ báo cáo thuế.
Bao gồm các loại sau:
– 3- Hoá đơn giá trị gia tăng;
– 4- Hàng hoá, dịch vụ mua vào không có hoá đơn;
– 5- Hoá đơn bán hàng thông thường.
• Mã tính chất
Tính chất thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ mua vào theo qui định. Dùng để phân loại khi lên báo cáo “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (mẫu 01-2/GTGT)”.
Bao gồm các tính chất sau:
– 1- Hàng hoá, dịch vụ dùng riêng cho SXKD chịu thuế GTGT và sử dụng cho các hoạt động cung cấp hàng hoá, dịch vụ không kê khai, nộp thuế GTGT đủ điều kiện khấu trừ thuế;
– 2- Hàng hoá, dịch vụ dùng chung cho SXKD chịu thuế GTGT và không chịu thuế GTGT;
– 3- Hàng hóa, dịch vụ dùng cho dự án đầu tư đủ điều kiện khấu trừ thuế;
• Mã nhà cung cấp / Tên nhà cung cấp / Địa chỉ / Mã số thuế
Thông tin khai thuế của nhà cung cấp. Ngầm định mã này sẽ là mã khách của phiếu chi nhưng có thể sửa lại được. Mã được chọn trong danh mục khách hàng. Sau khi nhập mã chương trình sẽ cập nhật các trường tên, địa chỉ, mã số thuế của nhà cung cấp.
Trường này có thể bỏ qua trong trường hợp ta muốn tự nhập tên, địa chỉ, mã số thuế của nhà cung cấp. Việc tự nhập các trường này thường sử dụng trong trường hợp nhà cung cấp lẻ.
• Tên hàng hóa, dịch vụ
Tên (nhóm) hàng hóa, dịch vụ mua vào.
• Thuế ngoại tệ
Tiền thuế theo đồng tiền giao dịch. Tiền thuế được xác định dựa vào thuế suất và loại hóa đơn. Có thể sửa lại tiền thuế này theo ý chủ quan của người nhập liệu.
• Thuế
Tiền thuế theo đồng tiền hạch toán. Tiền thuế (theo đồng tiền hạch toán) = Tiền hàng (theo đồng tiền hạch toán) * Thuế suất tương ứng với mã thuế được nhập. Nếu muốn thì người sử dụng có thể sửa lại tiền thuế này. Nếu đồng tiền giao dịch là đồng tiền hạch toán thì không hiện trường này.
• Cục thuế
Mã của cục thuế nơi doanh nghiệp báo cáo phần thuế được khấu trừ này. Mã của cục thuế được chọn trong danh mục khách hàng.

Giải thích các trường tab thuế
Các thông tin kê khai thuế bên tab Chi tiết sẽ tự động mang qua tab thuế.
Trường hợp không kê khai tab Chi tiết mà qua tab Thuế kê khai thông tin thuế vẫn được, cách nhập liệu và ý nghĩa các trường thông tin tương tự bên tab Chi tiết.

Thao tác kế thừa dữ liệu từ đề nghị chi đã được duyệt
Lấy dữ liệu từ đề nghị cho đã được duyệt trước đó để chi tiền, thao tác thực hiện như sau:
B1: Bấm vào nút chức năng lấy dữ liệu trên thanh công cụ

B2: Chọn đề nghị chi theo các điều kiện lọc, sau đó bấm nhận để thêm phiếu này vào chi tiết. Lưu ý là mỗi phiếu chi được phép lấy dữ liệu từ nhiều đề nghị chi.

Giải thích các trường tab Thông tin thanh toán
• Theo dõi thanh toán
Nếu có check thì sẽ xem Phiếu chi như 1 hóa đơn Phải thu, thông tin này lên Báo cáo công nợ phải thu theo từng hóa đơn.
• Số chứng từ / Ngày chứng từ
Thông tin chứng từ theo dõi công nợ hóa đơn Phải thu, chương trình mặc định bằng số và ngày chứng từ gốc.
• Mã thanh toán
Thời hạn thanh toán của hóa đơn, do người dùng tự gõ.

