Hướng dẫn sử dụng chức năng Tổng hợp

1.1 Đối tượng sử dụng tài liệu 

Tài liệu này được xây dựng để hỗ trợ người dùng nắm được cách thức sử dụng chương trình, qua đó có thể thực hiện tốt các công việc được giao liên quan đến kế toán tổng hợp.

1.2 Những tính năng cơ bản

• Cập nhật chứng từ định kỳ

Gồm các chứng từ:

• Phiếu kế toán
• Bút toán phân bổ
• Bút toán kết chuyển
• Bút toán chênh lệch tỷ giá
• Duyệt chứng từ

• Vào số dư đầu kỳ

• Vào số dư đầu kỳ tài khoản khi bắt đầu sử dụng phần mềm.

• Sổ kế toán

Gồm các báo cáo:

• Bảng kê chứng từ
• Sổ nhật ký chung
• Sổ cái tài khoản
• Sổ chi tiết tài khoản
• Sổ tổng hợp chữ T của tài khoản

2.1 Danh mục tài khoản

Đường dẫn: Danh mục/Danh mục tài khoản
Dùng để khai báo hệ thống tài khoản.
Trước khi xây dựng hệ thống tài khoản cần phải xem xét thật kỹ các yêu cầu quản lý đặt ra và nghiên cứu chi tiết phương án tổ chức và khai thác thông tin của phần mềm kế toán.
Các yêu cầu quản lý có thể xem xét dựa trên các báo cần phải thực hiện để cung cấp thông tin cho các cán bộ quản lý trong doanh nghiệp và các tổ chức hữu quan. Trên cơ sở các báo cáo cần thực hiện và phương án xử lý và khai thác thông tin của phần mềm kế toán ta sẽ biết là nên tổ chức hệ thống tài khoản như thế nào để chương trình có thể phản ánh được nội dung một số chỉ tiêu có liên quan trong các báo cáo theo yêu cầu và người sử dụng thực hiện nhanh nhất, tiện lợi nhất.

Khi xây dựng hệ thống tài khoản cần lưu ý các điểm sau:

• Các loại tiền ngoại tệ
  Các loại tiền ngoại tệ được theo dõi bằng cách mở các tiểu khoản của các tài khoản tương ứng. Những tài khoản có phát sinh gốc ngoại tệ cần phải mở chi tiết theo từng mã ngoại tệ.
• Các tài khoản ngân hàng
  Các tài khoản mở tại các ngân hàng được theo dõi bằng cách mở các tiểu khoản của các tài khoản tương ứng. Nên mở cho mỗi tài khoản tại ngân hàng một tiểu khoản để tiện đối chiếu với các sổ phụ của các ngân hàng.
• Các hoạt động sản xuất kinh doanh
  Để lên đúng báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp gián tiếp thì danh mục tài khoản phải chia đúng theo từng hoạt động sản xuất kinh doanh, đầu tư hay hoạt động tài chính.
• Các tài khoản công nợ ngắn hạn và dài hạn
  Tài khoản công nợ ngắn hạn và dài hạn sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ cho tài khoản gốc ngoại tệ, những tài khoản ngắn hạn sẽ được đánh giá đảo còn những tài khoản dài hạn sẽ không thực hiện đánh giá đảo.

Giải thích các trường ở màn hình khai báo tài khoản:

• Tên khác
  Là tên tiếng Anh, dùng để xem ở giao diện tiếng Anh.
• Tài khoản mẹ
  Tài khoản cấp trên liền kề của tài khoản đang khai báo. Tài khoản mẹ được dùng để tính toán, cộng dồn các giá trị từ các tài khoản con. Ngoài ra, tài khoản mẹ còn được dùng để tính toán bậc của tài khoản và phân loại tài khoản là tài khoản chi tiết hay tài khoản tổng hợp. Tài khoản mẹ được chọn trong chính danh mục tài khoản.
• Tên ngắn, tên ngắn khác
  Tên ngắn gọn của tài khoản và tên ngắn tiếng Anh của tài khoản để lấy lên các báo cáo cần thể hiện tên ngắn gọn.
• Tài khoản sổ cái
  Tài khoản được chọn là tài khoản sổ cái khi là tài khoản mẹ lớn nhất. Tính chất này của tài khoản còn phục vụ việc lên sổ cái của tài khoản và khi in ấn một số báo cáo tổng hợp chương trình sẽ gộp số liệu của các tài khoản chi tiết hơn vào tài khoản sổ cái.
• Tài khoản theo dõi công nợ
  Liên quan đến công nợ, tài khoản được chia thành 2 loại: Không theo dõi công nợ, Theo dõi công nợ.
  Tài khoản công nợ phục vụ cho việc theo dõi số dư chi tiết theo các đối tượng công nợ.
• Phân loại tài khoản
  Dùng để xử lý trên chứng từ, ví dụ đối với các chứng từ liên quan đến tiền như phiếu thu, phiếu chi thì chỉ lookup các tài khoản có loại là Tiền.
• Phương pháp tính tỷ giá ghi sổ nợ
  Dùng để khai báo phương pháp tính tỷ giá ghi sổ bên nợ cho các tài khoản ngoại tệ. Khai báo này có ảnh hưởng chênh lệch tỷ giá trong kỳ và tính tỷ giá ghi sổ tài khoản vào cuối kỳ.
• Phương pháp tính tỷ giá ghi sổ có
  Dùng để khai báo phương pháp tính tỷ giá ghi sổ bên có cho các tài khoản ngoại tệ. Khai báo này có ảnh hưởng chênh lệch tỷ giá trong kỳ và tính tỷ giá ghi sổ tài khoản vào cuối kỳ.

