Chia sẻ kinh nghiệm

Hướng dẫn quy tắc ghi nợ có trong kế toán doanh nghiệp

Đăng ngày bởi chilk
quy tắc ghi nợ có trong kế toán

Nợ và có trong kế toán doanh nghiệp là gì? Làm thế nào để ghi nợ có một cách chính xác? Bài viết dưới đây của CyberBook sẽ đề cập đến các quy tắc ghi nợ có trong kế toán mà bạn nên biết trong kế toán doanh nghiệp.

Nợ và Có trong kế toán là gì?

Để thuận lợi cho quá trình theo dõi những biến động tăng và giảm mỗi đối tượng kế toán (mỗi tài khoản kế toán) trong quá trình doanh nghiệp hoạt động, người ta đặt quy ước dùng Tài khoản kế toán làm phương tiện hỗ trợ phân biệt các đối tượng kế toán. Chính vì thế, mỗi tài khoản kế toán đều có bên Nợ và bên Có. Bên Nợ và bên Có biểu thị cho những biến động tăng giảm của mỗi tài khoản. Bên Nợ thể hiện biến động tăng, ngược lại bên Có thể hiện biến động giảm.

Nợ và Có trong kế toán chỉ có ý nghĩa quy ước, chúng không đồng nghĩa với việc tăng, giảm hay thu, chi.

Định khoản kế toán là gì?

Định khoản kế toán (hay còn gọi là hạch toán kế toán) là cách xác định và ghi số tiền của một nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh vào bên Nợ, bên Có của các tài khoản kế toán có liên quan một cách cụ thể. Có thể nói, định khoản kế toán là giai đoạn trung gian có thể được thực hiện trước khi ghi sổ kế toán với mục đích tránh những sai sót và tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công lao động kế toán.

Có bao nhiêu hình thức của định khoán trong kế toán?

Định khoản kế toán gồm có 2 loại là định khoản giản đơn và định khoản phức tạp.

  • Định khoản kế toán giản đơn là hình thức định khoản kế toán chỉ có liên quan tới 2 loại tài khoản kế toán tổng hợp. 
  • Định khoản kế toán phức tạp là hình thức định khoản kế toán có liên quan tới 3 tài khoản kế toán tổng hợp trở lên.

Một định khoản phức tạp có thể tách thành các định khoản giản đơn nhưng không có khả năng gộp các định khoản giản đơn thành một định khoản phức tạp.

Các nguyên tắc định khoản trong kế toán

Để định khoản được các nghiệp vụ trong kế toán, chúng ta cần nắm rõ những kiến thức về các nguyên tắc sau đây:

  • Một nghiệp vụ kinh tế tài chính khi phát sinh ảnh hưởng ít nhất tới 02 tài khoản kế toán liên quan. Trong trường hợp tài khoản số 1 ghi Nợ thì tài khoản tương ứng phải ghi Có và ngược lại.
  • Luôn có ít nhất từ 01 tài khoản ghi Nợ và 01 tài khoản ghi Có.
  • Tài khoản kế toán bên Nợ ghi trước bên Có. Số dư sẽ được ghi tương ứng với bên tài khoản kế toán có biến động tăng.
  • Các tài khoản được dùng để định khoản phải nằm trong danh mục các tài khoản thuộc chế độ kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng.
  •  “Tổng số tiền bê Nợ” bằng “Tổng số tiền bên Có”.
  • Số dư có thể có ở cả bên Nợ và bên Có đối với những loại tài khoản lưỡng tính như: 131, 136, 1388, 331, 333, 336 trong nghiệp vụ định khoản kế toán. Những tài khoản kế toán thuộc loại 5, 6, 7, 8, 9 thông thường không có số dư.

Các bước triển khai định khoản kế toán chính xác

Bước 1: Xác định đối tượng kế toán có trong nghiệp vụ phát sinh

Xác định nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Những nghiệp vụ đó có liên quan tới những đối tượng kế toán nào?