Giải thích các trường tab Tỷ giá
• Sửa tỷ giá ghi sổ
Dùng trong trường hợp chi tiền liên quan đến ngoại tệ, tỷ giá ghi sổ của tài khoản công nợ người dùng muốn gõ trực tiếp chứ không muốn chương trình tự động tính ra.
Khi check vào tùy chọn này thì Lưu chứng từ sẽ không tính lại tỷ giá ghi sổ công nợ mà chương trình sẽ lấy tỷ giá này để so sánh với tỷ giá của Tiền, tạo chênh lệch tỷ giá rồi hạch toán.
• Tạo chênh lệch tỷ giá ngay
Nếu có chọn tùy chọn này thì khi Lưu chứng từ, chương trình sẽ so sánh tỷ giá của tài khoản Tiền và tài khoản Công nợ tạo ra ngay chênh lệch tỷ giá để hạch toán sổ cái.
Nếu không check vào tùy chọn thì sẽ hạch toán sổ cái theo tỷ giá người dùng nhập vào.
• Nguyên tắc tạo chênh lệch tỷ giá ngay
Tỷ giá trên thông tin chung do người dùng tự gõ, dưới chi tiết là Tỷ giá ghi sổ của tài khoản công nợ do chương trình tính ra.
Chênh lệch sẽ được tính so sánh giữa Tỷ giá Thông tin chung và Tỷ giá trong tab Chi tiết
Nguyên tắc là hạch toán cặp định khoản theo Tỷ giá nhỏ trước, phần chênh lệch sẽ đưa vào cho Tài khoản có Tỷ giá lớn hơn và đối ứng với Tài khoản Nợ / Có trong Danh mục ngoại tệ (logic này áp dụng cho tất cả các trường hợp)
Ví dụ Tỷ giá của 112 là 21.000, tỷ giá của 331 là 20.000
Cặp 1: Nợ 331 / Có 112 là 20.000, cặp này luôn hạch toán theo Tỷ giá nhỏ
Cặp 2: Nợ 635 / Có 112 là 1.000 đồng, đầu Có 112 là cho tài khoản có Tỷ giá lớn hơn, sau đó sẽ đối ứng là Tài khoản Nợ khai báo trong Danh mục tiền tệ là 635.

Ví dụ Tỷ giá của 112 là 21.000, tỷ giá của 331 là 23.000
Cặp 1: Nợ 331 / Có 112 là 21.000, cặp này luôn hạch toán theo Tỷ giá nhỏ
Cặp 2: Nợ 331 / Có 515 là 2.000 đồng, đầu Nợ 331 là cho tài khoản có Tỷ giá lớn hơn, sau đó sẽ đối ứng là Tài khoản Có khai báo trong Danh mục tiền tệ là 515.

Giải thích các trường tab Khác
• Kèm theo / Chứng từ gốc
Dùng để lên mẫu in Phiếu chi.

4.4 Giấy báo nợ

Đường dẫn: Quỹ / Giấy báo nợ.
Giấy báo nợ dùng trong trường hợp trả tiền qua ngân hàng.
Giải thích các trường quan trọng thông tin chung
• Loại chứng từ
Có 2 tùy chọn:
– Chi theo hóa đơn: khi chọn loại này chương trình sẽ cho phép chi tiền trực tiếp theo từng hóa đơn, người dùng sẽ chọn danh sách hóa đơn còn nợ để chi tiền. Chương trình xử lý cấn trừ công nợ theo Hóa đơn và theo nhà cung cấp.
– Chi theo khách hàng: khi chọn loại này thì người dùng tự chọn nhà cung cấp và gõ số tiền tổng chi ra. Chương trình xử lý cấn trừ công nợ theo nhà cung cấp.
Nếu Phiếu chi loại Chi theo khách hàng và có theo dõi công nợ theo hóa đơn thì phải vào chức năng phân bổ công nợ hóa đơn bên Phải trả để phân bổ Phiếu chi cho hóa đơn nào, đảm bảo công nợ hóa đơn lên đúng.

• Địa chỉ / Người nhận tiền / Diễn giải
Thông tin phụ, người dùng tự cập nhật.
• Tài khoản Có
Chọn tài khoản 112 chi tiết.
• Mã ngoại tệ
Khi chọn mã ngoại tệ nào thì chương trình chỉ cho phép chi tiền theo loại tiền đó.
• Tỷ giá
Trường hợp chi tiền ngoại tệ thì tỷ giá này sẽ là tỷ giá ghi sổ của tài khoản Tiền, chương trình sẽ tự tính theo tỷ giá tức thời của tài khoản tiền, dư tiền hạch toán / dư tiền ngoại tệ.
Nếu mã ngoại tệ là đồng tiền hạch toán, thì sẽ mặc định là 1.