2.2 Danh mục phí

Đường dẫn: Danh mục/Kế toán/Danh mục phí
Đối với các tài khoản chi phí sẽ có nhiều khoản mục chi phí, ví dụ tài khoản 642 sẽ có các chi phí như: chi phí tiền lương, tiếp khách, tiền điện, tiền nước…Để theo dõi các khoản mục chi phí đó thì ta có thể dùng mã phí để thay cho việc mở tiểu khoản, khi phát sinh liên quan đến chi phí nào thì sẽ chọn mã phí đó.

Giải thích các trường ở màn hình khai báo danh mục phí:

•  Mã phí
  Là mã của chi phí.
• Tên phí
  Là nội dung của chi phí.
• Tên khác
  Là tên tiếng Anh của chi phí.
• Nhóm phí 1, 2, 3
  Trường hợp muốn theo dõi chi phí theo nhóm thì sẽ dụng nhóm phí để theo dõi, chương trình cho phép quản lý ở 3 cấp nhóm. Các nhóm này được lấy từ “Danh mục nhóm phí ”.
• Bộ phận
  Trường hợp chi phí này là của riêng 1 bộ phận nào đó thì sẽ khai mã bộ phận đó. Nếu phát sinh trên nhiều bộ phận thì để trắng.

2.3 Danh mục nhóm phí

Đường dẫn: Danh mục/Kế toán/Danh mục nhóm phí
Danh mục nhóm phí được dùng để chương trình phân loại phí nhằm theo dõi phí theo nhóm. Chương trình cho phép quản lý nhóm phí theo 3 loại nhóm.

2.4 Khai báo bút toán phân bổ

Đường dẫn: Tổng hợp/ Khai báo/Khai báo bút toán phân bổ
Cuối kỳ, tùy theo đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp, kế toán thường phải thực hiện các bút toán phân bổ như:

•  Phân bổ chi phí sản xuất chung cho các bộ phận
• Phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản kết quả kinh doanh và tài khoản chi phí chờ kết chuyển, v.v và v.v…

Số lượng các bút toán phân bổ có thể là rất lớn trong trường hợp quản lý chi tiết về chi phí và doanh thu theo loại hình kinh doanh và bộ phận kinh doanh.
Với mục đích làm giảm nhẹ công việc của kế toán đồng thời loại trừ sự nhầm lẫn khi tính toán bằng tay, chương trình có chức năng cho phép thực hiện tự động các bút toán phân bổ.

Để thực hiện chức năng phân bổ tự động thì thực hiện hai bước:

• Bước 1: Khai báo các bút toán phân bổ tự động.
• Bước 2: Thực hiện bút toán phân bổ tự động.

Màn hình khai báo bút toán phân bổ như sau:

Giải thích các trường ở Thông tin chung:

• Stt
  Số thứ tự của các bút toán phân bổ. Các bút toán phân bổ sẽ được chương trình thực hiện tuần tự theo thứ tự này.
• Tên bút toán
  Tên của bút toán phân bổ. Tên của bút toán không được để trắng. Tên này sẽ được chương trình đưa vào dòng diễn giải của sổ cái các tài khoản được khai báo trong bút toán phân bổ này.
• Loại phân bổ
  Nếu loại phân bổ là 1- Từ tài khoản có sang tài khoản nợ thì kết quả của bút toán sẽ là Ghi Nợ tài khoản nhận phân bổ (tài khoản đích) và ghi Có tài khoản phân bổ (tài khoản nguồn).
  Nếu loại phân bổ là 2- Từ tài khoản nợ sang tài khoản có thì kết quả của bút toán sẽ là ghi nợ tài khoản phân bổ (tài khoản nguồn)/ ghi có tài khoản nhận phân bổ (tài khoản đích).
• Tài khoản phân bổ
  Số hiệu tài khoản nguồn trong bút toán phân bổ. Tài khoản này có thể khai báo là tài khoản tổng hợp hoặc chi tiết. Tuy nhiên, khi thực hiện, chương trình sẽ chỉ thực hiện phân bổ từ những tài khoản chi tiết thuộc tài khoản tổng hợp.

