Chia sẻ kinh nghiệm

Cách hạch toán thu hộ chi hộ theo quy định hiện hành

Đăng ngày bởi chilk
hạch toán thu hộ chi hộ

Hạch toán thu hộ chi hộ là vấn đề không còn xa lạ với nhiều doanh nghiệp. Tùy vào nhu cầu sử dụng và tình hình hoạt động mà doanh nghiệp có nhiều khoản thu hộ, chi hộ cho khách hàng. Vậy làm thế nào để thực hiện hạch toán thu hộ chi hộ chính xác theo quy định hiện hành? Hãy cùng tìm hiểu những cách hạch toán thu hộ chi hộ theo đúng quy trình pháp lý cùng CyberBook nhé!

Thu hộ, chi hộ là gì?

Thu hộ, chi hộ là các khoản tiền được các tổ chức, cá nhân thực hiện thu hộ hay chi hộ theo quy định bởi một văn bản cụ thể: văn bản ủy quyền, hợp đồng ủy quyền để xác minh ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác thu hộ hoặc chi hộ cho mình. Các khoản thu hộ, chi hộ theo nguyên tắc cũng được coi là một khoản nợ phải trả hoặc nợ phải thu.

Các khoản được thu hộ hay chi hộ không liên quan đến hoạt động kinh doanh của cá nhân hay doanh nghiệp.

Các văn bản ủy thác thu hộ, chi hộ là minh chứng pháp lý để xác minh cho việc thực hiện thu hộ, chi hộ trong trường hợp một trong hai thủ tục trên mà hai bên xảy ra vướng mắc thì sẽ được sử dụng để phục vụ quá trình giải quyết khúc mắc.

Các hoạt động thu hộ, chi hộ thường thấy như nộp tiền phí bảo hiểm, vay trả góp, thanh toán tiền phí phạt vi phạm giao thông, thanh toán các chi phí sinh hoạt tiền điện, nước, tiền mua hàng qua mạng, tiền thuế, lệ phí cho hồ sơ xét tuyển vào Đại học, Cao đẳng, tiền thanh toán đặt vé máy bay, chi phí cấp đổi chứng minh nhân dân, hộ chiếu,… tại bưu cục.

Dựa vào các khoản và người đứng tên trên hóa đơn, ta có thể chia thu hộ, chi hộ được chia thành 2 loại:

– Bên ủy quyền (Đối tượng đứng tên trên hóa đơn mua bán, chứng từ mua bán trong những khoản thu hộ, chi hộ).

– Bên được ủy quyền (Đối tượng đứng tên trên hóa đơn mua bán, chứng từ mua bán trong những khoản thu hộ, chi hộ).

Các khoản thu hộ được hạch toán trên tài khoản cấp 2 – Phải trả khác (3388); các khoản chi hộ sẽ được hạch toán trên tài khoản cấp 2 – Phải thu khác (1388).

– Tài khoản 3388 – Số tiền phải trả, phải nộp khác: Phản ánh các khoản phải trả khác của đơn vị không nằm trong nội dung các khoản phải trả đã phản ánh trên các tài khoản khác từ TK 3381 tới TK 3387.

– Tài khoản 1388 – Số tiền phải thu khác: Phản ánh các khoản phải thu của đơn vị không nằm trong nội dung các khoản phải thu đã phản ánh ở các tài khoản 131, 136, 1381, 1386.

Quy định xuất hóa đơn đối với các khoản thu hộ, chi hộ khách hàng

Theo thông tư 26/2015/TT-BTC ở Điều 3, Khoản 7 sửa đổi và bổ sung Điều 16 theo Thông tư 39/2014/TT-BTC như sau:

“b) Người bán bắt buộc phải lập hóa đơn khi bán sản phẩm, cung cấp dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa hay dịch vụ dùng để phục vụ cho chương trình khuyến mại, quảng cáo, mẫu thử; hàng hoá, dịch vụ dùng với mục đích cho, biếu, tặng, trao đổi, thay thế lương cho người lao động (trừ hàng hoá được luân chuyển trong nội bộ, tiêu dùng trong nội bộ để tiếp tục phục vụ quá trình sản xuất).”