Giải thích các trường quan trọng tab Chi tiết
• Mã khách
Chọn Mã nhà cung cấp cần chi tiền, một chứng từ có thể chi cho nhiều nhà cung cấp.
• Tài khoản Có
Chọn tài khoản Có đối ứng với tài khoản Tiền.
• Thông tin hóa đơn: Số, Ngày, Tiền hóa đơn…
Chỉ có tác dụng đối với Loại chi theo hóa đơn, khi chọn hóa đơn chương trình sẽ hiện các thông tin tương ứng ra.
• Tỷ giá ghi sổ
Là tỷ giá ghi sổ của tài khoản Nợ, nếu chi tiền ngoại tệ thì mới hiển thị trường này, trường này chương trình tự tính theo phương pháp tính tỷ giá ghi sổ khai báo trong Danh mục tài khoản.
• Tiền ngoại tệ
Gõ số tiền thực chi theo ngoại tệ, trường hợp chi theo ngoại tệ.
• Tiền
Là số tiền thực chi quy đổi sang tiền hạch toán, bằng tiền ngoại tệ * Tỷ giá.
• Loại hóa đơn
Loại hóa đơn. Trường này phục vụ cho việc cập nhật trực tiếp các thông tin liên quan đến hóa đơn đầu vào để lên bảng kê hóa đơn thuế đầu vào. Có các loại hóa đơn sau:
– 0- “Không có hóa đơn”: dùng trong khi mua hàng hóa dịch vụ không có hóa đơn.
– 1- “Hoá đơn GTGT đã tách thuế”: dùng trong khi mua hàng hóa dịch vụ có hóa đơn theo phương pháp khấu trừ. Nếu Loại hđ = 1 thì sau khi nhập thuế suất chương trình sẽ tính tiền thuế theo công thức: [Tiền thuế = Tiền hàng * Thuế suất].
– 2- “Hoá đơn GTGT không tách thuế”: dùng trong khi mua hàng hóa dịch vụ có hóa đơn đặc thù – những hóa đơn này đã gồm thuế GTGT (được khấu trừ) trong tổng giá trị thanh toán. Nếu Loại hđ = 2 thì sau khi nhập thuế suất chương trình sẽ tính tiền thuế theo công thức: Tiền thuế = [Tổng tiền thanh toán / (1 + thuế suất)] * Thuế suất.
– 3- “Hoá đơn bán hàng thông thường”: dùng trong khi mua hàng hóa dịch vụ có hóa đơn theo phương pháp trực tiếp. Nếu Loại hđ = 3 thì nhập thuế suất bằng 0
– Nếu trường này khai báo là 1,2,3 thì các trường khai báo thuế VAT đầu vào mới thể hiện, nếu trường này là 0 thì các trường khai báo VAT không thể hiện.
• Mã thuế / Thuế suất / Tài khoản thuế
Mã thuế thuế GTGT. Mã thuế được chọn từ danh mục thuế suất. Sau khi nhập mã thuế chương trình sẽ xác định thuế suất và tài khoản thuế được khai báo trong danh mục mã thuế.
• Số hoá đơn/ Ký hiệu / Ngày hóa đơn
Số hóa đơn, số seri và ngày hóa đơn của nhà cung cấp.
• Mẫu bc
Dùng để lọc khi lên các báo cáo thuế ở phân hệ báo cáo thuế.
Bao gồm các loại sau:
– 3- Hoá đơn giá trị gia tăng;
– 4- Hàng hoá, dịch vụ mua vào không có hoá đơn;
– 5- Hoá đơn bán hàng thông thường.
• Mã tính chất
Tính chất thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ mua vào theo qui định. Dùng để phân loại khi lên báo cáo “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (mẫu 01-2/GTGT)”.
Bao gồm các tính chất sau:
– 1- Hàng hoá, dịch vụ dùng riêng cho SXKD chịu thuế GTGT và sử dụng cho các hoạt động cung cấp hàng hoá, dịch vụ không kê khai, nộp thuế GTGT đủ điều kiện khấu trừ thuế;
– 2- Hàng hoá, dịch vụ dùng chung cho SXKD chịu thuế GTGT và không chịu thuế GTGT;
– 3- Hàng hóa, dịch vụ dùng cho dự án đầu tư đủ điều kiện khấu trừ thuế;
• Mã nhà cung cấp / Tên nhà cung cấp / Địa chỉ / Mã số thuế
Thông tin khai thuế của nhà cung cấp. Ngầm định mã này sẽ là mã khách của phiếu chi nhưng có thể sửa lại được. Mã được chọn trong danh mục khách hàng. Sau khi nhập mã chương trình sẽ cập nhật các trường tên, địa chỉ, mã số thuế của nhà cung cấp.
Trường này có thể bỏ qua trong trường hợp ta muốn tự nhập tên, địa chỉ, mã số thuế của nhà cung cấp. Việc tự nhập các trường này thường sử dụng trong trường hợp nhà cung cấp lẻ.
• Tên hàng hóa, dịch vụ
Tên (nhóm) hàng hóa, dịch vụ mua vào.
• Thuế ngoại tệ
Tiền thuế theo đồng tiền giao dịch. Tiền thuế được xác định dựa vào thuế suất và loại hóa đơn. Có thể sửa lại tiền thuế này theo ý chủ quan của người nhập liệu.
• Thuế
Tiền thuế theo đồng tiền hạch toán. Tiền thuế (theo đồng tiền hạch toán) = Tiền hàng (theo đồng tiền hạch toán) * Thuế suất tương ứng với mã thuế được nhập. Nếu muốn thì người sử dụng có thể sửa lại tiền thuế này. Nếu đồng tiền giao dịch là đồng tiền hạch toán thì không hiện trường này.
• Cục thuế
Mã của cục thuế nơi doanh nghiệp báo cáo phần thuế được khấu trừ này. Mã của cục thuế được chọn trong danh mục khách hàng.