Giải thích các trường ở Chi tiết

• Tài khoản nhận phân bổ
  Là tài khoản đối ứng với tài khoản mang đi phân bổ.
• Danh sách tài khoản nợ, danh sách tài khoản có
  Tài khoản dùng trong tiêu thức tính hệ số phân bổ. Chương trình cho phép khai báo 1 cặp tài khoản đối ứng cho 1 tiêu thức tính hệ số phân bổ. Có thể khai báo đối ứng hoặc chỉ khai báo chỉ một bên nợ hoặc bên có. Trong trường hợp này, chương trình sẽ xác định là phải lấy phát sinh nợ (hoặc có) theo đối tượng phân bổ chi tiết và nhóm theo tài khoản trong tiêu thức.
  Ví dụ:
  1. Khai báo bút toán phân bổ 642 cho 911 theo tiêu thức “phát sinh có 511 của từng bộ phận”.
  2. Có phát sinh như sau:
  Nợ 131: 30
  Có: 511: 10 (bộ phận KD1)
  Có: 511: 20 (Bộ phận KD2)
  3. Tài khoản 642 trong kỳ có phát sinh nợ: 10.000
  Khi phân bổ, chương trình tính được như sau:
  Nợ: 911: 10.000
  Có: 642: 10.000×10/30 (KD1)
  Có: 642: 10.000×20/30 (KD2)
•  Bộ phận, vụ việc
  Bút toán phân bổ sẽ phân bổ chi tiết cho bộ phận (hoặc vụ việc) có mã được khai báo trong trường này. Mã này được định nghĩa như đối tượng phân bổ chi tiết. Các mã này sẽ được lấy trong các danh mục tương ứng.

Giải thích các trường ở tab Khác

• Xử lý đối tượng phân bổ

Bao gồm các lựa chọn:

1- Chỉ phân bổ trực tiếp cho các đối tượng khai báo: nếu chọn loại này thì chương trình chỉ lấy phát sinh của các bộ phận/vụ việc trực tiếp (Bộ phận/Vụ việc có khai báo ở tab Chi tiết) mang đi phân bổ.

2- Chỉ phân bổ các đối tượng trung gian: nếu chọn loại này thì chương trình chỉ lấy phát sinh của các bộ phận/vụ việc gián tiếp (bộ phận/vụ việc không có khai báo ở tab Chi tiết) mang đi phân bổ.

3- Phân bổ cả đối tượng trực tiếp và trung gian: chương trình lấy cả phát sinh của các bộ phận/vụ việc trực tiếp và gián tiếp mang đi phân bổ.

Ví dụ: tài khoản 642 phát sinh trên bộ phận A, B và bộ phận CHUNG. Tài khoản 642 phân bổ qua 911 của bộ phận A, B theo phát sinh Có 511 của bộ phận A, B. Khi đó:

• Nếu chọn loại 1 thì chương trình sẽ lấy 642 của bộ phận A, B để kết chuyển trực tiếp qua 911 của bộ phận A, B.
• Nếu chọn loại 2 thì chương trình chỉ lấy 642 của bộ phận CHUNG để phân bổ qua 911 của bộ phận A, B dựa vào phát sinh có 511 của 2 bộ phận đó (lấy phát sinh có 511 để làm hệ số).
• Nếu chọn loại 3 thì chương trình lấy 642 của bộ phận A, B để kết chuyển trực tiếp sang 911 bộ phận A, B đồng thời lấy 642 của bộ phận CHUNG để phân bổ sang 911 dựa vào phát sinh có 511 của 2 bộ phận đó.
• Bộ phận/Vụ việc

Nếu có check chọn bộ phận/vụ việc thì chương trình sẽ lấy phát sinh của các bộ phận, vụ việc được chọn để mang đi phân bổ. Nếu để trắng thì chương trình sẽ lấy tất cả phát sinh của tài khoản phân bổ để mang đi phân bổ.

2.5 Khai báo bút toán kết chuyển

Đường dẫn: Tổng hợp/Khai báo/Khai báo bút toán kết chuyển

Dùng để khai báo các bút toán kết chuyển tự động cuối kỳ, như kết chuyển doanh thu, chi phí, xác định kết quả kinh doanh.

