Sổ kế toán là gì? Những vấn đề cần lưu ý về sổ kế toán

Để xây dựng và hình thành một doanh nghiệp vững chắc, thì kế toán chính xác và đầy đủ là điều không thể thiếu. Sổ kế toán được hình thành giúp doanh nghiệp/tổ chức hoặc cá nhân có thể lưu trữ và theo dõi toàn bộ quá trình phát sinh tài chính xuyên suốt các năm.

Vậy sổ kế toán là gì? Nó có vai trò như thế nào đối với doanh nghiệp? Cần lưu ý gì khi sử dụng sổ kế toán?

Bài viết dưới đây sẽ giải đáp mọi thắc mắc của bạn!

Sổ kế toán là gì?

Điều 24, Luật Kế toán 88/2015/QH13 quy định:

”Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.”

Sổ kế toán là những tờ sổ được xây dựng theo mẫu được thống nhất chung có liên hệ chặt chẽ với nhau, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo đúng phương pháp kế toán, trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán, nhằm cung cấp thông tin phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị.

Vai trò của sổ kế toán

• Sổ kế toán dùng để ghi chép và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ về kinh tế, tài chính phát sinh theo tình hình, trình tự thời gian của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp có thể thực hiện so sánh các số liệu để tìm ra nguyên nhân, cách giải quyết vấn đề tài chính trong doanh nghiệp.
• Sổ kế toán chính là phương tiện vật chất để thực hiện công tác kế toán. Các chứng từ phản ánh thông tin của từng hoạt động kinh tế riêng biệt, được tập hợp, hệ thống hóa vào sổ kế toán để thấy rõ tình hình, kết quả hoạt động, tình hình sử dụng vốn của doanh nghiệp.

Phân loại sổ kế toán 

Sổ kế toán có thể được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau:

1) Phân loại theo cách ghi chép trên sổ kế toán

• Sổ ghi theo thứ tự thời gian: Dùng để ghi các hoạt động kinh tế tài chính liên tục theo trình tự thời gian phát sinh: Nhật ký chung, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
• Sổ ghi theo hệ thống: Ghi chép, hệ thống hóa các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh theo từng nội dung kinh tế (theo từng tài khoản kế toán): Sổ cái, sổ chi tiết.
• Sổ liên hợp: Để kết hợp ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian và theo dõi đối tượng kế toán theo nội dung kinh tế trên cùng một trang sổ: Nhật ký – Sổ cái.

2) Phân loại theo cấu trúc mẫu sổ.

• Sổ kế toán kiểu một bên: Hai cột Nợ, Có của tài khoản kế toán được bố trí cùng một bên của trang sổ kế toán (Sổ cái).
• Sổ kế toán kiểu hai bên: Là loại sổ mà mỗi trang sổ được chia thành hai bên, bên trái phản ánh số phát sinh Nợ của tài khoản, bên phải phản ánh số phát sinh Có của tài khoản. 
• Sổ kế toán kiểu nhiều cột: Kết hợp phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở dạng tổng hợp với theo dõi đối tượng kế toán về mặt chi tiết nên số phát sinh bên Nợ, bên Có của tài khoản được chia ra làm nhiều cột.
• Sổ kế toán kiểu bàn cờ: Được thiết kế theo nguyên tắc kiểu bàn cờ, mỗi ô trong sổ kế toán là giao điểm giữa dòng và cột của sổ kế toán (sổ Nhật ký chứng từ).

3) Phân loại theo hình thức sổ kế toán

• Sổ tờ rời: Các trang sổ được để riêng biệt nhằm thuận tiện trong việc phân công công tác và ghi sổ kế toán. 
• Sổ đóng thành quyển: Các trang sổ được đóng lại thành quyền, có đánh số thứ tự và đăng ký các trang sổ, giữa các trang sổ phải đóng dấu giáp lai. 