Thao tác kế thừa dữ liệu từ đề nghị chi đã được duyệt
Lấy dữ liệu từ đề nghị cho đã được duyệt trước đó để chi tiền, thao tác thực hiện như sau:
B1: Bấm vào nút chức năng lấy dữ liệu trên thanh công cụ

B2: Chọn đề nghị chi theo các điều kiện lọc, sau đó bấm nhận để thêm phiếu này vào chi tiết. Lưu ý là mỗi phiếu báo nợ được phép lấy dữ liệu từ nhiều đề nghị chi.

Giải thích các trường tab thuế
Các thông tin kê khai thuế bên tab Chi tiết sẽ tự động mang qua tab thuế.
Trường hợp không kê khai tab Chi tiết mà qua tab Thuế kê khai thông tin thuế vẫn được, cách nhập liệu và ý nghĩa các trường thông tin tương tự bên tab Chi tiết.

Giải thích các trường tab Thông tin thanh toán
• Theo dõi thanh toán
Nếu có check thì sẽ xem Giấy báo nợ như 1 hóa đơn Phải thu, thông tin này lên Báo cáo công nợ phải thu theo từng hóa đơn.
• Số chứng từ / Ngày chứng từ
Thông tin chứng từ theo dõi công nợ hóa đơn Phải thu, chương trình mặc định bằng số và ngày chứng từ gốc.
• Mã thanh toán
Thời hạn thanh toán của hóa đơn, do người dùng tự gõ.

Giải thích các trường tab Tỷ giá
• Sửa tỷ giá ghi sổ
Dùng trong trường hợp chi tiền liên quan đến ngoại tệ, tỷ giá ghi sổ của tài khoản công nợ người dùng muốn gõ trực tiếp chứ không muốn chương trình tự động tính ra.
Khi check vào tùy chọn này thì Lưu chứng từ sẽ không tính lại tỷ giá ghi sổ công nợ mà chương trình sẽ lấy tỷ giá này để so sánh với tỷ giá của Tiền, tạo chênh lệch tỷ giá rồi hạch toán.
• Tạo chênh lệch tỷ giá ngay
Nếu có chọn tùy chọn này thì khi Lưu chứng từ, chương trình sẽ so sánh tỷ giá của tài khoản Tiền và tài khoản Công nợ tạo ra ngay chênh lệch tỷ giá để hạch toán sổ cái.
Nếu không check vào tùy chọn thì sẽ hạch toán sổ cái theo tỷ giá người dùng nhập vào.
• Nguyên tắc tạo chênh lệch tỷ giá ngay
Tỷ giá trên thông tin chung do người dùng tự gõ, dưới chi tiết là Tỷ giá ghi sổ của tài khoản công nợ do chương trình tính ra.
Chênh lệch sẽ được tính so sánh giữa Tỷ giá Thông tin chung và Tỷ giá trong tab Chi tiết
Nguyên tắc là hạch toán cặp định khoản theo Tỷ giá nhỏ trước, phần chênh lệch sẽ đưa vào cho Tài khoản có Tỷ giá lớn hơn và đối ứng với Tài khoản Nợ / Có trong Danh mục ngoại tệ (logic này áp dụng cho tất cả các trường hợp)
Ví dụ Tỷ giá của 112 là 21.000, tỷ giá của 331 là 20.000
Cặp 1: Nợ 331 / Có 112 là 20.000, cặp này luôn hạch toán theo Tỷ giá nhỏ
Cặp 2: Nợ 635 / Có 112 là 1.000 đồng, đầu Có 112 là cho tài khoản có Tỷ giá lớn hơn, sau đó sẽ đối ứng là Tài khoản Nợ khai báo trong Danh mục tiền tệ là 635.

Ví dụ Tỷ giá của 112 là 21.000, tỷ giá của 331 là 23.000
Cặp 1: Nợ 331 / Có 112 là 21.000, cặp này luôn hạch toán theo Tỷ giá nhỏ
Cặp 2: Nợ 331 / Có 515 là 2.000 đồng, đầu Nợ 331 là cho tài khoản có Tỷ giá lớn hơn, sau đó sẽ đối ứng là Tài khoản Có khai báo trong Danh mục tiền tệ là 515.