Để thực hiện bút toán kết chuyển tự động cuối kỳ thì thực hiện hai bước:

• Bước 1: Khai báo các bút toán kết chuyển.
• Bước 2: Thực hiện bút toán kết chuyển.

Màn hình khai báo bút toán kết chuyển tự động như sau:

 

Giải thích các trường ở màn hình khai báo bút toán kết chuyển

• Stt

Số thứ tự của các bút toán kết chuyển. Các bút toán kết chuyển sẽ được chương trình thực hiện tuần tự theo thứ tự này.

• Tên bút toán

Tên của bút toán kết chuyển. Tên của bút toán không được để trắng, được chương trình đưa vào dòng diễn giải của sổ cái các tài khoản khai báo trong bút toán kết chuyển này.

• Loại kết chuyển

Loại kết chuyển dùng để xác định tài khoản “Nguồn” và tài khoản “Đích” của bút toán kết chuyển. Nếu chọn loại 1- Từ tk có sang tk nợ thì chương trình sẽ thực hiện việc kết chuyển từ tài khoản ghi có sang tài khoản ghi nợ (ví dụ 642 – 911) và ngược lại nếu chọn loại 2- Từ tk nợ sang tk có thì chương trình kết chuyển từ tài khoản ghi nợ sang tài khoản ghi có (ví dụ 511 – 911). Trường hợp kết chuyển lãi (lỗ) thì chọn loại 3- Kết chuyển lãi lỗ, trường hợp kết chuyển thuế GTGT (Nợ TK 333/ Có TK 133) thì chọn loại 4- Kết chuyển thuế.

• Tài khoản nợ, tài khoản có

Dùng để khai báo tài khoản nợ và tài khoản có của bút toán kết chuyển.

• Chỉ k/c các ps chi tiết

Nếu chọn thông tin này thì chương trình chỉ kết chuyển các phát sinh có chỉ rõ các trường bộ phận, vụ việc (bên dưới check chọn vào trường bộ phận, vụ việc). Các phát sinh không nhập bộ phận, vụ việc sẽ không kết chuyển.

• Bộ phận, vụ việc

Nếu muốn kết chuyển theo bộ phận hoặc vụ việc thì check chọn vào 2 trường này.

• Khai báo bút toán chênh lệch tỷ giá

Đường dẫn: Tổng hợp/ Khai báo/Khai báo bút toán chênh lệch tỷ giá

Dùng để khai báo các bút toán đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ đối với các tài khoản có phát sinh ngoại tệ.

Để thực hiện bút toán đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ thì thực hiện hai bước:

• Bước 1: Khai báo các bút toán đánh giá chênh lệch tỷ giá.
• Bước 2: Thực hiện bút toán đánh giá chênh lệch tỷ giá.

Màn hình khai báo bút toán đánh giá chênh lệch tỷ giá như sau:

Giải thích các trường ở màn hình khai báo bút toán đánh giá chênh lệch tỷ giá

• Stt

Số thứ tự của các bút toán chênh lệch tỷ giá. Các bút toán chênh lệch tỷ giá được chương trình thực hiện tuần tự theo thứ tự này.

• Tên bút toán

Tên của bút toán chênh lệch tỷ giá. Tên của bút toán không được để trắng. Tên này sẽ được chương trình đưa vào dòng diễn giải của sổ cái các tài khoản được khai báo trong bút toán chênh lệch tỷ giá này.

• Tài khoản

Số hiệu tài khoản sẽ được đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ. Hạch toán bên nợ hay bên có cho tài khoản này phụ thuộc vào kết quả chênh lệch lỗ hay lãi.

• Tài khoản chênh lệch

Số hiệu tài khoản dùng để phản ánh phần chênh lệch tỷ giá cuối kỳ. Tài khoản này sẽ được lấy trong “Danh mục tài khoản”. Hạch toán bên nợ hay bên có cho tài khoản này phụ thuộc vào kết quả chênh lệch lỗ hay lãi.

2.7 Khai báo diễn giải chứng từ tự động

Đường dẫn: Tổng hợp/Khai báo/Khai báo diễn giải chứng từ tự động.

Dùng để khai báo diễn giải của các chứng từ tự động. Màn hình khai báo như sau:

Giải thích các trường ở màn hình khai báo

• Mã chứng từ

Mã chứng từ trong chương trình của các chứng từ tự động.

• Diễn giải

Nội dung diễn giải muốn thể hiện của các bút toán tự động.

