7 điều cần biết về phần mềm kế toán

Để dễ dàng quản lý tài chính kế toán, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán. Một phần mềm kế toán tốt không chỉ giúp ích cho kế toán viên, mà nó còn đem lại nhiều lợi ích khác cho công ty. Nếu doanh nghiệp của bạn còn đang phân vân khi lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp thì hãy dành vài phút tìm hiểu ngay bài viết dưới đây! 

Tóm tắt nội dung

Tiêu chuẩn phần mềm kế toán

Để tìm hiểu một phần mềm kế toán tốt, chúng ta cần chú ý vào các tiêu chuẩn cần có của phần mềm này. Có 4 tiêu chuẩn bạn cần lưu ý khi trước khi sử dụng hay tìm hiểu một phần mềm kế toán cụ thể:

Tiêu chuẩn 1: Đảm bảo hỗ trợ người dùng tuân thủ quy định chung của Nhà nước

Không chỉ các phần mềm máy tính thường thấy, phần mềm kế toán cũng phải có các công cụ giúp hỗ trợ người sử dụng đảm bảo việc tuân thủ luật kế toán hiện hành. Cụ thể theo Thông tư Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán, đó là:

Chứng từ kế toán: 

Chứng từ kế toán nếu được lập và in ra trên máy theo phần mềm kế toán phải đảm bảo nội dung của chứng từ kế toán quy định tại Điều 16 của Luật Kế toán 2015 và quy định cụ thể đối với mỗi loại chứng từ kế toán trong các chế độ kế toán hiện hành.

Các nội dung khác có thể bổ sung thêm vào chứng từ kế toán được lập trên máy vi tính theo yêu cầu quản lý của đơn vị kế toán, trừ các chứng từ kế toán bắt buộc phải áp dụng đúng mẫu quy định.

Phần mềm sử dụng chứng từ kế toán điện tử được sử dụng để ghi sổ kế toán phải tuân thủ các quy định về chứng từ kế toán và các quy định riêng về chứng từ điện tử tại quy định tại điều 17 Luật Kế toán năm 2015.

Tài khoản kế toán và phương pháp kế toán:

Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng và phương pháp kế toán được xây dựng trong phần mềm kế toán phải tuân thủ theo quy định của chế độ kế toán hiện hành phù hợp với tính chất hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị. Việc mã hóa các tài khoản trong hệ thống tài khoản và các đối tượng kế toán phải đảm bảo tính thống nhất, có hệ thống và đảm bảo thuận lợi cho việc tổng hợp và phân tích thông tin của ngành và đơn vị.

Báo cáo tài chính:

Báo cáo tài chính được xây dựng trong phần mềm kế toán khi in ra phải đúng mẫu biểu, nội dung và phương pháp tính toán các chỉ tiêu theo quy định của chế độ kế toán hiện hành phù hợp với từng lĩnh vực. Việc mã hoá các chỉ tiêu báo cáo phải đảm bảo tính thống nhất, thuận lợi cho việc tổng hợp số liệu kế toán giữa các đơn vị trực thuộc và các đơn vị khác có liên quan.

Chữ số và chữ viết trong kế toán:

Tuân thủ theo quy định Luật kế toán hiện hành ( năm 2015), rõ ràng, dễ hiểu. Nếu trong trường hợp phải sử dụng tiếng nước ngoài trên chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính  tại Việt Nam thì phải sử dụng đồng thời tiếng Việt và tiếng nước ngoài.

In và lưu trữ tài liệu kế toán:

Tài liệu kế toán được in ra từ phần mềm kế toán phải có đầy đủ yếu tố pháp lý theo quy định; đảm bảo sự thống nhất giữa số liệu kế toán lưu giữ trên máy và số liệu kế toán trên sổ kế toán, báo cáo tài chính được in ra từ máy để lưu trữ. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán trên máy được thực hiện theo quy định về thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán hiện hành. Trong quá trình lưu trữ, đơn vị kế toán phải đảm bảo các điều kiện kỹ thuật để có thể đọc được các tài liệu lưu trữ.

Tiêu chuẩn 2: Phải có tính bảo mật cao

Phân quyền người dùng

Cấp quyền người dùng theo từng chức năng bộ phận, đảm bảo người không có trách nhiệm không truy cập được vào công việc của người khác nếu chưa được sự cho phép. 

Khả năng tổ chức theo dõi hoạt động

Các phần mềm kế toán phải có khả năng theo dõi thời gian hoạt động, các thao tác của người dùng, nhóm đối tượng bị tác động bởi thao tác đó….

Khả năng lưu trữ các hoạt động chỉnh sửa

Những thao tác chỉnh sửa sổ kế toán trên phần mềm cũng cần được ghi lại. Và đảm bảo rằng chỉ có người được cấp quyền và có trách nhiệm mới được quyền sửa chữa sai sót đối với các nghiệp vụ đã được truy cập chính thức vào hệ thống.

Khả năng khôi phục dữ liệu

Trong trường hợp xảy ra sự cố khi sử dụng, phần mềm kế toán có khả năng phục hồi lại dữ liệu, thông tin kế toán đã mất.