Bước 2: Xác định tài khoản kế toán liên quan có trong nghiệp vụ phát sinh

Xác định chế độ kế toán đơn vị đang được áp dụng (Chế độ kế toán dành cho cá nhân, doanh nghiệp nhỏ; chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa;…).

Tài khoản dùng cho đối tượng kế toán là những tài khoản nào?

Bước 3: Xác định hướng tăng, giảm của các tài khoản liên quan có trong nghiệp vụ phát sinh

Xác định loại tài khoản là gì? (tài khoản đầu mấy?).

Sự biến động của từng tài khoản cho trong nghiệp vụ phát sinh (tăng hay giảm?).

Bước 4: Định khoản, ghi nợ có

Xác định tài khoản nào ghi Nợ, tài khoản nào ghi Có trong nghiệp vụ phát sinh

Ghi giá trị tương ứng.

(Lưu ý: Thông thường thì biến động tăng bên nào thì có số dư sẽ ở bên đó)

Phương pháp ghi sổ kép là gì? 

Phương pháp ghi sổ kép còn được hiểu là phương pháp biểu thị các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh lên tài khoản kế toán theo các quan hệ đối ứng, thông qua việc ghi ít nhất 2 lần cùng 1 số tiền phát sinh lên ít nhất 2 tài khoản kế toán tương đồng với nhau. Thực chất là ghi Nợ tài khoản này và ghi Có tài khoản khác có quan hệ tương đương.

Những quy tắc ghi nợ trong kế toán doanh nghiệp

Để đảm bảo tính chuẩn xác của định khoản kế toán, kế toán viên cần nắm rõ những quy định tăng giảm tài khoản Nợ và Có. Trong đó, có 9 loại tài khoản kế toán có tính chất ghi Nợ và Có khác nhau:

– Tài khoản loại 1 và 2 – Tài sản: Khi phát sinh sự gia tăng tài chính ghi bên Nợ và phát sinh tài chính tụt giảm ghi bên Có. Bên Nợ bao gồm số dư đầu kỳ và cuối kỳ phát sinh;

– Tài khoản loại 3 và 4 – Nguồn vốn: Phát sinh nguồn vốn có dấu hiệu gia tăng thì ghi bên Có, có dấu hiệu suy giảm thì ghi bên Nợ. Cùng lúc, bên Có sẽ bao gồm các số dư đầu kỳ lẫn số dư cuối kỳ;

– Tài khoản loại 5 và 7 – Doanh thu và nguồn thu nhập khác: Khi phát sinh tăng, ghi bên Có và khi phát sinh giảm, ghi bên Nợ. Sau đó di chuyển vào tài khoản loại 9 để xác định kết quả lãi hay lỗ cuối tháng. Đồng thời, dựa trên số liệu này để làm căn cứ cho các loại báo cáo tài chính;

– Tài khoản loại 6 và 8 – Chi phí:  Khi phát sinh gia tăng, ghi bên Nợ và phát sinh suy giảm, ghi bên Có. Giống tài khoản loại 5 và 7, dữ liệu cũng sẽ được di chuyển vào tài khoản loại 9 vào cuối tháng để xem xét lãi hoặc lỗ;

– Tài khoản loại 9 – Kết quả: Tài khoản loại 9 tổng hợp nguồn chi phí, lợi nhuận và xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là tài khoản trung gian phục vụ cho việc kết chuyển chi phí thể hiện bên Nợ và nguồn doanh thu, thu nhập thể hiện bên Có.

Hi vọng những thông tin và ví dụ mà CyberBook cung cấp ở trên sẽ giúp quý độc giả, quý công ty/doanh nghiệp có cái nhìn chính xác hơn về các quy tắc ghi nợ có trong kế toán doanh nghiệp, đồng thời hiểu về cách định khoản các nghiệp vụ phát sinh một cách chính xác nhất. Mọi thắc mắc xin liên hệ theo số hotline 19002038 để được giải đáp và hỗ trợ trực tiếp.

—————————

Phần mềm kế toán trực tuyến CyberBook