 2.8 Khai báo thông tin đối tượng cho tài khoản

Khai báo này dùng để ràng buộc đối tượng cho 1 tài khoản nào đó
Ví dụ: khai báo tk 6418, cột Mã phí là PH001, điều này có nghĩa là khi kế toán hạch toán tài khoản 6418, cột mã phí để trống thì chương trình sẽ tự động lưu vào sổ sách tài khoản 6418 có mã phí là PHI001. Còn nếu NSD nhập giá trị cột mã phí thì chương trình sẽ lưu mã phí ở màn hình nhập liệu của chứng từ đó.

Đường dẫn: Tổng hợp/Đầu kỳ/Vào số dư đầu kỳ tài khoản

Dùng để vào số dư đầu kỳ của các tài khoản khi bắt đầu sử dụng chương trình. Lưu ý: đối với các tài khoản công nợ thì vào số dư ở phân hệ Phải thu, Phải trả.

Các bước vào số dư như sau:

• Chọn năm cần vào số dư:

• Nhấn vào nút thêm mới trên thanh công cụ:

• Chọn tài khoản cần vào số dư:

Giải thích các trường ở màn hình vào số dư

• Tài khoản
  Là tài khoản cần vào số dư.
• Đầu kỳ, đầu năm
  Số dư đầu kỳ là số dư tại kỳ bắt đầu sử dụng chương trình, số dư đầu năm là số dư tại ngày bắt đầu năm tài chính của năm bắt đầu sử dụng chương trình. Trường hợp ngày bắt đầu sử dụng chương trình là ngày đầu năm tài chính thì số dư đầu kỳ và đầu năm sẽ bằng nhau.
• Dư nợ, dư có
  Dư nợ hoặc dư có tiền VND
• Dư nợ nt, Dư có nt
  Dư nợ tiền ngoại tệ hoặc dư có tiền ngoại tệ.

4.1 Phiếu kế toán

Đường dẫn: Tổng hợp/Phiếu kế toán
Dùng để hạch toán các bút toán tổng hợp, ví dụ như hạch toán chi phí tiền lương, các khoản giảm trừ theo lương…

Giải thích các trường ở Thông tin chung

• Diễn giải
  Là nội dung của chứng từ
•  Số chứng từ
  Là số chứng từ nội bộ để in phiếu và ghi nhận vào sổ sách kế toán. Số này có thể tự gõ tay hoặc chương trình tự đánh số theo số tự nhiên hoặc đánh theo nguyên tắc đã khai báo ở Danh mục quyển chứng từ (xem tài liệu hướng dẫn cách khai báo quyển chứng từ ở phân hệ Hệ thống).
•  Ngày chứng từ
  Ngày hạch toán vào sổ sách.
• Ngoại tệ
  Là mã ngoại tệ phát sinh và tỷ giá quy đổi về đồng tiền hạch toán (VND).
• Trạng thái
  Là các trạng thái của hóa đơn, bao gồm các trạng thái sau:
  Lập chứng từ: trạng thái này chương trình chưa ghi nhận vào sổ sách
   Chờ duyệt: dùng trong trường hợp đơn vị có áp dụng chức năng duyệt phiếu. Những phiếu lưu ở trạng thái này sẽ được load lên ở màn hình duyệt của người duyệt (Tổng hợp/Xử lý giao dịch chờ duyệt). Trạng thái này cũng chưa ghi nhận vào sổ sách.
   Chuyển vào sổ cái: trạng thái này đã ghi nhận vào sổ sách kế toán.

Giải thích các trường ở tab Chi tiết

• Tài khoản, phát sinh nợ, phát sinh có
  Nếu là tài khoản Nợ thì nhập số tiền ở cột phát sinh nợ, nếu là tài khoản Có thì nhập số tiền ở phát sinh có.
• Mã khách
  Công nợ liên quan đến khách hàng/nhà cung cấp nào thì chọn mã của khách hàng/nhà cung cấp đó.
• Diễn giải
  Là diễn giải chi tiết của từng dòng.
• Nhóm định khoản
  Trường hợp trên một chứng từ có nhiều tài khoản Nợ và nhiều tài khoản Có thì sẽ dùng trường nhóm định khoản để chương trình biết được tài khoản nào đối ứng với nhau, tài khoản nào đối ứng với nhau thì sẽ để trường nhóm định khoản giống nhau. Nếu trên một chứng từ chỉ có một tài khoản Nợ, một tài khoản Có hoặc nhiều tài khoản Nợ, một tài khoản Có hoặc nhiều tài khoản Có, một tài khoản Nợ thì không cần nhập trường nhóm định khoản này.
• Mã bộ phận, vụ việc, hợp đồng…
  Trường hợp có theo dõi theo bộ phận, vụ việc, hợp đồng… thì nhập vào các trường này.