Tiêu chuẩn 3: Tự động lưu và đảm bảo chính xác số liệu được lưu

 Theo nguyên tắc tuân thủ các quy trình kế toán, phần mềm kế toán tự động lưu giữ, xử lý số liệu.

Các phương pháp tính toán chỉ tiêu trên báo cáo tài chính cũng phải tuân thủ theo quy định hiện hành. 

Có khả năng tự dự báo, hoặc phát hiện, ngăn chặn một số sai sót khi nhập dữ liệu và trong quá trình xử lý thông tin kế toán.

Tiêu chuẩn 4: Có khả năng nâng cấp và sửa đổi

Đảm bảo khâu khai báo dữ liệu ban đầu kể cả trong trường hợp bổ sung hoặc thêm mới chứng từ,….

Có thể bổ sung thêm tài khoản mới, thay đổi phương pháp hạch toán hoặc thay đổi nội dung đối với các tài khoản đã được sử dụng trong hệ thống. 

Phần mềm kế toán có thể bổ sung mẫu sổ kế toán mới, loại bỏ hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung, cách ghi chép các sổ kế toán đã được sử dụng trong hệ thống nhưng phải đảm bảo tính liên kết có hệ thống với các sổ kế toán khác. 

Thêm bớt mẫu báo cáo tài chính để phù hợp, không làm ảnh hưởng tới toàn bộ hệ thống.

Chức năng phần mềm kế toán

Quản trị hệ thống kế toán

Phần mềm kế toán có chức năng phân quyền theo từng nhiệm vụ, cấp độ của người dùng. Đảm bảo cấp đúng quyền hạn, thao tác trên chứng từ cho từng người. Cung cấp cho mỗi kế toán viên quyền sử dụng theo đúng nghiệp vụ của mình.

Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

Chi phí và giá thành là hai chỉ tiêu quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đều quan tâm đến. Do vậy, phần mềm kế toán cũng có chức năng cơ bản để hỗ trợ các chuyên viên kế toán.

Một số chức năng mà hầu hết phần mềm kế toán đều có, đó là:

  • Tập hợp, phân loại, theo dõi chi phí sản xuất cho từng nhóm, từng sản phẩm
  • Phân loại giá thành theo thời điểm tính giá thành. Khai báo và so sánh giá thành kế hoạch so với giá thành thực tế
  • Tính giá thành theo các phương pháp khác nhau: phương pháp giản đơn, phương pháp tính giá thành theo hệ số, phương pháp tính giá thành kế chuyển song song….

Quản lý và hạch toán nghiệp vụ mua hàng, bán hàng

  • Phần mềm cung cấp các chức năng giúp kế toán viên dễ dàng quản lý hàng hóa mua vào, bán ra. Theo dõi trực tiếp tình hình mua bán, các khoản thuế đầu vào, khoản chiết khấu, giảm giá… trên phần mềm. 
  • Hỗ trợ người dùng in hóa đơn VAT, hóa đơn bán lẻ trực tiếp từ máy tính.
  • Hỗ trợ trong việc hạch toán nghiệp vụ mua hàng, bán hàng của doanh nghiệp.

Quản lý và theo dõi hàng tồn kho

Cập nhật mã hàng tồn kho, nhập/xuất hàng tồn kho cả về số lượng và giá. Tối ưu quy trình kiểm tra hàng tồn kho. Từ đó giúp tính toán tiết kiệm chi phí lưu kho, chi phí nguyên liệu vật tư và kiểm soát chi phí mua hàng.

Kiểm soát và theo dõi tài sản cố định

Quản lý tài sản cố định ( như thiết bị, máy móc, nhà xưởng…) theo từng bộ phận, từng nhóm riêng, theo từng đối tượng sử dụng.

Xác định và tính  nguyên giá tài sản cố định, kiểm kê tài sản cố định….

Giúp điều chỉnh khấu hao tài sản cố định, kết chuyển khấu hao tài sản cố định…

Lợi ích phần mềm kế toán

Lợi ích cho doanh nghiệp, tổ chức

  • Phần mềm kế toán xuất hiện giúp doanh nghiệp tránh rủi ro và mang lại tính chính xác cao trong quản lý tài chính. 
  • Giảm chi phí thuê nhân viên kế toán.
  • Giúp doanh nghiệp, tổ chức theo dõi nhanh chóng, thường xuyên tình hình tài chính của công ty.
  • Hỗ trợ doanh nghiệp quyết toán thuế một cách dễ dàng, nhanh chóng.

Lợi ích cho kế toán viên

  • Hỗ trợ kế toán nhập, lưu trữ số liệu kế toán nhanh chóng, chính xác.
  • Tự động lập báo cáo tài chính theo từng thời điểm tháng, quý, năm
  • Tiết kiệm thời gian hạch toán, kết chuyển hay kiểm kê tài sản khi phần mềm có thông báo khi nhập sai lệnh hoặc sai các thao tác khác.
  • Giúp lấy lại dữ liệu khi có sự cố xảy ra ngoài ý muốn.