4) Phân loại theo nội dung ghi chép trên sổ kế toán

• Sổ kế toán tổng hợp: Phản ánh số liệu về các hoạt động kinh tế tài chính ở dạng tổng quát (Sổ cái, Nhật ký – Sổ cái, Nhật ký chung, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ).
• Sổ kế toán chi tiết: Phản ánh số liệu chi tiết hóa của số liệu đã được phản ánh trên sổ kế toán tổng hợp, được mở theo các tài khoản kế toán chi tiết: tài khoản cấp II, tài khoản cấp III… (các sổ kế toán chi tiết về vật tư, thanh toán với khách hàng, thanh toán với người bán…)
• Sổ kế toán kết hợp: Kết hợp ghi chép số liệu của các hoạt động kinh tế tài chính ở dạng tổng quát đồng thời chi tiết hóa số liệu đó (các sổ: Nhật ký chứng từ, Sổ cái kiểu nhiều cột).

Những vấn đề cần lưu ý về sổ kế toán

Một số lưu ý về sổ kế toán

Để việc ghi chép sổ kế toán đúng quy định, thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra, kế toán cần chú ý làm các việc sau:

1. Sắp xếp chứng từ gốc, hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng tuần tự hàng tháng/quý theo Tờ khai thuế GTGT đã nộp cho cơ quan thuế.
2. Sắp xếp các loại báo cáo theo thứ tự thường kỳ hoặc cả năm: Tờ khai thuế GTGT; Tờ khai thuế Môn bài; Tờ khai thuế Tiêu thụ đặc biệt; Tờ khai thuế TNDN tạm tính hàng quý; Quyết toán thuế TNCN, thuế TNDN hàng năm; Báo cáo tài chính …
3. Hoàn chỉnh bộ chứng từ bán hàng: Hóa đơn bán hàng + Phiếu thu tiền + Phiếu xuất kho …
4. Hoàn chỉnh bộ chứng từ mua hàng: Hóa đơn mua hàng + Phiếu chi tiền + Phiếu nhập kho …
5. Hoàn chỉnh bộ chứng từ liên quan đến tiền lương, tiền công: Hợp đồng lao động; Bảng chấm công lao động hàng tháng; Phiếu thanh toán lương, thưởng; Quyết toán thuế TNCN cuối năm; …
6. Lưu ý kiểm tra, phát hiện sai sót trong sổ kế toán và thực hiện sửa chữa sổ kế toán đúng quy định tại Điều 27 Luật Kế toán số 88/2015/QH13.

Về mở sổ kế toán

Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với đơn vị kế toán mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập.

Về ghi sổ kế toán

• Đơn vị kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán.
• Sổ kế toán phải được ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán.
• Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề. Sổ kế toán phải được ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.
• Thông tin, số liệu trên sổ kế toán phải được ghi bằng bút mực; không ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới; không ghi chồng lên nhau; không ghi cách dòng; trường hợp ghi không hết trang phải gạch chéo phần không ghi; khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp.

Về khóa sổ kế toán

• Đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính và trong các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
• Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử. Trường hợp ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử thì phải thực hiện các quy định về sổ kế toán tại Điều 24, Điều 25 và các khoản 1, 2, 3, 4 và 6 tại Luật kế toán 88/2015/QH13, trừ việc đóng dấu giáp lai.
  Sau khi khóa sổ kế toán trên phương tiện điện tử phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm để đưa vào lưu trữ.
  Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ sổ kế toán trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Một số câu hỏi thường gặp

Lời kết

Trên đây là một số lưu ý và phân loại sổ kế toán mà CyberBook đã tổng hợp. Tất cả các thắc mắc liên quan đến sổ kế toán hoặc Phần mềm kế toán CyberBook, cách lập báo cáo tài chính, hạch toán, quyết toán thuế,… xin vui lòng liên hệ với đội ngũ chăm sóc khách hàng của chúng tôi.

—————————

Phần mềm kế toán trực tuyến CyberBook

• VPGD: Tầng 4, tòa nhà T608B, Tôn Quang Phiệt, Cổ Nhuế 1, Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội.
• Hotline: 1900 2038
• Website: https://cyberbook.vn/
• Email: kinhdoanh@cyberlotus.com