Cách sử dụng phần mềm kế toán cho người mới bắt đầu

Phần mềm kế toán hiện nay đang là một trong những ứng dụng được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn. Với nhiều tính năng thông minh, hỗ trợ tối đa người dùng, phần mềm kế toán đem lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp. Nếu bạn mới bắt đầu tìm hiểu thì đừng nên bỏ qua bài viết này. Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn cách sử dụng ban đầu và các thông tin cần chú ý của phần mềm kế toán.

Giới thiệu phần mềm kế toán

Khái niệm phần mềm kế toán

Hiểu một cách đơn giản, phần mềm kế toán là một phần mềm máy tính có thể sử dụng trực tuyến hoặc cài đặt trực tiếp trên máy tính cá nhân.

Phần mềm kế toán được thiết kế nhằm hỗ trợ việc tính toán các số liệu báo cáo tài chính do người dùng nhập các dữ liệu đầu vào như hồ sơ, giao dịch, chứng từ kế toán: hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, phiếu chấm công….

Khi bạn nhập dữ liệu mới, phần mềm sẽ lấy thông tin đó và xử lý bằng các công thức được lập trình sẵn, giúp tối ưu hóa thời gian của người dùng.

Lợi ích của phần mềm kế toán

• Đơn giản – Nhanh chóng – Tiết kiệm thời gian: Quá trình nhập liệu của phần mềm kế toán đơn giản và nhanh chóng hơn so với việc ghi chép thủ công, giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian làm việc.
• Tự động hóa: Những thao tác tính toán thông thường đã được cài đặt sẵn vào chương trình, chức năng tự động truy xuất báo cáo, giúp bạn hạn chế tối đa lỗi khi tính toán, tiết kiệm thời gian làm việc. Phần mềm kế toán còn cho phép người dùng xuất báo cáo ra nhiều file có định dạng khác nhau ( word, excel…)
• Quản lý tài chính của doanh nghiệp: Sử dụng phần mềm kế toán giúp các nhà quản lý nắm bắt nhanh chóng tình hình tài chính, từ đó đưa ra quyết định kịp thời cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Cập nhật nhanh chóng các quy định mới nhất: Khi có thông tư hoặc quy định mới liên quan đến thuế, bảo hiểm xã hội hoặc các vấn đề có liên quan đến kế toán, phần mềm sẽ giúp bạn cập nhật ngay theo thông báo mới nhất.
• Tích hợp nhiều dịch vụ, tiện ích liên quan: Với xu hướng chuyển đổi số, phần mềm kế toán còn kết hợp với nhiều nhà cung cấp giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử. Và hỗ trợ người dùng nộp các loại báo cáo và tờ khai thuế lên Tổng cục Thuế nhanh chóng, đơn giản.

Cách sử dụng phần mềm kế toán: Khai báo người sử dụng ban đầu

Khai báo thông tin truy cập

Việc cung cấp thông tin truy cập cho đúng đối tượng sử dụng sẽ giúp doanh nghiệp quản lý thông tin cũng như phân quyền các thao tác sử dụng cho từng kế toán viên khác nhau.

Các thông tin cơ bản cần khai báo khi đăng nhập vào phần mềm kế toán gồm có: Tên người dùng, Ngày sinh, Số điện thoại, Email, Tên bộ phận, Đơn vị…

Dưới đây là ảnh chụp màn hình của Phần mềm kế toán trực tuyến CyberBook. Người quản trị sẽ thiết lập tên, mật khẩu và phân quyền truy cập cho từng người dùng trong chương trình “Khai báo người sử dụng và phân quyền truy cập”.  

Phân quyền truy cập

Chức năng này dành cho người quản trị chương trình để phân quyền cho các người dùng chuyên môn khác. Vào chức năng Phân quyền truy nhập, chọn người dùng cần phân quyền sau đó nhấn nút phân quyền.

Để phân quyền, cần chọn từng nhánh phân hệ, sau đó chọn vào các ô chọn. Nếu chọn cả nhánh thì tất cả các nhánh trong cùng đều có hiệu lực tương tự, ngược lại có thể chọn từng mục nhỏ. Chức năng cho phép chọn phân quyền đến từng thao tác (“Mới”, “Sửa”, “Xóa”, “Xem của người khác”, “Sửa của người khác”, “Xóa của người khác”, “Chuyển KTTH”,”Chuyển sổ cái”).

Cách sử dụng phần mềm kế toán CyberBook: Hướng dẫn khai báo một số nghiệp vụ kế toán cơ bản 

Dưới đây là cách khai báo một số nghiệp vụ cơ bản trong Phần mềm kế toán CyberBook

Vào số dư đầu kỳ

Đường dẫn: Tổng hợp/Đầu kỳ/Vào số dư đầu kỳ tài khoản

Dùng để vào số dư đầu kỳ của các tài khoản khi bắt đầu sử dụng chương trình. Lưu ý: đối với các tài khoản công nợ thì vào số dư ở phân hệ Phải thu, Phải trả.

Các bước vào số dư như sau:

• Chọn năm cần vào số dư:

• Nhấn vào nút thêm mới trên thanh công cụ:

• Chọn tài khoản cần vào số dư:

Giải thích các trường ở màn hình vào số dư

• Tài khoản

Là tài khoản cần vào số dư.

• Đầu kỳ, đầu năm

Số dư đầu kỳ là số dư tại kỳ bắt đầu sử dụng chương trình, số dư đầu năm là số dư tại ngày bắt đầu năm tài chính của năm bắt đầu sử dụng chương trình. Trường hợp ngày bắt đầu sử dụng chương trình là ngày đầu năm tài chính thì số dư đầu kỳ và đầu năm sẽ bằng nhau.

• Dư nợ, dư có

Dư nợ hoặc dư có tiền VND

• Dư nợ nt, Dư có nt

Dư nợ tiền ngoại tệ hoặc dư có tiền ngoại tệ.

Khai báo danh mục loại tài sản cố định

Đường dẫn: Danh mục/Tài sản & công cụ/Danh mục loại TSCĐ

Dùng để khai báo các loại tài sản theo quy định.

Giải thích các trường thông tin

• Mã loại tài sản

Do người dung tự đặt.

• Tên loại tài sản

Là tên các loại tài sản theo quy định, ví dụ: nhà cửa, vật kiến trúc; phương tiện vận tải…

• Tên khác

Là tên tiếng Anh, dùng cho giao diện tiếng Anh.

Một số câu hỏi thường gặp

Lời kết

Với cách sử dụng đơn giản, phần mềm kế toán chính là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các kế toán viên. Bài viết trên đây là chia sẻ của CyberBook về cách sử dụng phần mềm kế toán cho người mới bắt đầu. Nếu bạn còn vướng mắc cần giải đáp thì hãy liên hệ ngay với đội ngũ chăm sóc khách hàng của chúng tôi, hoặc theo dõi tiếp các bài viết khác trên website https://cyberbook.vn/

—————————

Phần mềm kế toán trực tuyến CyberBook

• VPGD: Tầng 4, tòa nhà T608B, Tôn Quang Phiệt, Cổ Nhuế 1, Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội.
• Hotline: 1900 2038
• Website: https://cyberbook.vn/
• Email: kinhdoanh@cyberlotus.com