Giải thích các trường tab Phí ngân hàng
Dùng để khai báo phí ngân hàng trong trường hợp người mua chịu phí ngân hàng, có thể khai báo thông tin VAT của phí ngân hàng.

Giải thích các trường tab Ủy nhiệm chi
Dùng để khai báo phí ngân hàng trong trường hợp người mua chịu phí ngân hàng, có thể khai báo thông tin VAT của phí ngân hàng.

4.5 Cập nhật đề nghị chi

Đường dẫn: Quỹ/ Cập nhật đề nghị chi
Đề nghị chi sử dụng trong trường hợp trong quy trình quản lý của doanh nghiệp, bắt buộc phải lập đề nghị thanh toán (đề nghị chi) trình cho các cấp quản lý duyệt rồi mới được chi tiền.
Các đề nghị chi sau khi được duyệt sẽ kế thừa dữ liệu qua Phiếu chi/ Giấy báo nợ.
Giải thích các trường thông tin
• Loại phiếu chi
Có 2 tùy chọn:
– Chi theo hóa đơn: khi chọn loại này chương trình sẽ cho phép đề nghị chi tiền trực tiếp theo từng hóa đơn, người dùng sẽ chọn danh sách hóa đơn còn nợ để lập đề nghị.
– Chi theo khách hàng: khi chọn loại này thì người dùng tự chọn nhà cung cấp và gõ số tiền tổng chi ra.

• Bộ phận
Bộ phận đề nghị, chương trình sẽ xử lý duyệt đề nghị căn cứ vào bộ phận này (nếu quy trình duyệt có theo bộ phận).
• Người đề nghị
Người lập đề nghị chi, tự động nhảy bằng user lập phiếu.
• Địa chỉ / Người nhận tiền / Diễn giải
Thông tin phụ diễn giải cho đề nghị chi, người dùng tự cập nhật.
• Đơn vị
Đơn vị lập phiếu.
• Quyển/ Số
Quyển chứng từ và số chứng từ theo quyển hoặc tự nhảy theo số tự nhiên.
• Mã ngoại tệ
Khi chọn mã ngoại tệ nào thì chương trình chỉ cho phép đề nghị chi tiền theo loại tiền đó.
• Tỷ giá
Trường hợp chi tiền ngoại tệ thì tỷ giá này sẽ là tỷ giá ghi sổ của tài khoản Tiền, chương trình sẽ tự tính theo tỷ giá tức thời của tài khoản tiền, dư tiền hạch toán / dư tiền ngoại tệ.
Nếu mã ngoại tệ là đồng tiền hạch toán, thì sẽ mặc định là 1.
Giải thích các trường quan trọng tab Chi tiết
• Mã khách
Chọn Mã nhà cung cấp cần chi tiền, một chứng từ có thể chi cho nhiều nhà cung cấp.
• Thông tin hóa đơn: Số, Ngày, Tiền hóa đơn…
Chỉ có tác dụng đối với Loại chi theo hóa đơn, khi chọn hóa đơn chương trình sẽ hiện các thông tin tương ứng ra.
• Tỷ giá ghi sổ
Là tỷ giá ghi sổ của tài khoản Nợ, nếu chi tiền ngoại tệ thì mới hiển thị trường này, trường này chương trình tự tính theo phương pháp tính tỷ giá ghi sổ khai báo trong Danh mục tài khoản.
• Tiền ngoại tệ
Gõ số tiền thực chi theo ngoại tệ, trường hợp chi theo ngoại tệ.
• Tiền
Là số tiền thực chi quy đổi sang tiền hạch toán, bằng tiền ngoại tệ * Tỷ giá.
• Loại hóa đơn
Loại hóa đơn. Trường này phục vụ cho việc cập nhật trực tiếp các thông tin liên quan đến hóa đơn đầu vào để lên bảng kê hóa đơn thuế đầu vào. Có các loại hóa đơn sau:
– 0- “Không có hóa đơn”: dùng trong khi mua hàng hóa dịch vụ không có hóa đơn.
– 1- “Hoá đơn GTGT đã tách thuế”: dùng trong khi mua hàng hóa dịch vụ có hóa đơn theo phương pháp khấu trừ. Nếu Loại hđ = 1 thì sau khi nhập thuế suất chương trình sẽ tính tiền thuế theo công thức: [Tiền thuế = Tiền hàng * Thuế suất].
– 2- “Hoá đơn GTGT không tách thuế”: dùng trong khi mua hàng hóa dịch vụ có hóa đơn đặc thù – những hóa đơn này đã gồm thuế GTGT (được khấu trừ) trong tổng giá trị thanh toán. Nếu Loại hđ = 2 thì sau khi nhập thuế suất chương trình sẽ tính tiền thuế theo công thức: Tiền thuế = [Tổng tiền thanh toán / (1 + thuế suất)] * Thuế suất.
– 3- “Hoá đơn bán hàng thông thường”: dùng trong khi mua hàng hóa dịch vụ có hóa đơn theo phương pháp trực tiếp. Nếu Loại hđ = 3 thì nhập thuế suất bằng 0
– Nếu trường này khai báo là 1,2,3 thì các trường khai báo thuế VAT đầu vào mới thể hiện, nếu trường này là 0 thì các trường khai báo VAT không thể hiện.
• Thuế ngoại tệ
Tiền thuế theo đồng tiền giao dịch. Tiền thuế được xác định dựa vào thuế suất và loại hóa đơn. Có thể sửa lại tiền thuế này theo ý chủ quan của người nhập liệu.
• Thuế
Tiền thuế theo đồng tiền hạch toán. Tiền thuế (theo đồng tiền hạch toán) = Tiền hàng (theo đồng tiền hạch toán) * Thuế suất tương ứng với mã thuế được nhập. Nếu muốn thì người sử dụng có thể sửa lại tiền thuế này. Nếu đồng tiền giao dịch là đồng tiền hạch toán thì không hiện trường này.