Giải thích các trường ở tab Thuế

• Mã thuế, thuế suất

Là thuế suất thuế GTGT. Mã thuế và thuế suất được lấy từ Danh mục thuế suất thuế GTGT

• Số hóa đơn/ Số seri/ Ngày hoá đơn

Các thông tin của hóa đơn đầu vào.

• Mẫu bc

Dùng để lọc khi lên các báo cáo thuế ở phân hệ báo cáo thuế.

Bao gồm các loại sau:

3- Hoá đơn giá trị gia tăng (ngầm định);

4- Hàng hoá, dịch vụ mua vào không có hoá đơn;

5- Hoá đơn bán hàng thông thường.

• Mã tính chất

Là tính chất thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ mua vào theo qui định, dùng để phân loại khi lên báo cáo “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào.

Bao gồm các tính chất sau:

1- Hàng hoá, dịch vụ dùng riêng cho SXKD chịu thuế GTGT, đã phát sinh doanh thu (ngầm định);

2- Hàng hóa, dịch vụ dùng chung cho SXKD chịu thuế và không đủ điều kiện khấu trừ thuế.

3- Hàng hóa dịch vụ dùng chung cho dự án đầu tư đủ điều kiện khấu trừ thuế

• Mã nhà cung cấp/ Tên nhà cung cấp/Mã số thuế/Tên hàng hóa – dịch vụ

Các thông tin của nhà cung cấp và loại hàng hóa của hóa đơn.

• Tiền hàng

Là tiền hàng chưa bao gồm thuế trên hóa đơn.

• Tài khoản thuế, tài khoản đối ứng

Là tài khoản thuế GTGT đầu vào (133) và tài khoản đối ứng. Lưu ý: ở tab Thuế chương trình sẽ không định khoản, trường hợp muốn hạch toán 133 thì sẽ nhập ở tab Chi tiết.

• Thuế

Là tiền thuế GTGT

• Cục thuế

Là cơ quan thuế Nhà nước, nơi doanh nghiệp đăng ký kê khai thuế.

• Ghi chú

Là phần ghi chú thêm.

• Mã bộ phận, mã vụ việc…

Là các đối tượng theo dõi thêm.

4.2 Xử lý giao dịch chờ duyệt

Đường dẫn: Tổng hợp/Xử lý giao dịch chờ duyệt

Dùng để duyệt các chứng từ đang ở trạng thái Chờ duyệt. Chức năng duyệt phiếu áp dụng trong trường hợp kế toán viên lập phiếu, sau đó kế toán tổng hợp hoặc kế toán trưởng sẽ vào kiểm tra để duyệt phiếu.

Khi vào chức năng này, chương trình sẽ hiện lên các chứng từ đang ở trạng thái chờ duyệt:

Muốn duyệt chứng từ nào thì check chọn vào dòng của chứng từ đó sau đó nhấn duyệt. Trường hợp muốn vào xem chi tiết của chứng từ thì click vào trường Tên chứng từ hoặc Số chứng từ, chương trình sẽ trả về màn hình chi tiết của chứng từ.

4.3 Bút toán hủy

Đường dẫn: Tổng hợp/Bút toán hủy

Trường hợp chứng từ phát sinh của các kỳ trước đó bị sai, nhưng do số liệu đã chốt nên không thể điều chỉnh trực tiếp trên chứng từ của kỳ đã báo cáo mà sẽ điều chỉnh vào các kỳ sau bằng cách làm bút toán ngược lại (hạch toán âm hoặc định khoản ngược lại) để hủy bút toán đó. Màn hình thực hiện bút toán hủy như sau:

Giải thích các trường ở Thông tin chung

• Loại chứng từ

Gồm có 2 loại: 1- Chứng từ ghi âm, 2- Chứng từ đảo. Nếu chọn 1 thì chương trình giữ nguyên định khoản của chứng từ bị hủy và thể hiện số âm. Nếu chọn 2 thì chương trình sẽ đảo ngược định khoản của chứng từ bị hủy.

• Diễn giải

Là nội dung hoặc lý do hủy.

• Chứng từ gốc

Muốn hủy chứng từ nào thì click vào biểu tượng lọc để chọn chứng từ đó. Trường này bắt buộc nhập.

• Số, ngày chứng từ

Là số chứng từ và ngày chứng từ của bút toán hủy. Số chứng từ có thể tự gõ hoặc tạo quyển để đánh theo nguyên tắc.

Giải thích các trường ở Chi tiết

Các trường ở chi tiết chỉ thể hiện chương trình sẽ tự động lấy từ chứng từ bị hủy, định khoản sẽ được ghi nhận âm hoặc ghi đảo so với chứng từ cũ.

