Các tiêu chí chọn phần mềm kế toán cần nắm rõ!

Không chỉ các doanh nghiệp lớn mà cả các hộ kinh doanh nhỏ đều gặp không ít vấn đề về quản lý tài chính và hạch toán. Phần mềm kế toán ra đời giống như thuốc giải cứu những khó khăn đó. 

Vậy làm thế nào để lựa chọn đúng phần mềm kế toán phù hợp? Doanh nghiệp nên chọn phần mềm kế toán nào?
Có phần mềm riêng cho cá nhân không?

Bài viết dưới đây sẽ giải thích chi tiết các thắc mắc của bạn.

Tiêu chí chọn phần mềm kế toán 

Lựa chọn theo đối tượng sử dụng

Có thể thấy đối tượng sử dụng phần mềm kế toán là các doanh nghiệp kinh doanh và đặc biệt là các kế toán viên. Mỗi đối tượng sẽ có yêu cầu khác nhau khi lựa chọn phần mềm để phù hợp với tính chất công việc và cơ cấu riêng. Dưới đây là cách chọn phần mềm kế toán cho hai đối tượng cá nhân và doanh nghiệp.

Phần mềm kế toán dành cho cá nhân

Nếu bạn muốn tự chọn một phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu của bản thân thì hãy chú ý các tiêu chí về: 

• Nghiệp vụ cơ bản của kế toán:
  Lựa chọn phần mềm phải đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kế toán cơ bản cần có như: nghiệp vụ bán hàng, nghiệp vụ mua hàng, nghiệp vụ tài sản cố định ( mua tài sản cố định, tính khấu hao…), nghiệp vụ tiền lương và các tài khoản trích theo lương…
  
• Có thể làm nhiều công ty khác nhau trên cùng một phần mềm:
  Nếu bạn muốn kế toán tại nhà cho nhiều công ty khác nhau mà vẫn đảm bảo thông tin cập nhật chính xác thì hãy tìm hiểu về khả năng tạo nhiều file khác nhau của phần mềm kế toán.
  
• Giá thành:
  Hiện nay có nhiều loại phần mềm kế toán miễn phí phù hợp với cá nhân. Tuy nhiên sẽ không đầy đủ các chức năng như phần mềm kế toán mất phí.

Nếu bạn chọn mua một phần mềm kế toán, thì cần xem xét giá thành so với các chức năng mà phần mềm đó cung cấp. Lựa chọn một phần mềm có giá phù hợp và cung cấp đầy đủ nghiệp vụ cơ bản sẽ giúp bạn tối ưu chi phí.

• Phần mềm đơn giản, dễ sử dụng:
  Lựa chọn một phần mềm có các tính năng dễ hiểu sẽ giúp bạn không cần tốn nhiều thời gian để tìm hiểu sử dụng và sửa chữa các lỗi cơ bản.

Phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp

 Tại Việt Nam, hiện nay đã có rất nhiều phần mềm thiết kế dành cho nhiều đối tượng doanh nghiệp khác nhau. Tuy nhiên tất cả các phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp đều phải đáp ứng các tiêu chuẩn chung, đó là:

• Về chi phí:
  Khi tìm hiểu để đầu tư ban đầu, công ty nên tham khảo giá các loại phần mềm khác nhau để lựa chọn ra phần mềm kế toán phù hợp với mục đích sử dụng của công ty.
  Phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp có combo theo từng tính năng đi kèm và gói combo theo thời gian.
  
• Về tính năng:
  Nếu doanh nghiệp bạn có quy mô lớn và phát sinh nhiều nghiệp vụ liên quan thì cần chọn phần mềm kế toán có nhiều chức năng khác nhau, như:
  + Cho phép tự thiết lập các danh mục tài khoản theo đặc thù riêng của doanh nghiệp.
  + Truyền, nhận, đồng bộ, phục hồi dữ liệu.
  + Quản lý và theo dõi các nghiệp vụ mua hàng, bán hàng.
  + Theo dõi và kiểm soát lịch sử chứng từ.
  + Thống kê và xây dựng báo cáo tài chính cho doanh nghiệp một cách nhanh nhất.
  + Chức năng in các hóa đơn, báo cáo chứng từ, báo cáo tài chính…
  Chú ý: nếu doanh nghiệp của bạn thuộc một ngành cụ thể thì cần chú ý tìm hiểu chức năng kế toán của từng ngành riêng biệt. Ví dụ ngành Logistic cần phần mềm có chức năng theo dõi doanh thu, chi phí từng hạng mục logistic, theo dõi ngoại tệ, thuế nhập khẩu…
  