Tab lịch sử duyệt:
Thể hiện thông tin các lần duyệt, bỏ duyệt, hủy duyệt các cấp của đề nghị chi này.

4.6 Duyệt đề nghị chi

Đường dẫn: Quỹ/ Duyệt đề nghi chi (nhiều cấp)
Gõ thời gian và các điều kiện cần lọc để lọc ra các đề nghị chi chờ duyệt:

Chương trình sẽ hiện ra các Đề nghi chi mà user đó có quyền duyệt:

Muốn duyệt đề nghị chi nào thì check vào đề nghị đó để duyệt.
Nếu đồng ý duyệt đề nghị chi thì nhấn vào nút Duyệt  đề nghị được chọn sẽ chuyển sang trạng thái tiếp theo.
Nếu không đồng ý duyệt đề nghị chi thì nhấn vào nút Hủy  đề nghị được chọn sẽ chuyển sang trạng thái Đóng hoặc Lập chứng từ (tùy theo option khai báo trạng thái khi Hủy đề nghị chi là gì. Option này khai ở bảng syscapduyet, xtype = 4).
Khi duyệt đề nghị chi, chương trình sẽ lưu lịch sử của từng lần duyệt vào tab “Lịch sử duyệt” trên đề nghị chi.

4.7 Tính tỷ giá ghi sổ

Đường dẫn: Quỹ / Tính tỷ giá ghi sổ.
Chương trình cho phép tính lại tỷ giá ghi sổ theo các phương pháp trung bình tháng, trung bình di động vào cuối kỳ và tạo lại chênh lệch tỷ giá cho các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ theo đơn vị cơ sở.

Giải thích các trường thông tin:
• Kỳ / Năm
Kỳ/năm cần tính tỷ giá ghi sổ và tạo chênh lệch.
• Mã ngoại tệ
Mã ngoại tệ cần tính tỷ giá ghi sổ
• Xử lý
Có các tùy chọn
– Xem bảng tính tỷ giá ghi sổ: chỉ xem kết quả của bảng tính
– Chỉ tính tỷ giá ghi sổ: tính kết quả tỷ giá ghi sổ của các tài khoản ngoại tệ lưu vào bảng tính, phương pháp tính dựa vào danh mục tài khoản
– Chỉ áp tỷ giá vào sổ cái: áp tỷ giá tính được vào sổ cái, có các dạng áp như sau
 Các chứng từ thu, chi nếu có check Sửa tỷ giá ghi sổ thì không áp lại
 Các chứng từ thu chi có check Tạo chênh lệch tỷ giá ngay, chương trình sẽ áp lại tỷ giá cho các chứng từ này và hạch toán lại theo tỷ giá mới
 Các chứng từ thu chi không có check Tạo chênh lệch tỷ giá ngay, chương trình sẽ không áp lại tỷ giá trên chứng từ, nhưng có hạch toán lại theo tỷ giá ghi sổ mới
– Xóa tỷ giá đã áp vào sổ cái: chương trình sẽ áp lại hạch toán cũ theo dữ liệu nhập trên chứng từ, chỉ có tác dụng cho các chứng từ không có check Tạo chênh lệch tỷ giá ngay
• Đơn vị cơ sở
Màn hình điều kiện lọc cho phép chọn các đơn vị cơ sở mà người sử dụng được phân quyền Mới, hoặc Sửa hoặc Xóa để tính tỷ giá.
Nếu để trắng không chọn thì chương trình tự động tính cho tất cả các đơn vị cơ sở được phân quyền.
• Công thức tính tỷ giá ghi sổ

5. Báo cáo

5.1 Sổ quỹ

Đường dẫn: Báo cáo / Quỹ / Sổ quỹ
Báo cáo lên số liệu chi tiết số dư tiền trong thời gian lọc.