Theo thông tư 219/2013/TT-BTC tại Điều 5, Khoản 7, Điểm d đã quy định đối tượng không cần kê khai, tính nộp thuế giá trị gia tăng như sau:

“d) Các khoản thu hộ không ảnh hưởng đến việc bán sản phẩm hàng hoá, cung cấp dịch vụ của cơ sở kinh doanh.”

Căn cứ theo quy định được nêu trên; Công văn 2519/CT-TTHT ngày 24/03/2016 : Doanh nghiệp và Công văn 8999/CT-TTHT ngày 23/10/2014 của Cục Thuế Hồ Chí Minh, nếu có phát sinh các khoản thu hộ, chi hộ dựa trên các điều khoản của hợp đồng thu hộ, chi hộ giữa 02 bên thì:

Khi doanh nghiệp chi hộ khách hàng

Doanh nghiệp phải lập các giấy tờ pháp lý như hoá đơn giá trị gia tăng, giấy chứng từ thu tiền theo quy định nhưng không bắt buộc kê khai, tính nộp thuế giá trị gia tăng bởi các khoản thu hộ này không được tính là liên quan đến việc bán hàng sản phẩm hay dịch vụ của công ty.

Công ty lập biên bản bàn giao các khoản đã thu hộ doanh thu này đi kèm theo bảng kê các hoá đơn giá trị gia tăng, chứng từ biên bản thu tiền bản gốc cho bên nhờ thu hộ theo hợp đồng.

Khi công ty chi hộ khách hàng

Công ty sẽ nhận hóa đơn của người cung cấp sản phẩm hay hàng hóa, và xuất hóa đơn giao dịch cho doanh nghiệp nhờ chi hộ cùng với chứng từ thu tiền. Doanh nghiệp không có nhiệm vụ kê khai, tính nộp thuế giá trị gia tăng bởi  các khoản thu hộ này không ảnh hưởng đến việc bán hàng hóa, dịch vụ của Công ty.

Các khoản chi hộ nêu trên không liên quan đến hoạt động sản xuất hàng hóa, kinh doanh của Công ty nên Công ty không có nghĩa vụ thực hiện kê khai các khoản khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và không được tính vào trong chi phí được trừ, không tính vào doanh thu khi xác định các khoản thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Phương thức kê khai thuế đối với các khoản thu hộ, chi hộ

Theo điều luật được quy định tại Thông tư 119/2014/TT-BTC thì hóa đơn cho các khoản chi hộ, thu hộ không phải được tổng hợp trên bảng kê 01-1/GTGT, và 01-2/GTGT. Do đó khoản thu hộ và chi hộ sẽ không tổng hợp trên tờ khai thuế giá trị gia tăng mẫu số 01-GTGT.

Theo luật số 71/2014, bỏ bảng kê bán ra, bảng kê mua vào sản phẩm hàng hóa, dịch vụ nên doanh nghiệp không cần phải lập bảng kê bán ra, mua vào.

Cách hạch toán thu hộ, chi hộ đúng quy định

Một điểm cần lưu ý về bản chất của các khoản toán thu hộ, chi hộ chỉ ảnh hưởng tới quỹ tiền mặt, tiền ngân không ảnh hưởng tới doanh thu, chi phí của bên thu hộ, chi hộ. 

Hạch toán đối với khoản chi hộ

+ Khi doanh nghiệp thực hiện chi hộ khách hàng”

Nợ TK 1388.

Có TK 111, 112.

+ Khách hàng thanh toán khoản tiền chi hộ:

Nợ TK 111, 112.

Có TK 1388.

Hạch toán với khoản thu hộ

+ Khi doanh nghiệp thực hiện thu hộ khách hàng:

Nợ TK 3388.

Có TK 111, 112.

+ Khách hàng trả lại tiền thu hộ:

Nợ TK 111, 112.

Có TK 3388.

Chú ý về cách hạch toán thu hộ, chi hộ

  • Cách hạch toán nêu trên là hóa đơn được mang của khách hàng ( vì theo bản chất, đây là thu hộ, chi hộ). 
  • Trong trường hợp hóa đơn mang tên của công ty  (bản chất sẽ không còn là thu hộ, chi hộ nữa). Trường hợp này sẽ được hạch toán vào chi phí hay giá vốn sản phẩm hàng hóa, dịch vụ.