4.4 Bút toán phân bổ

Đường dẫn: Tổng hợp/Bút toán phân bổ

Dùng để chạy các bút toán phân bổ cuối kỳ đã được khai báo ở mục 2.2.

Các bước thực hiện phân bổ như sau:

• Chọn kỳ và đơn vị (chi nhánh) cần thực hiện bút toán phân bổ:

• Check chọn vào bút toán cần chạy phân bổ, sau đó nhấn vào nút Tính hệ số trên thanh công cụ:

• Sau khi tính hệ số xong thì lick vào nút Phân bổ trên thanh công cụ, chương trình sẽ tự động phân bổ và sinh ra bút toán hạch toán vào ngày cuối tháng. Trường hợp muốn xóa bút toán phân bổ thì click vào nút Xóa phân bổ trên thanh công cụ.

4.5 Bút toán kết chuyển

Đường dẫn: Tổng hợp/Bút toán kết chuyển
Dùng để chạy các bút toán kết chuyển tự động cuối kỳ. Bút toán kết chuyển tự động được khai báo như ở mục 2.3.
Các bước thực hiện bút toán kết chuyển như sau:

• Chọn kỳ cần chạy kết chuyển:

• Check chọn các bút toán cần chạy kết chuyển, sau đó nhấn vào nút Kết chuyển trên thanh công cụ. Khi kết chuyển chương trình sẽ tự động sinh ra các phiếu hạch toán kết chuyển vào ngày cuối tháng.

• Trường hợp muốn xóa bút toán kết chuyển thì click vào nút Xóa trên thanh công cụ.

4.6 Bút toán đánh giá chênh lệch tỷ giá

Đường dẫn: Tổng hợp/Bút toán chênh lệch tỷ giá
Dùng để thực hiện bút toán đánh giá chênh lệch tỷ giá các tài khoản có số dư ngoại tệ cuối kỳ, các bút toán này đã được khai báo như ở mục 2.4.
Các bước thực hiện bút toán đánh giá chênh lệch tỷ giá như sau:

• Chọn kỳ, mã ngoại tệ và gõ tỷ giá tại ngày cuối kỳ cần đánh giá:

• Check chọn các bút toán cần chạy đánh giá sau đó nhấn vào nút Tạo đánh giá CLTG trên thanh công cụ:

• Khi chạy tạo đánh giá, chương trình sẽ tự động sinh ra bút toán hạch toán phần chênh lệch tỷ giá vào ngày cuối kỳ. Trường hợp muốn xoát bút toán đã tạo thì lick vào nút Xóa trên thanh công cụ.

5.1 Sổ nhật ký chung

Đường dẫn: Tổng hợp/Sổ kế toán/Sổ nhật ký chung

5.2 Sổ cái của một tài khoản

Đường dẫn: Tổng hợp/Sổ kế toán/Sổ nhật ký chung

5.3 Sổ chi tiết của một tài khoản

Đường dẫn: Tổng hợp/Sổ kế toán/Sổ chi tiết của một tài khoản

5.4 Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản

Đường dẫn: Tổng hợp/Sổ kế toán/Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản

5.5 Sổ cái lên cho nhiều tài khoản

Đường dẫn: Tổng hợp/Sổ kế toán/Sổ cái lên cho nhiều tài khoản
Báo cáo tương tự như Sổ cái của một tài khoản nhưng cho phép xem nhiều tài khoản cùng một lúc.

5.6 Sổ chi tiết lên cho nhiều tài khoản

Đường dẫn: Tổng hợp/Sổ kế toán/Sổ chi tiết lên cho nhiều tài khoản
Báo cáo tương tự như Sổ chi tiếtcủa một tài khoản nhưng cho phép xem nhiều tài khoản cùng một lúc.

5.7 Sổ tổng hợp chữ T lên cho nhiều tài khoản

Đường dẫn: Tổng hợp /Sổ kế toán/Sổ tổng hợp chữ T lên cho nhiều tài khoản
Báo cáo tương tự như Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản nhưng cho phép xem nhiều tài khoản cùng một lúc.

5.8 Bảng kê chứng từ

Đường dẫn: Tổng hợp /Sổ kế toán/Bảng kê chứng từ
Báo cáo liệt kê tất cả các chứng từ liên quan đến điều kiện lọc.

5.9 Báo cáo số dư tài khoản

Đường dẫn: Báo cáo/Sổ kế toán/Báo cáo số dư tài khoản
Báo cáo cho biết số dư đầu kỳ, hoặc cuối kỳ của tài khoản tại ngày xem báo cáo.

