Có nên dùng phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử không?

Phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử

Phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích hơn cho tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân so với việc sử dụng độc lập.  Một trong những ưu điểm nổi bật khi kết hợp là tiết kiệm chi phí và thời gian cho việc quản lý và vận hành doanh nghiệp. 

Để người dùng hiểu hết các tính năng ưu việt của phần mềm kế toán tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử, hãy cùng NewCA tìm hiểu qua bài viết dưới đây. 

Phần mềm kế toán là gì?

Phần mềm kế toán là ứng dụng tích hợp các nghiệp vụ của kế toán giúp ghi sổ kế toán, nhật ký công ty, khai thuế, thu nợ, xử lý tiền mặt, thanh toán, trả nợ, trả lương cho nhân viên.

Ngoài ra, phần mềm kế toán còn có thể giúp doanh nghiệp lập báo cáo tài chính và dự báo tiền mặt khi cần thiết. Phần mềm kế toán đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ từ cơ bản đến nghiệp vụ phù hợp với mọi lĩnh vực, ngành nghề của các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Lợi ích mà phần mềm kế toán đem lại cho doanh nghiệp vô cùng lớn, cụ thể như: 

  • Tăng tính chính xác cho các báo cáo của tổ chức, doanh nghiệp
  • Tối ưu các hoạt động tính toán, xử lý số liệu so với cách thức truyền thống
  • Tiết kiệm thời gian tính toán và xử lý dữ liệu so với cách thức truyền thống
  • Tối ưu chi phí và tăng hiệu quả làm việc tại các công ty.

Phần mềm hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử được tạo dựng, thành lập và được xử lý thông qua hệ thống máy tính của tổ chức được cấp MST khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về GTVT. Bản dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

  • Hóa đơn xuất khẩu;
  • Hóa đơn thuế giá trị gia tăng;
  • Hóa đơn bán hàng;
  • Hóa đơn khác như tem, vé, thẻ, biên lai bảo hiểm…;
  • hóa đơn hàng không, hóa đơn vận chuyển hàng hóa quốc tế, biên lai thu phí dịch vụ ngân hàng… Hình thức và nội dung được soạn thảo phù hợp với thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Một trong những lợi ích của việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử là: 

  • Giúp doanh nghiệp giảm chi phí in, ấn, lưu trữ hóa đơn giấy so với phương thức giao dịch truyền thống;
  • Giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí khi thực hiện các thủ tục hành chính thuế;
  • Khắc phục rủi ro mất hoặc cháy hóa đơn khi sử dụng nguyên liệu giấy bởi hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử có các bản sao lưu nên không xảy ra trường hợp mất toàn bộ dữ liệu hóa đơn;
  • Hóa đơn điện tử góp phần tạo dựng niềm tin cho người sử dụng hàng hóa, dịch vụ;
Có nên dùng phần mềm kế toán có tích hợp hóa đơn điện tử
Có nên dùng phần mềm kế toán có tích hợp hóa đơn điện tử

Ưu điểm của phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử

Phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử là trợ thủ đắc lực không thể thiếu của kế toán. Việc tích hợp hai phần mềm này sẽ mang lại những lợi ích rất lớn cho kế toán và doanh nghiệp như:

  • Tiết kiệm 90% quy trình nhập liệu: Dữ liệu hóa đơn điện tử bán hàng, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển đến PM kế toán tại thời điểm lập hóa đơn. Điều này cũng giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí trong quá trình hoạt động kinh doanh. 
  • Hạch toán thu nhập dễ dàng hơn: Giảm bớt khó khăn so với sổ sách, giấy tờ truyền thống.
  • Tạo, xuất và gửi hóa đơn trên phần mềm kế toán nhanh chóng, chính xác.
  • Giảm rủi ro nhầm lẫn và sai sót trong giai đoạn quyết toán kinh doanh cao điểm.
  • Doanh nghiệp có thể quản lý hệ thống bán hàng của mình một cách dễ dàng, tập trung và rõ ràng hơn trong suốt quá trình.

Lưu ý khi sử dụng phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử

Dữ liệu sử dụng trên phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử là vô cùng lớn, vì thế doanh nghiệp cần lưu ý đảm bảo được những điều sau: 

  • Phần mềm kế toán phù hợp với lĩnh vực và quy mô kinh doanh của bạn
  • Khả năng tự động hóa của phần mềm kế toán sử dụng các công nghệ hiện đại cải thiện quá trình hoàn thiện báo cáo
  • Sự linh hoạt của phần mềm kế toán phản ảnh các thay đổi kịp thời
  • Phần mềm kế toán cần uy tín và phổ biến
  • Phần mềm cần phải dễ sử dụng

Vì thông tin được tạo ở dạng cuối cùng, tức là hóa đơn điện tử, nên có sự đảm bảo đầy đủ và đáng tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin có trong hóa đơn điện tử.

Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin đầy đủ, không có sự thay đổi nào ngoài sự thay đổi về hình thức trong quá trình trao đổi, lưu trữ, hiển thị hóa đơn điện tử. Thông tin trên hóa đơn điện tử có thể được truy cập và sử dụng ở dạng đầy đủ khi được yêu cầu.

Nên lựa chọn doanh nghiệp cung cấp phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử nào?

CyberLotus là đơn vị phân phối các sản phẩm công nghệ chất lượng cao dùng trên nền tảng số. Doanh nghiệp có chứng nhận an toàn thông tin được cấp bởi Bộ Thông tin và Truyền thông và chứng nhận ISO/IEC 27001:2013 về bảo mật dữ liệu. Một trong những phần mềm nổi bật của CyberLotus chính là CyberBook với khả năng tích hợp phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử. 

CyberBook được trang bị đầy đủ các tiện ích chuyên dụng như:

  • Tích hợp đầy đủ tính năng của 1 phần mêm kế toán như quỹ và ngân hàng; bán hàng & công nợ phải thu; mua hàng & công nợ phải trả; quản lý kho; công cụ dụng cụ; tài sản cố định,…
  • Tích hợp hóa đơn điện tử
  • Hệ thống ngân hàng điện tử
  • Các chức năng của công ty dịch vụ kế toán,…

Bên cạnh đó, CyberBook còn đạt đủ các tiêu chí nghiêm ngặt nhất của một phần mềm kế toán điện tử như: 

  • Đạt chuẩn hệ thống kế toán Việt Nam
  • Đường truyền tốc độ cao, khả năng chuyển dữ liệu ổn định
  • Hệ thống máy chủ chính và dự phòng với khả năng xử ký cao, đạt tiêu chuẩn quốc tế Tier-3
  • Bảo mật an toàn dữ liệu
  • Tương thích với các phần mềm quản lý doanh nghiệp khác như: ERP; CRM

Với các ưu điểm trên, CyberBook không chỉ là một phần mềm thiết thực cho kế toán viên mà còn hữu ích cho các nhà quản trị. Phần mềm giúp báo cáo và truyền đạt thông tin nhanh chóng và chính xác trong doanh nghiệp.

Như vậy, thông qua bài viết trên người dùng có thể trả lời cho câu hỏi: “có nên dùng phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử không?”. Việc kết hợp hai phần mềm này giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc và dễ dàng tìm kiếm dữ liệu nội bộ hơn. Đồng thời, tiết kiệm tối đa chi phí cho việc in ấn hóa đơn và chi phí thuê kho lưu trữ tài liệu. 

Phần mềm kế toán trực tuyến CyberBook