Ví dụ: Công ty cổ phần CyberLotus ký hợp đồng dịch vụ kế toán CyberBook với công ty A và công ty A đã ủy quyền công ty cổ phần CyberLotus mua sản phẩm kế toán trực tuyến CyberBook, sẽ có thể xảy ra hai trường hợp nhau sau:

– Nếu bên bán sản phẩm kế toán trực tuyến CyberBook xuất hóa đơn mang tên của công ty A thì công ty cổ phần CyberLotus sẽ lập phiếu thu (không kê khai thuế giá trị gia tăng) và sẽ hạch toán như trên:

Khi chi tiền: Nợ 1388/ Có 112. Khi thu lại tiền chi nợ: Có 112/ Có 1388

– Nếu bên bán sản phẩm kế toán trực tuyến CyberBook xuất hóa đơn mang tên công ty A thì công ty cổ phần CyberLotus lập hóa đơn giá trị gia tăng để gửi cho công ty A, kê khai thuế giá trị gia tăng và triển khai hạch toán vào chi phí giá vốn gói dịch vụ kế toán CyberBook cung cấp cho công ty A: Ví dụ công ty cổ phần CyberLotus áp dụng thực hiện chế độ kế toán theo thông tư 113 thì:

Khi chi tiền thì triển khai hạch toán: Nợ 154/Có 112. Khi hoàn thành gói dịch vụ thì sẽ thực hiện thu tiền, ghi nhận doanh thu và kết chuyển giá vốn: Nợ 632/Có 154.

Một số lưu ý khi triển khai thu hộ, chi hộ

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 4 thuộc Nghị định 123/2020/NĐ-CP: “1. Người cung cấp các sản phẩm hàng hóa, dịch vụ cần phải lập hóa đơn khi bán và giao cho khách hàng (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho mục đích là sản phẩm khuyến mại, quảng cáo, hàng dùng thử; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng trong phạm vị nội bộ (trừ hàng hóa được luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức có thể kể đến như cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ thông tin được theo quy định tại Điều 10 tại Nghị định này, trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải thực hiện theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 tại Nghị định này.” 

Theo quy định được nêu trên, phụ thuộc vào từng trường hợp khác nhau mà có thể sẽ phải lập hóa đơn và giấy chứng từ thu, chứng từ thu chi khi thực hiện dịch vụ thu hộ, chi hộ. 

Khi triển khai chi hộ có thể có 2 trường hợp sau xảy ra như sau:

  • Nếu hóa đơn của người cung cấp hàng hóa, dịch vụ lập mang tên của Bên nhận ủy quyền chi hộ thì khi thu lại tiền chi hộ, bên nhận ủy quyền chi hộ phải lập hóa đơn giá trị gia tăng để bàn giao cho Bên ủy quyền và phải kê khai thuế giá trị gia tăng.
  • Nếu hóa đơn của người cung cấp hàng hóa, dịch vụ lập mang tên Bên được ủy quyền chi hộ thì khi triển khai thu lại tiền chi hộ, Bên nhận ủy quyền chi hộ chỉ cần phải lập Phiếu thu tiền.

Theo quy định tại Điều 15 của Thông tư 219/2013/TT-BTC không ngoại trừ điều kiện thanh toán qua ngân hàng đối với các khoản chi phí nhờ chi hộ. Theo đó, nếu mức chi phí nhờ chi hộ từ số tiền là 20 triệu đồng trở lên thì khi hoàn trả lại số tiền cho bên chi hộ, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thanh toán qua hệ thống ngân hàng, không được hoàn trả tiền mặt.

Khi triển khai thu hộ:

 Bên nhận ủy quyền thu hộ buộc phải lập hóa đơn giá trị gia tăng để giao cho bên phía doanh nghiệp trả tiền. Khi thanh toán chi phí thu hộ, Bên nhận ủy quyền thu hộ chỉ cần lập Phiếu chi duy nhất, không phải kê khai thuế giá trị gia tăng đối với khoản thu hộ.

Hy vọng bài viết này đã đem đến nhiều thông tin hữu ích về cách hạch toán thu hộ chi hộ theo quy định hiện hành. CyberBook sẽ tiếp tục cập nhật các thông tin hữu ích nhất phục vụ quý độc giá trong thời gian tới. Cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm tới bài viết. Mọi thắc mắc xin hãy liên hệ hotline 19002038 để được hỗ trợ và giải đáp trực tiếp.

—————————

Phần mềm kế toán trực tuyến CyberBook