Giải thích các trường trên màn hình lọc
• Tài khoản
Chọn tài khoản cần xem báo cáo, có thể chọn tài khoản mẹ.
• Từ ngày đến ngày
Lọc từ ngày đến ngày cần xem.
• Phân loại
Có 3 tùy chọn:
– Chi tiết: lên chi tiết theo từng dòng giống như chứng từ nhập liệu
– Nhóm theo tài khoản đối ứng: trên chứng từ nhập nhiều dòng có tài khoản đối ứng giống nhau thì sẽ nhóm lại thành 1 dòng.
– Nhóm theo chứng từ: trên báo cáo sẽ thể hiện tổng tiền theo từng phiếu, mỗi phiếu 1 dòng, trường hợp này sẽ không hiện trường tài khoản đối ứng
• Mẫu báo cáo
Chọn các loại mẫu: Mẫu tiền chuẩn và Mẫu ngoại tệ để xem.

5.2 Sổ quỹ theo từng ngày

Đường dẫn: Báo cáo / Quỹ / Sổ quỹ theo từng ngày
Báo cáo lên số liệu chi tiết số dư tiền trong thời gian lọc, báo cáo sẽ lên phát sinh và số dư theo từng ngày trong thời gian lọc.

Giải thích các trường trên màn hình lọc
• Tài khoản
Chọn tài khoản cần xem báo cáo, có thể chọn tài khoản mẹ.
• Từ ngày đến ngày
Lọc từ ngày đến ngày cần xem.
• Mẫu báo cáo
Chọn các loại mẫu: Mẫu tiền chuẩn và Mẫu ngoại tệ để xem.

5.3 Sổ nhật ký thu tiền

Đường dẫn: Báo cáo / Quỹ / Sổ nhật ký thu tiền
Báo cáo lên số liệu chi tiết việc thu tiền, sẽ tách ra từng cột theo từng nghiệp vụ thu tiền, các phát sinh khác các loại hình nghiệp vụ khai báo sẽ để vào cột khác.

Giải thích các trường trên màn hình lọc
• Từ ngày đến ngày
Lọc từ ngày đến ngày cần xem.
• Ngày mở sổ
Ngày dùng để lên mẫu in.
• Mẫu báo cáo
Chọn các loại mẫu: Mẫu tiền chuẩn và Mẫu ngoại tệ để xem.

Giải thích các trường trong tab Khai báo mẫu
Khai báo tài khoản ứng với từng loại hình nghiệp vụ, trường hợp có thay đổi sẽ chỉnh sửa trong tab này và nhấn Lưu lại.

5.4 Sổ nhật ký chi tiền

Đường dẫn: Báo cáo / Quỹ / Sổ nhật ký chi tiền
Báo cáo lên số liệu chi tiết việc chi tiền, sẽ tách ra từng cột theo từng nghiệp vụ chi tiền, các phát sinh khác các loại hình nghiệp vụ khai báo sẽ để vào cột khác.
Cách khai báo và mẫu biểu báo cáo tương tự như Sổ nhật ký thu tiền.

5.5 Báo cáo số dư tại quỹ của ngân hàng

Đường dẫn: Báo cáo / Quỹ / Báo cáo số dư tại quỹ của ngân hàng
Báo cáo lên số dư của các tài khoản được chọn tại thời gian lọc xem báo cáo.

Giải thích các trường trên màn hình lọc
• Tài khoản
Chọn tài khoản cần xem, có thể chọn tài khoảng dạng like.
• Ngày
Ngày cần xem số liệu.
• Mẫu báo cáo
Chọn các loại mẫu: Mẫu tiền chuẩn và Mẫu ngoại tệ để xem.

5.6 Bảng tỷ giá ghi sổ trung bình tháng

Đường dẫn: Báo cáo / Quỹ / Bảng tỷ giá ghi sổ trung bình tháng
Báo cáo lên tỷ giá ghi sổ cuối tháng của các tài khoản theo phương pháp trung bình tháng, lấy từ kết quả của chức năng tính tỷ giá ghi sổ.