Phân loại phần mềm kế toán

 Hiện nay trên thị trường thế giới và Việt Nam, có rất nhiều loại phần mềm kế toán khác nhau. Tùy theo nhu cầu riêng,  doanh nghiệp sẽ lựa chọn phần mềm phù hợp nhất. Dưới đây là 2 loại phần mềm kế toán cơ bản, thông dụng, được nhiều công ty lựa chọn nhất.

Phần mềm kế toán online

Đây là loại có thể sử dụng trực tiếp trên bất kỳ trình duyệt web nào. Phần mềm kế toán online phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau. 

Điểm mạnh của loại phần mềm này là:

  • Không cần tải phần mềm về máy tính, tiết kiệm dung lượng máy
  • Kết nối Internet sử dụng mọi lúc mọi nơi
  • Giúp lãnh đạo quản lý dễ dàng từ xa
  • Có nhiều loại phần mềm kế toán online miễn phí
  • Tính năng phù hợp, đa dạng

Điểm yếu của phần mềm kế toán online là tính bảo mật không được cao khi dữ liệu không được lưu ở nội bộ công ty.

Phần mềm kế toán tải về máy tính

Loại phần mềm cài đặt trực tiếp về máy cũng được  nhiều công ty  lựa chọn sử dụng. 

Ưu điểm của phần mềm kế toán offline là:

  • Giúp doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu công ty
  • Chi phí đầu tư khi mua phần mềm offline sẽ rẻ hơn so với mua phần mềm online.
  • Nhiều tính năng đa dạng

Nhược điểm của loại phần mềm này là tốn thời gian và chi phí cài đặt về máy chủ. Và cần máy tính có cấu hình tương đối cao để giúp phần mềm thực hiện nhanh chóng hơn, lưu trữ dữ liệu tốt hơn.

Chi phí của phần mềm kế toán

Chi phí mua phần mềm kế toán

Khi đầu tư chi phí mua phần mềm, không chỉ quan tâm đến các tiêu chí đã nêu ở trên, bạn cần xác định rõ loại hình doanh nghiệp để có quyết định tốt nhất.

Giá của mỗi loại phần mềm kế toán dao động từ trên 2 triệu đồng ( dành cho doanh nghiệp nhỏ) đến khoảng 13-14 triệu đồng.

Các gói phần mềm kế toán vĩnh viễn, theo gói năm hay giới hạn tính năng cũng sẽ có giá khác nhau, tùy doanh nghiệp lựa chọn. 

Chi phí thuê phần mềm kế toán

Nếu doanh nghiệp không muốn bỏ nhiều chi phí, thì lựa chọn thuê phần mềm kế toán là một lựa chọn khá tốt.

Hiện nay trên thị trường giá thuê một tháng khoảng từ 1 triệu đồng, và có thể nhiều người sử dụng chung một tháng thuê.

Cách sử dụng phần mềm kế toán

Hầu hết các phần mềm kế toán trên thị trường hiện nay có cách dùng gần giống nhau.

Nếu bạn đăng ký mua phần mềm cài đặt về máy tính thì sẽ có người hướng dẫn trực tiếp cài đặt cho bạn.

Sau khi cài đặt phần mềm hoặc đăng nhập vào phần mềm online, bước đầu người dùng cần cần tạo dữ liệu kế toán mới và khai báo đầy đủ thông tin của dữ liệu cho doanh nghiệp của mình.

Để có thể tìm hiểu rõ cách dùng của từng phần trong phần mềm kế toán, các bạn hãy bấm vào bài viết này để có thông tin chi tiết hơn nhé!

Phần mềm kế toán là gì?

Phần cuối bài viết, chúng tôi sẽ giải thích rõ khái niệm phần mềm kế toán nếu bạn đang là sinh viên hoặc người ngoài ngành kế toán mà vẫn muốn tìm hiểu phần mềm này.

Theo cách dễ hiểu, phần mềm kế toán chính là một phần mềm máy tính, có thể dùng online trên web hoặc cài đặt trực tiếp về máy tính riêng.

Phần mềm kế toán được thiết kế để giúp hỗ trợ tính toán các số liệu báo cáo tài chính thông qua việc người dùng nhập dữ liệu đầu vào như hồ sơ, các giao dịch, các chứng từ kế toán: hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, bảng chấm công….

Khi bạn nhập dữ liệu mới, phần mềm sẽ nhận những thông tin đó và xử lý bằng các công thức được lập trình sẵn. Giúp tối ưu thời gian của người sử dụng.

Kết

Bài viết trên đây chắc hẳn đã giải thích cho bạn về thông tin chung của phần mềm kế toán. Việc nắm chắc cách sử dụng phần mềm kế toán sẽ giúp công ty bạn thuận lợi hơn trong quá trình quản lý tài chính.
Nếu bạn có thắc mắc hoặc cần tìm hiểu kỹ tính năng hoặc cách sử dụng của phần mềm kế toán thì hãy tiếp tục theo dõi các bài viết khác của chúng tôi nhé!

Có mấy loại phần mềm kế toán?

Phần mềm kế toán có hai loại:
– Phần mềm kế toán online
– Phần mềm kế toán tải về máy tính

Phần mềm kế toán trực tuyến CyberBook