• Về hỗ trợ của đội ngũ nhân viên:
  Việc chọn mua một phần mềm mới mang tính đặc thù ngành sẽ khiến doanh nghiệp hay mắc phải những khó khăn ban đầu khi sử dụng. Do vậy, khi mua một phần mềm kế toán bạn hãy tìm hiểu kỹ về cách thức hỗ trợ cũng như tư vấn của bên bán hàng.
  Đảm bảo hỗ trợ cài đặt và sửa chữa cũng như bảo hành phần mềm kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp bạn hạn chế rủi ro trong khi sử dụng.
  
• Về an toàn bảo mật thông tin:

Phần mềm kế toán phải đảm bảo an toàn thông tin của doanh nghiệp và các dữ liệu liên quan đến doanh nghiệp.
Phân quyền người dùng để kiểm soát chức năng sử dụng và chỉnh sửa dữ liệu của từng kế toán viên.

Lựa chọn theo dịch vụ sản phẩm

Dịch vụ hỗ trợ mua

Hiện nay các nhà bán phần mềm kế toán đều có các dịch vụ hỗ trợ mua đa dạng. Các bạn có thể đến trực tiếp văn phòng để trải nghiệm và đăng ký mua phần mềm kế toán.
Tuy nhiên với thời điểm công nghệ phát triển, bạn cũng có thể lên website hoặc các trang mạng xã hội của các nhà cung cấp phần mềm để tìm hiểu và liên hệ theo số hotline hỗ trợ mua.

Dịch vụ hỗ trợ cài đặt

Lựa chọn phần mềm kế toán cũng cần phải chú ý đến các hỗ trợ của đội ngũ kỹ thuật. Các dịch vụ hỗ trợ cài đặt cần có đó là:

• Hỗ trợ tải và cài đặt phần mềm về máy tính của người dùng.
• Đăng ký tài khoản cho người sử dụng.
• Hỗ trợ doanh nghiệp phân quyền người dùng.
• Cập nhật các phiên bản mới nhất để thích hợp với quy định của nhà nước nói chung và các quy định kế toán nói riêng.
• Hỗ trợ người dùng sau mua khi phần mềm xảy ra sự cố ngoài ý muốn.

Dịch vụ hướng dẫn sử dụng

Hướng dẫn sử dụng chi tiết sẽ giúp người dùng ít bỡ ngỡ hơn với phần mềm mới,gồm có:

• Đào tạo sử dụng cho người dùng ban đầu về chức năng của từng tab riêng biệt.
• Hướng dẫn khai báo và nhập các dữ liệu kế toán mới vào phần mềm.
• Hướng dẫn các nghiệp vụ riêng: nghiệp vụ bán hàng, nghiệp vụ kế toán tổng hợp, nghiệp vụ quản lý kho, nghiệp vụ quản lý ngân sách, quản lý hợp đồng…..
• Hỗ trợ hướng dẫn online.

Kết

Với bài viết trên, chúng tôi đã gợi ý hai tiêu chí chọn phần mềm kế toán mà bạn cần lưu ý. Việc sử dụng một phần mềm phù hợp với nhu cầu sẽ giúp bạn tối ưu được rất nhiều chi phí liên quan. Để có thể tìm hiểu tính năng và cách sử dụng của từng loại phần mềm kế toán thì bạn hãy tìm hiểu các bài chia sẻ khác của chúng tôi nhé!

Phần mềm kế toán trực tuyến CyberBook

• VPGD: Tầng 4, tòa nhà T608B, Tôn Quang Phiệt, Cổ Nhuế 1, Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội.
• Hotline: 1900 2038
• Website: https://cyberbook.vn/
• Email: kinhdoanh@cyberlotus.com