Giải thích các trường trên màn hình lọc
• Kỳ / năm
Chọn kỳ năm cần xem.
• Tài khoản
Chọn tài khoản cần xem.
• Khách hàng
Chọn khách hàng cần xem, chỉ có tài khoản công nợ thì mới chọn mã khách được.
5.7 Bảng tỷ giá ghi sổ trung bình di động
Đường dẫn: Báo cáo / Quỹ / Bảng tỷ giá ghi sổ trung bình di động
Báo cáo lên tỷ giá ghi sổ cuối tháng của các tài khoản theo phương pháp trung bình di động, lấy từ kết quả của chức năng tính tỷ giá ghi sổ.

Giải thích các trường trên màn hình lọc
• Từ ngày đến ngày
Chọn ngày cần xem.
• Tài khoản
Chọn tài khoản cần xem.
• Khách hàng
Chọn khách hàng cần xem, chỉ có tài khoản công nợ thì mới chọn mã khách được.

5.8 Bảng kê chứng từ theo khế ước

Đường dẫn: Báo cáo / Tiền vay / Bảng kê chứng từ theo khế ước
Báo cáo lên dạng bảng kê chi tiết các đối tượng.

Giải thích các trường trên màn hình lọc
• Từ ngày đến ngày
Chọn ngày cần xem.
• Nhóm theo
Chọn đối tượng cần xem, bao gồm: Khế ước, Bộ phận, Mã khách. Dấu check phí sau để xác định chỉ lên các chứng từ có nhập đối tượng đang xem hay lên hết cả những chứng từ không nhập.
• Tài khoản / Tài khoản đối ứng
Chọn tài khoản muốn xem.
• Ghi nợ / có
Có 3 tùy chọn Tất cả / Nợ / Có, dùng để lọc các chứng từ.
• Các thông tin còn lại
Các thông tin còn lại dùng để lọc báo cáo.

5.9 Bảng cân đối phát sinh theo khế ước

Đường dẫn: Báo cáo / Tiền vay / Bảng cân đối phát sinh theo khế ước
Báo cáo lên dạng tổng hợp phát sinh của Khế ước.

Giải thích các trường trên màn hình lọc
• Tài khoản
Chọn tài khoản cần xem.
• Từ ngày đến ngày
Chọn ngày cần xem.
• Loại khế ước
Chọn lọi Đi vay / Cho vay lên báo cáo.
• Các thông tin còn lại
Các thông tin còn lại dùng để lọc báo cáo.

5.10 Bảng kê tính lãi theo khế ước

Đường dẫn: Báo cáo / Tiền vay / Bảng kê tính lãi theo khế ước
Báo cáo lên dạng bảng kê phát sinh của Khế ước, để tính ra tiền lãi vay.

Giải thích các trường trên màn hình lọc
• Từ ngày đến ngày
Chọn ngày cần xem.
• Ngày vay từ đến
Chọn ngày cần xem.
• Gồm ngày thanh toán
Chọn dạng Có / Không dùng để tính số ngày vay.
• Loại khế ước
Dùng để lọc báo cáo, có 2 loại Đi vay / Cho vay.
• Các thông tin còn lại
Các thông tin còn lại dùng để lọc báo cáo.

5.11 Báo cáo tình hình tiền vay

Đường dẫn: Báo cáo / Tiền vay / Báo cáo tình hình tiền vay
Báo cáo lên dạng chi tiết tình hình vay của từng khế ước, thể hiện tình hình giải ngân, trả nợ và số dư.

Giải thích các trường trên màn hình lọc
• Từ ngày đến ngày
Chọn ngày cần xem.
• Tài khoản vay
Chọn tài khoản cần xem.
• Loại khế ước
Dùng để lọc báo cáo, có 2 loại Đi vay / Cho vay.
• Các thông tin còn lại
Các thông tin còn lại dùng để lọc báo cáo.

5.12 Báo cáo tổng hợp tình hình vay

Đường dẫn: Báo cáo / Tiền vay/ Báo cáo tổng hợp tình hình vay
Tương tự báo cáo tình hình tiền vay.

5.13 Báo cáo theo dõi tình hình thanh toán các khoản vay

Đường dẫn: Báo cáo / Tiền vay/ Báo cáo theo dõi tinh hình thanh toán các khoản vay
Báo cáo theo dõi tình hình thanh toán, của các khoản vay..
Báo cáo dựa vào lịch trả nợ khai báo trong danh mục khế ước để tính toán.

5.14 Báo cáo tình trạng đề nghị chi

Đường dẫn: Quỹ/ Báo cáo tình trạng đề nghị chi
Báo cáo này cho biết tình trạng của từng đề nghi chi trong khoảng thời gian lọc báo cáo. Người yêu cầu chi, lý do và số tiền đề nghị, số tiền đã chi, trạng thái của đề nghi chi

Đội ngũ tư vấn viên luôn sẵn sàng nhận yêu cầu hỗ trợ từ bạn.

Đăng ký nhận tư vấn trải nghiệm CyberBook ngay hôm nay!