Giải thích các trường ở điều kiện lọc:

•  Ngày
  Là ngày muốn xem số dư của tài khoản.
• Loại số dư
  Gồm hai loại: đầu kỳ và cuối kỳ. Nếu chọn đầu kỳ thì chương trình lấy số dư đầu ngày xem báo cáo, ngược lại nếu chọn cuối kỳ thì chương trình lấy số dư cuối ngày xem báo cáo.
• Loại
  Gồm hai loại: Tất cả và Tài khoản chi tiết. Nếu chọn tài khoản chi tiết thì chương trình chỉ hiển thị số dư của tài khoản chi tiết.
• Tài khoản
  Nếu chỉ muốn xem 1 tài khoản thì gõ tài khoản đó, nếu để trắng thì chương trình sẽ lấy lên tất cả các tài khoản có số dư.

5.10 Bảng kê chứng từ theo mã phí, bộ phận

Đường dẫn: Báo cáo/Quản trị phí/Bảng kê chứng từ theo mã phí, bộ phận
Báo cáo dùng để liệt kê các chứng từ phát sinh theo mã phí, bộ phận, khế ước…

Giải thích các trường ở điều kiện lọc

•  Ngày từ/đến
  Là khoảng thời gian cần lọc dữ liệu.
• Nhóm theo
  Dùng để lựa chọn báo cáo nhóm theo đối tượng nào? Ví dụ nhóm theo bộ phận hay mã phí…Nếu có check vào trường Chỉ lấy DL có nhập thì chương trình chỉ lấy lên các dòng chứng từ có nhập đối tượng được xem (Ví dụ nếu chọn nhóm theo Bộ phận thì chương trình chỉ lấy lên các chứng từ có nhập bộ phận, nếu chứng từ nào để trắng mã bộ phận thì sẽ không lấy lên).
• Tài khoản, tài khoản đối ứng
  Dùng để lọc các tài khoản và tài khoản đối ứng muốn xem, có thể nhập theo dạng like (ví dụ muốn xem tài khoản 641 và 642 thì có thể nhập là 64).
• Ghi nợ/có
  Dùng để lựa chọn chỉ lấy phát sinh nợ hoặc chỉ lấy phát sinh có hoặc cả 2.
• Mã chứng từ
  Trường hợp chỉ muốn lọc phát sinh trên một chứng từ, ví dụ chỉ muốn lọc Phiếu thu hoặc chỉ muốn lọc Phiếu chi thì sẽ chọn vào trường mã chứng từ này.

5.11 Bảng tổng hợp phát sinh theo mã phí, bộ phận

Đường dẫn: Báo cáo/Quản trị phí/Bảng tổng hợp phát sinh theo mã phí, bộ phận.
Báo cáo tổng hợp chi phí phát sinh theo bộ phận, mã phí…tùy theo đối tượng được chọn ở điều kiện lọc.

Các trường ở điều kiện lọc tương tự như bao cáo Bảng kê chứng từ theo mã phí, bộ phận.

5.12 Báo cáo tổng hợp chi phí trong kỳ

Đường dẫn: Báo cáo/Quản trị phí/Báo cáo tổng hợp chi phí trong kỳ.

Các trường ở điều kiện lọc tương tự như báo cáo Bảng kê chứng từ theo mã phí, bộ phận nhưng có thêm trường nhóm theo để nhóm theo đối tượng.
Ví dụ xem báo cáo theo bộ phận, nhóm theo tài khoản thì sẽ ra được mẫu báo cáo như bên dưới:

5.13 Báo cáo tổng hợp chi phí so sánh giữa hai kỳ

Đường dẫn: Báo cáo/Quản trị phí/Báo cáo tổng hợp chi phí so sánh giữa hai kỳ.
Báo cáo tương tự như Báo cáo tổng hợp chi phí trong kỳ nhưng sẽ có thêm phần so sánh giữa 2 khoảng thời gian khác nhau.

5.14 Báo cáo tổng hợp chi phí cho nhiều kỳ

Đường dẫn: Báo cáo/Quản trị phí/Báo cáo tổng hợp chi phí cho nhiều kỳ

Giải thích các trường ở điều kiện lọc
• Từ ngày
Là ngày bắt đầu xem báo cáo.
• Loại thời gian
Cho phép xem theo tháng, quý, nửa năm hoặc cả năm.
• Số kỳ
Là số kỳ phân tích. Ví dụ nếu xem từ 01/07/2017, loại thời gian là xem theo tháng và số kỳ là 4 thì báo cáo sẽ so sánh 4 tháng: tháng 7, 8, 9, 10.